Jakiś czas temu jeden z czytelników bloga poprosił mnie o pomoc w bardzo nietypowym zadaniu. Skoro nietypowe, to na pewno ciekawe I faktycznie. Chodziło bowiem o to, aby ceny produktów przekształcić tak, aby zawsze kończyły się na 9 groszy. Czyli np. jak mamy cenę 5,71 zł, to chcemy otrzymać 5,79. Dla 1,05 zł chcemy dostać 1,09 zł itd. Dla pełnych liczb, czyli np. ceny 8 zł, chcemy mieć 7,99 zł. To jest całą filozofia tego ćwiczenia i obrazek dla zilustrowania:

Przykład

Aby dokonać takiego cudu, posłużę się dwiema funkcjami zaokrąglającymi i oczywiście funkcją JEŻELI. Do dzieła!

Formatka wygląda po prostu tak:

Formatka

A formuła ma następujące założenia:

1. Jeżeli cena jest pełną liczbą (całkowitą) – należy od niej odjąć 1 grosz (0,01 zł)
2. W innym przypadku – należy zaokrąglić ją w dół do 1 miejsca po przecinku i dodać 9 groszy (0,09 zł).

Jak sprawdzić czy liczba jest liczbą całkowitą? Podaję 2 sposoby – co kto woli. Jeden to zaokrąglenie liczby do liczby całkowitej w dół (co daje efekt odcięcia miejsc dziesiętnych, jakiekolwiek by one nie były) i odjęcie od wyniku naszej liczby. Jeśli wynik wyjdzie zero, tzn., że liczba była całkowita. Drugi sposób to użycie dedykowanej do tego funkcji. Konkretnie wrzucenie naszej liczby w funkcję LICZBA.CAŁK i sprawdzenie, czy równa się to naszej liczbie. Jeśli tak – nasza liczba jest całkowita.

Można się zastanawiać po co zaokrąglać w dół w drugim przypadku (w funkcji będzie to drugi argument funkcji JEŻELI)? Zaokrąglenie bowiem obcina końcówkę (na drugim miejscu po przecinku), a dodawanie +0,09 dorzuca końcówkę 9 groszy. Takie było wymaganie

Oto moje propozycje formuł – pierwsza, zaokrąglająca do całkowitych, druga – używająca funkcji LICZBA.CAŁK:

=JEŻELI(ZAOKR.DO.CAŁK(A3)-A3=0;A3-0,01;ZAOKR.DÓŁ(A3;1)+0,09)

Ewentualnie można jeszcze tak:

=JEŻELI(A3=LICZBA.CAŁK(A3);A3-0,01;ZAOKR.DÓŁ(A3;1)+0,09)

Wynik dostaniemy dokładnie ten sam. Do wyboru, do koloru.

Hehe, i to koniec. Tak patrzę, że to chyba jeden z „najdłuższych” wpisów na moim blogu Ale z drugiej strony – o czym więcej się rozwodzić? Wszystko już powiedziane

I wersja wideo:

Jakiś czas temu napisała do mnie Dorota z bardzo ciekawym problemem. Zobaczcie:

Mam dość duży zakres danych, z których w moim zainteresowaniu są wartości znajdujące się w co którejś kolumnie, jest tych kolumn kilkadziesiąt (tych które mnie interesują). Potrzebuję z tych danych zrobić średnią, z pominięciem zer. Średnia.jeżeli nie działa, ponieważ ma za dużo atrybutów (te wszystkie komórki, wpisane oddzielnie), masz jakiś pomysł jak można by to zrobić?
Dodam, że zależy mi na utrzymaniu tych danych w takim układzie w jakim są, więc wyciąganie ich do oddzielnego arkusza, po to żeby skorzystać z średniej jeżeli, póki co odpada. No chyba, że się poddam

Czyli Dorota ma ogromniastą tabelę z „milionem” kolumn i z niektórych z nich chce wyciągnąć średnią. Jeśli w jakiejś z wybranych kolumn jest zero – ma nie zostać uwzględnione w liczeniu średniej. Czyli tak na prawdę mamy dwa warunki do spełnienia: 1 – liczby niezerowe, 2 – odpowiednia kolumna.

Formatka wygląda tak (oczywiście w moim przykładzie jest znacznie mniej danych, a przede wszystkim – kolumn ;)):

Formatka

Analiza sytuacji

Załóżmy, że chcielibyśmy wyliczyć średnią niezerowych wartości z kolumn 1, 3, 6 i 7. Czyli w przypadku pierwszego wiersza z danymi na obrazku powyżej – liczylibyśmy średnią z liczb: 20, 0, 0 i 10. Po pominięciu zer mamy zaś: 20 i 10, czyli (20+10)/2 = 15. Pomyślmy nad możliwymi rozwiązaniami.

Zwykła funkcja ŚREDNIA uwzględni zera, niestety. Można jej co prawda wskazać ręcznie kolumny, z których chcemy liczyć średnią, ale nie poradzi sobie z zerami. Poza tym: pamiętajcie, że ta funkcja ma być odporna na mnogość kolumn.

Funkcja ŚREDNIA.JEŻELI z kolei poradzi sobie z zerami, wystarczy jej podać jako warunek, że uśredniane wartości mają być różne od zera. Nie poradzi sobie jednak z wyborem kolumn. Ma tylko jeden argument, w którym określamy zakres liczenia średniej.

Tylko jeden taki argument ma też funkcja ŚREDNIA.WARUNKÓW. Na pierwszy rzut oka też więc będzie nieprzydatna. „Nic bardziej mylnego”, jak to mawia Radek Kotarski Ma ona bowiem jedną, ogromną zaletę: ma bardzo dużo argumentów, w których można podać warunki, które funkcja weźmie pod uwagę przy wyliczaniu średniej. I to właśnie wykorzystamy. Na początku wpisu już się trochę zdradziłam, że tymi warunkami są:

1. uśredniana liczba musi być różna od zera,
2. uśredniana liczba musi znajdować się w określonej kolumnie.

Jedyna trudność, jaka się tutaj pojawia to: jak wskazać kolumnę? Moim ulubionym na to sposobem jest po prostu dodanie dodatkowego wiersza, który ma być uwzględniony przez funkcję. W tym wierszu zaś po prostu wpiszemy jakiś znacznik, który ma wskazać funkcji wybrane kolumny. Tym znacznikiem może być np. słowo „tak”, jakaś liczba czy cokolwiek Stąd właśnie żółte pola na formatce. Oczywiście nie muszą być żółte. Najlepiej, żeby w ogóle ich nie było widać, ponieważ są tylko techniczne (zakładam oczywiście, że użytkownik ma ich nie tykać – najlepiej więc ukryć cały wiersz 2).

No ale do rzeczy…

Formuła

Formuła więc jest taka:

=ŚREDNIA.WARUNKÓW(B4:I4;$B$2:$I$2;"tak";B4:I4;"<>0")

Czyli uśredniamy liczby w zakresie B4:I4, jeśli są w kolumnie, w której w wierszu 2. (zakres B2:I2) jest słowo „tak” (to jest ów wspomniany znacznik) i są różne od zera.

Funkcja działa sprawnie,oprócz sytuacji, gdzie w wybranych kolumnach są tylko zera. Funkcja wtedy nie ma liczb do uśredniania, czyli ich liczba jest równa zero. Funkcja natomiast bardzo chce obliczyć średnią, więc je sobie dodaje, a potem dzieli przez ich ilość, czyli przez zero. Ale przecież „pamiętaj ******o nie dziel przez zero”, więc zwraca w wyniku błąd #DZIEL/0!. Aby temu zapobiec wrzućmy jeszcze naszą funkcję w JEŻELI.BŁĄD:

=JEŻELI.BŁĄD(ŚREDNIA.WARUNKÓW(B4:I4;$B$2:$I$2;"tak";B4:I4;"<>0");0)

Nie przyszło mi nic mądrzejszego do głowy niż wyświetlenie zera w takim przypadku Oczywiście możecie wyświetlić co chcecie.

I to by było na tyle. Dostajemy taki efekt:

Wynik

Voilà!

Przyda Wam się? Dajcie znać w komentarzach poniżej

I wersja wideo:

Ostatnio pewna uczestniczka szkolenia z Excela dla HR zadała mi pytanie, którego jeszcze nikt wcześniej mi nie zadał. Miałam więc bardzo dużą motywację, aby szybko jej odpowiedzieć.  Pytanie brzmiało: Jak obliczyć medianę w tabeli przestawnej? Chodziło konkretnie o ustalenie przeciętnego wynagrodzenia na danym stanowisku w danym regionie firmy w Polsce.

Tabela przestawna oferuje nam wiele funkcji agregujących, taki jak oczywiście suma czy średnia, ale też maksimum czy odchylenie standardowe. Jest nawet wariancja, natomiast nie ma mediany. Szkoda – to by załatwiło sprawę Pola obliczeniowe też nie na wiele się zdadzą, ponieważ operują na zagregowanych danych, a my chcemy na pojedynczych wynagrodzeniach. Pozostaje więc tylko zabawa z danymi źródłowymi. Tak też zrobiłam.

Czyli z takich danych:

Dane źródłowe (fragment)

Chcę takie:

Wynik

Czyli w danych mam dostępne następujące informacje: lokalizacja, stanowisko i wynagrodzenie. Chcę zbadać medianę wynagrodzeń, czyli przeciętne wynagrodzenie, per lokalizacja i stanowisko. Mediana to wartość środkowa posortowanych rosnąco wartości. Na szczęście tym sortowaniem nie musimy się przejmować, bo istnieje wbudowana funkcja Excela – MEDIANA. A ona potrzebuje od nas tylko zakresu wartości, z których ma liczyć medianę. Sama je sobie sortuje, w celu obliczenia wyniku. Oczywiście sortuje „w pamięci”, czyli nie wpływa fizycznie na kolejność danych w naszym arkuszu.

Ustalanie zakresu mediany – sortowanie

No właśnie – czyli wystarczy jej wskazać odpowiedni zakres do wyliczeń. Hehe, w tym będzie największa trudność Aby wszystko się udało, zakres ten powinien zawierać stanowisko danego rodzaju w danej lokalizacji. Czyli coś takiego:

Zakresy mediany

Zauważcie, że np. wszyscy Telemarketerzy ze Wschodu są obok siebie. Aby posortować dane – ustaw się w dowolnej komórce zakresu tabeli, użyj kreatora sortowania (Dane/Sortuj) i wybierz takie kryteria:

Kryteria sortowania

No, to teraz wystarczy tylko wyświetlić wartość mediany dla wskazanych zakresów wynagrodzeń dla pierwszego wystąpienia danej kombinacji lokalizacji i stanowiska, a dla pozostałych – zero. Pice of cake Dlaczego tylko dla pierwszego? Chodzi tutaj o tabelę przestawną, która tradycyjnie zsumuje dane (nie chcę używać w niej podsumowania np. min czy max). Kiedyś już poruszałam podobny problem – dotyczył on liczby osób w danych, w którym osoby się powtarzały. Wpis ten możesz przeczytać tutaj.  Rety, pisałam o tym 4 lata temu

Kolumna pomocnicza

Aby dokonać powyższego, potrzebujemy kolumny roboczej – połączenia stanowiska z lokalizacją (lub odwrotnie – kolejność nie ma znaczenia). Kolumnę tę dodam na końcu tabeli, i docelowo będzie ona wyglądała tak:

Tabela z kolumną pomocniczą

A formułą w E3 jest następująca:

=A3&B3

Formuła licząca medianę

Teraz już wystarczy napisać formułę główną. Medianę jest bardzo łatwo policzyć – należy użyć wbudowanej funkcji Excela: MEDIANA. Problem jest jedynie wskazanie jej odpowiedniego zakresu, z którego tę medianę ma liczyć. Zakres ten na pewno będzie w kolumnie C z wartością wynagrodzenia. Dodatkowo, zacznie się on wtedy, gdy komórka w kolumnie rob, w wierszu, w którym obecnie jest formuła, jest różna od komórki poprzedniej (PRZESUNIĘCIE). Zakres ten będzie miał tyle komórek, ile wystąpień kombinacji lokalizacja-stanowisko. Po to nam właśnie jest ta kolumna robocza (LICZ.JEŻELI).

Formuła jest taka:

=JEŻELI(E3<>E2;MEDIANA(PRZESUNIĘCIE(C3;0;0;LICZ.JEŻELI($E$3:$E$34;E3)));0)

Nawet nie taka straszna, prawda?

Ewentualnie jej wersja korzystająca z narzędzia tabela:

=JEŻELI(E3<>E2;MEDIANA(PRZESUNIĘCIE(C3;0;0;LICZ.JEŻELI([rob];E3)));0)

Wynik dostajemy taki:

Wynik formuły

Bez kolumny pomocniczej

Można to zrobić również bez kolumny pomocniczej – jak wolicie. Formuła jednak będzie nieco dłuższa i wykorzystująca LICZ.WARUNKI  zamiast LICZ.JEŻELI:

=JEŻELI(A3&B3<>A2&B2;MEDIANA(PRZESUNIĘCIE(C3;0;0;LICZ.WARUNKI($A$3:$A$34;A3;$B$3:$B$34;B3)));0)

Tabela przestawna

Teraz już tylko wystarczy zrobić z tego tabelkę przestawną (Wstaw/Tabela przestawna), i ustawić ją w preferowany sposób. Ja lubię tak (lista pól):

Układ tabeli przestawnej

A wynik otrzymujemy taki:

Wynik

I to tyle. Mam nadzieję, że wam się przyda. Pamiętajcie, że często mediana jest lepszą miarą niż popularna średnia. Niestety – często niedocenianą…

Dajcie znać w komentarzach jak może wam się przydać opisana wyżej metoda. Może niekoniecznie do mediany? Może do czegoś innego?

I wersja wideo:

Jakbyście byli zainteresowani, to właśnie dostałam informację od firmy Videopoint, że w dniach 10-12 kwietnia 2017 mają wielkanocną promocję:

Przy zakupie wybranych kursów wideo dostaniecie gratis odpowiadające im tematycznie e-booki.

Informację o tym, czy i jakiego e-booka dostaniecie, znajdziecie na stronie danego kursu pod hasłem: „Promocja Pakiet Plus!„. Na fakturze kwota zakupu będzie podzielona na kurs wideo i e-book.

Link do sklepu to: Videopoint.pl.

Redakcja językowa: Aleksandra Wasiak
www.kulturajezyka.pl

Dzisiaj tylko świątecznie.

Ile razy dziennie wklejacie specjalnie wartości w Excelu? Pewnie co najmniej kilkanaście Może łatwiej byłoby skrótem klawiszowym? A znacie skrót klawiszowy, który by to robił? Na pewno by się przydał, jednak twórcy Excela go nie przewidzieli… Trzeba więc sobie poradzić w inny sposób.

Miałam ten problem jak jeszcze pracowałam na Excelu 2003, gdzie nie było cudownych podpowiedzi przy wklejaniu tak, jak jest teraz. Wkleić specjalnie wartości potrzebowałam bardzo często i brak tego skrótu mi niesamowicie przeszkadzał. Wkurzyłam się więc i stworzyłam makro, które robi jedną prostą rzecz: wkleja specjalnie wartości do zaznaczonej komórki. Tyle. Rozwiązanie okazało się dla mnie zbawienne i nie umiem bez niego żyć. Jestem od niego wręcz uzależniona

W tym wpisie pokażę wam jak taki skrót zrobić i, co najważniejsze, co zrobić, aby był on dostępny w każdym otwartym przez nas pliku Excela. W tym celu stworzę dodatek do Excela i pokażę jak go zainstalować.

Tworzenie makra

Samo makro tworzy się bardzo szybko. Można albo skorzystać z rejestratora makr (pokazałam na filmiku) albo napisać samodzielnie potem podpiąć skrót klawiszowy. Ponieważ metodę pierwszą możecie zobaczyć na filmiku, to pokażę tutaj metodę drugą. A w niej po kolei:

1. Stwórz nowy plik Excela

2. Wejdź do edytora Visual Basica (Alt + F11)

3. Stwórz nowy moduł, czyli menu Insert / Module.

4. Do białego okienka po prawej strony wklej następujący kod:

Sub WklejSpecjalnieWartosci()
' Klawisz skrótu: Ctrl+Shift+V
'
 Selection.PasteSpecial xlPasteValues
End Sub

Dodawanie skrótu klawiszowego

Najłatwiej to zrobić w okienku Makra. Aby do niego wejść, należy na karcie Deweloper na wstążce (tutaj opisuję jak ją dodać do wstążki) kliknąć przycisk Makra (Alt + F8). Pojawi się następujące okienko:

Opcje makr

Należy w nim zaznaczyć nasze makro (do niego dodajemy skrót klawiszowy) i kliknąć przycisk Opcje. Pojawi się kolejne okienko, w którym określamy skrót klawiszowy. Musi się zaczynać on od Ctrl. Doklikujemy więc tylko Shift i v, i gotowe. OK.:

Dodawanie skrótu klawiszowego

Na koniec jeszcze tylko zapisujemy nasz plik pod wybraną przez siebie nazwą z rozszerzeniem .xlam (dodatek programu Excel):

Zapisywanie jako dodatek

Od tej pory w każdym pliku Excela na waszym komputerze skrót klawiszowy Ctrl + Shift + V będzie wklejał specjalnie wartości skopiowanego zakresu. Uważajcie tylko, ponieaważ działania makra nie da się cofnąć. Dodatkowo, gdy np. użyjecie tego skrótu, a nie skopiujecie żadnej wartości, dostaniecie okno komunikatu:

Błąd

Nie należy się nim przejmować i kliknąć End. Komunikat ten mówi, że nie udało się wkleić specjalnie wartości. Pewnie, że się nie udało, jak nawet ich nie skopiowaliśmy (w tym wypadku)

Ale przecież nie trzeba makra!

Na koniec chcę jeszcze powiedzieć, czemu stworzyłam makro na wklejanie specjalnie wartości, mimo że można (w nowych Excelach) wkleić dane, potem wcisnąć Ctrl, a potem w (w jak wartości). Tak, oczywiście że można. Dla mnie jednak ma to co najmniej 2 wady.

Pierwsza jest taka, że jest to zdecydowanie więcej klawiszy do wciśnięcia niż skrót wywołujący makro.

Druga – ważniejsza – jest to bardzo mało wydajne rozwiązanie przy dużych zestawach danych. Metoda opisana wyżej najpierw bowiem wkleja całe dane, a dopiero później daje nam opcję wyboru wklejania specjalnego. Jeśli więc mamy dużo danych i to w dodatku z formułami – Excel najpierw będzie to wszystko wklejał, a dopiero później wklei tak, jak my tego chcemy. Strasznie to długo trwa. Dlatego wolałam makro

I wersja wideo:

Wysyłacie mi mnóstwo pytań z różnymi Waszymi problemami i zmaganiami w Excelu. Bardzo się z tego cieszę, oby tak dalej! Każdemu z Was chciałabym odpowiedzieć poprzez opublikowanie wpisu na blogu, ponieważ wiem, że taki problem na pewno ma gro innych osób. Problem jednak mam mam taki, że po prostu nie nadążam! Więc wreszcie (po kilku latach!) wpadłam na pomysł, że w miarę swoich możliwości będę nagrywała filmiki z odpowiedziami na Wasze pytania, a tutaj na blogu będę umieszczać skrótowe opisy i oczywiście formuły do skopiowania i pliki do pobrania.

Nadal oczywiście będę prowadziła bloga tak, jak do tej pory, czyli nowe „całe” wpisy będą się pojawiać.

Zatem dziś pierwszy film z tego cyklu. Pytanie zadała mi Alicja, która potrzebowała przeliczyć kwoty wyrażone w walutach na złotówki. Oto dokładny opis sytuacji i jej rozwiązanie:

Formuła jest następująca

=B4*WYSZUKAJ.PIONOWO(C4;$F$6:$G$7;2;0)

Film powstał w odpowiedzi na pytanie Piotra, które brzmiało tak:

Otrzymujemy listę ładunkową w formacie jak w załączniku , problem powoduje zapis ciężarów kontenerów (kolumna weight). Program ładunkowy przyjmuje do obliczeń tylko zapis  10 256.000 zamiast 10256 jak jest na listach.

Mimo, że w Excelu sformatujemy komórkę tak, jak nam się podoba, to wartość tej komórki nadal będzie taka, jak Excel tego chce (a my nie!). Na co dzień nie sprawia nam to problemu, jednak gdy chcemy takie dane zaimportować do systemu – często chce on od nas,aby liczby było odpowiednio zapisane. Właśnie tak, jak my sformatujemy komórkę. Problem w tym, że formatowanie komórki nie wystarcza… Tu z pomocą przychodzi nam funkcja TEKST, która umie wpisać do komórki dokładnie taką wartość, jaki nadaliśmy format. To właśnie pokazuję w tym filmie, posiłkując się dodatkowo funkcją PODSTAW.

Oto film, w którym pokazuję rozwiązanie problemu:

A oto formuła, której użyłam:

=PODSTAW(TEKST(D3;"# ###,000");",";"."

Z problemem zgłosiła się do mnie czytelniczka, która prowadziła tabelkę z informacją ile godzin pracowała w danym dniu, a ile spędziła na urlopie. godzinami pracy i urlopu. Chciała dokonać prostego podsumowania godzin urlopu: ile jeszcze może go wykorzystać?

A oto zaproponowane przeze mnie rozwiązanie:

Formuła użyta w filmie jest następująca:

=C3-SUMA.JEŻELI(B7:B17;"U";C7:C17)

Dziś znów coś dla HR-owców. Z problemem, który opiszę przyszła do mnie moja własna siostra. Potrzebowała ona bowiem stworzyć wykres zatrudnienia pracowników w konkretnych miesiącach wybranego roku. Problem jednak polegał na dostępnych danych – znała jedynie datę zatrudnienia i, ewentualnie, zwolnienia. I dopiero z tych danych mogła cokolwiek dalej kombinować.

Ten wpis jest szczególny, ponieważ nagrałam do niego szczególny film. Postanowiłam, że w tym filmie po raz pierwszy w historii Malinowego Excela – pokażę siebie. Uznałam, że przyjemniej będzie Wam się oglądało film, jak zobaczycie KTO do Was mówi, a nie tylko usłyszycie mój głos. Jestem ciekawa Waszych wrażeń

A wracając do wykresu zatrudnienia, to dostępne dane wyglądają tak:

Dane wejściowe

A potrzebujemy tego:

Wynik: dane + wykres

Zadanie do najprostszych nie należy, natomiast spokojnie sobie z nim poradzimy. Zrobimy to w 2 etapach:

1. Przygotujemy dane do wykresu (tutaj będzie formuła)

2. Stworzymy wykres

Natomiast wszystko zacznijmy od omówienia logiki całego problemu.

Logika problemu

Do dyspozycji mamy tylko datę zatrudnienia i, ewentualnie, datę zwolnienia. Jeśli nie ma daty zwolnienia, to znaczy, że pracownik jeszcze pracuje (i na to trzeba będzie się zabezpieczyć w formule, ech!). Do wykresu potrzebujemy tabelkę taką,  jak na poprzednim rysunku, czyli z podziałem na miesiące. Formuła, którą umieścimy w tej tabelce, musi więc umieć określić, czy dany pracownik był zatrudniony w konkretnym miesiącu roku, czy nie.

A kiedy pracownik jest zatrudniony? Kiedy nie został jeszcze zwolniony lub kiedy został, ale po dacie, która nas interesuje. Weźmy przykład:

Załóżmy, że rozpatrujemy marzec 2017. Jeśli został zatrudniony przed tą datą (czyli data zatrudnienia jest mniejsza lub równa 1 marca 2017) i został zwolniony po tej dacie (data zatrudnienia jest większa niż 1 marca 2017), to znaczy, że pracuje. To w sytuacji, gdy został zwolniony. Gdy nie został – ma zastosowanie tylko pierwszy z tych warunków.

Idealnie pokazuje to poniższy rysunek:

Logika formuły

Czyli naszym zadaniem jest policzenie ile pracowników spełnia te warunki, a konkretnie ile dat zatrudnienia i zwolnienia je spełnia. Ponieważ mamy więcej niż jeden warunek, użyjemy funkcji LICZ.WARUNKI. Użyjemy jej dwukrotnie, ponieważ musimy rozpatrzeć sytuację, w której pracownik nie ma daty zwolnienia, jak i taką, w której tę datę ma.

Przygotowanie danych do wykresu – formuła

Dla ułatwienia sobie życia proponuję wpisać do komórki F1 rok, który ma być prezentowany na wykresie (będzie można go tutaj zmieniać), a do komórki F2 – dzisiejszą datę (możesz wpisać dowolną inną – jest to data do której dokonujesz analizy zatrudnienia). Ja obie te komórki nazwałam odpowiednio: Rok i Czas, natomiast nie jest to konieczne, możesz zostawić ich adres, natomiast pamiętaj wtedy o ich blokowaniu.

Teraz już samo uzupełnienie tabelki formułą. Tak, jak wspomniałam wyżej – będą to 2 funkcje LICZ.WARUNKI. Zakres z danymi wejściowymi u mnie jest w zakresie A2:C12.

Oto formuła, którą należy wpisać do komórki F4

=JEŻELI(Czas>DATA(Rok;E4;1);LICZ.WARUNKI($B$3:$B$12;"<="&DATA(Rok;E4+1;0);$C$3:$C$12;">"&DATA(Rok;E4;1))+LICZ.WARUNKI($B$3:$B$12;"<="&DATA(Rok;E4+1;0);$C$3:$C$12;"");0)

Wyświetli ona zero dla przyszłych miesięcy. Uznałam, że nie wiemy jaki będzie wtedy stan zatrudnienia. Możemy dokonywać prognoz, ale to inna bajka, na inne formuły

Stworzenie wykresu

Na koniec samo stworzenie wykresu. To jest najprostsze. Wystarczy ustawić się w danych i użyć skrótu klawiszowego Alt + F1. Utworzymy w ten sposób domyślny wykres osadzony w arkuszu, w którym jesteśmy. Potem to już tylko (albo aż!) kosmetyka i dostosowywanie wykresu do naszych (albo raczej szefa!) potrzeb. Ja stworzyłam najprostszy wykres, widoczny na rysunku poniżej:

Wykres liczby zatrudnienia w miesiącu

I wszystko! Można dorzucić kilka bajerków, np. listę rozwijaną w komórce F1, żeby wybierać rok. W najprostszej wersji można jako źródło listy wpisać ręcznie wartości lat. W innej – można pisać formułę tablicową, która te wartości pobierze sama, ale z kolei będzie ograniczona liczba lat do wyboru (formułę tę trzeba rozpisać na konkretną wysokość). Kolejną opcją jest też Power Query, które pomoże zasilić listę, natomiast ma tę wadę, że trzeba będzie to odświeżać. Każde rozwiązanie jest na swój sposób ciekawe i każde ma swoje wady i zalety. Ale to już dodatek

Mam nadzieję, że zagadnienie opisane w tym poście Ci się przyda. A jak nie dokładnie to, to może chociaż schemat działania. Mogą to być np. wykres cyklu życia produktów. Też się nadaje

Mam prośbę: jeśli znasz kogoś, komu może przydać się opisane zagadnienie – przekaż jej/mu proszę wiadomość o tym wpisie. Możesz jej wysłać mailem np. linka do tego wpisu lub linka do filmu na YB. Pomożesz tym zarówno jej, jak i mnie

A co do filmu – oto on:

Z problemem zaprezentowanym w dzisiejszym filmie przyszedł do mnie Leszek, który potrzebował obliczyć sumę przepracowanych godzin, które to musiał wyodrębnić z tekstu, np: z tekstu 8A1 potrzebował zsumować 8. W zaprezentowanym w filmie rozwiązaniu używam do tego formuły tablicowej oraz funkcji tekstowych: LEWY, SZUKAJ.TEKST i DŁ, oraz SUMA i JEŻELI.

Jeśli chcesz poznać sposób na obliczenie czasu pracy w poszczególnych projektach, to znajdziesz go tutaj. Nagrałam o tym kolejny film.

Oto film:

I jeszcze obiecana w filmie formuła (pamiętaj o zatwierdzeniu jej Ctrl + Shift + Enter):

=SUMA(JEŻELI(DŁ(B3:AF3)<3;B3:AF3;--LEWY(B3:AF3;SZUKAJ.TEKST("A";B3:AF3)-1)))

Oraz plik do pobrania:

Z problemem, który rozwiążę dzisiaj zgłosił się do mnie Artur. Potrzebował on rozliczyć premię handlowcom, w zależności od wykonania przez nich planu sprzedaży. Założenie było takie, że pensja handlowców składa się z 2 części:

1. stałej podstawy wynagrodzenia i
2. ruchomej premii, zależnej od wykonania planu.

Premia przyznawana jest na podstawie poniższej tabeli:

Tabela premiowa

Czyli za określone wykonanie planu, handlowcowi należy się odpowiedni procent (z tabeli) realizacji tego planu. Potem obliczenie wynagrodzenia to już tylko zsumowanie podstawy z wyliczoną premią.

To rozwiązanie jest uniwersalne dla tego typu zagadnień, więc możesz w ten sposób też np. nadawać klientom rabaty, przeprowadzać segmentację klientów, czy wpasowywać pracowników w odpowiednie grupy wynagrodzeniowe w waszej firmie.

Ok, dość gadania, poniżej film:

A tutaj formuły zastosowane do rozwiązania:

1. Obliczenie procentowego wykonania planu:

=E4/D4

2. Premia %:

=WYSZUKAJ.PIONOWO(F4;$J$4:$K$7;2)

3. Premia PLN:

=C4+G4*E4

Miło mi będzie jak zostawisz komentarz tutaj na blogu czy na YB, a tym bardziej jak rozpowszechnisz ten film dalej, np. na Facebooku W ten sposób więcej osób będzie mogło z niego skorzystać.

Niedawno pomagałam Leszkowi w zsumowaniu czasu pracy w grafiku, w którym notował przepracowane godziny łącznie z nazwą projektu. Były wiec tam wpisy typu 8A1, gdzie 8 to przepracowane godziny, a A1 to symbol projektu, w którym pracował pracownik. Zaproponowana przeze mnie formuła liczyła łączny czas pracy, a jak się później okazało, Leszek chciał również czas pracy w podziale na projekty. Zmodyfikowałam więc trochę tabelkę wynikową i formuły i udało się to osiągnąć. Jak – o tym jest najnowszy film.

Użyte formuły to:

1. Formuła licząca czas pracy w projekcie:

=SUMA(JEŻELI.BŁĄD(--LEWY($B3:$AF3;SZUKAJ.TEKST(AG$2;$B3:$AF3)-1);0))

2. Łączny czas pracy w miesiącu:

=SUMA(AG3:AH3;B3:AF3)

Oraz plik do pobrania:

Bez zbędnych wstępów od razu przejdę do rzeczy. Power Query jest dodatkiem do Excela dla wersji 2010 i 2013. Jeśli masz wersję 2016 – jest już w nią wbudowane i nie ma konieczności instalowania niczego. Zajmę się więc wersjami 2010 i 2013.

Sprawdzenie wersji Excela: 32- czy 64-bit?

Sam dodatek Power Query należy pobrać ze strony Microsoftu, natomiast zanim się do tego zabierzemy -warto wiedzieć którą wersję Excela mamy:  32- czy 64-bit. Zapewne masz wersję 32-bitową, natomiast warto to sprawdzić.

W Excelu 2013 możemy to zrobić na karcie Plik/ Konto, klikając przycisk Excel – informacja:

Przycisk Excel informacje

Pojawi się okienko, w którym będzie interesująca nas informacja o wersji Excela. Ja mam 32-bitową.

Wersja Excela

W Excelu 2010 też idziemy do menu Plik, natomiast klikamy kartę Pomoc, a informacja o wersji będzie widoczna na ekranie po prawej stronie.

Pobieranie i instalacja dodatku

Teraz, jak już znamy swoją wersję Excela, możemy pójść na stronę Microsoftu i pobrać dodatek. Należy wybrać interesującą nas wersję językową i kliknąć Pobierz:

Pobieranie Power Query

Następnie trzeba zdecydować, którą wersję pobierzemy. Ponieważ przed chwilą to sprawdziliśmy w Excelu – zaznaczamy tę wersję (32- lub 64-), którą mamy w Excelu i klikamy przycisk Next:

Pobieranie Power Query – wersja

I tyle. Dodatek zacznie się pobierać na nasz komputer. Podczas pobierania możesz zamknąć Excela (i na wszelki wypadek pozostałe programy pakietu Office). A jak pobieranie się zakończy, otwórz pobrany plik (ma rozszerzenie .msi). Instalacja sama się rozpocznie. Jest to standardowa instalacja, w której klikamy Dalej i zaznaczamy, że akceptujemy warunki licencji.

Po zainstalowaniu Power Query trzeba teraz otworzyć Excela i zobaczysz, że do wstążki została dodana nowa karta, która się nazywa Power Query

Karta Power Query na wstążce

I tyle. Teraz to już tylko się uczyć Power Query i rozkoszować się jego możliwościami

Niedawno nagrałam film na YB, w którym pokazywałam metodę na wyodrębnienie klientów, którym zostało przypisanych kilka numerów, a powinien być tylko jeden. W filmie pokazywałam metodę bardzo prostą: najpierw formułami wyodrębniłam wszystkich poprawnych i niepoprawnych klientów, następnie filtrem wybrałam tylko tych błędnych, a na koniec za pomocą narzędzia usuń duplikaty wyciągnęłam unikalne wpisy tych błędnych. Metoda prosta jak budowa cepa i skuteczna Zobaczcie sami:

Takie rozwiązanie przyszło mi na szybko i załatwiło problem, z którym zgłosiła się do mnie Agnieszka – uczestniczka jednego z moich szkoleń. Natomiast przyznam szczerze, że nie byłam z tego rozwiązania zadowolona. Miało ono zbyt dużo kroków. Ja lubię tworzyć rozwiązania, które w przyszłości da się łatwo wykorzystać ponownie z minimalnym, a najlepiej żadnym effortem. To zdecydowanie takie nie było, więc siedziało mi w głowie i nie dawało spokoju  Wiedziałam, że lepsze i łatwo-powtarzalne rozwiązanie istnieje. Nie chciałam zaraz pisać makra, bo to byłoby pójście trochę na łatwiznę Pomyślałam więc o Power Query, którego kilka dni wcześniej zaczęłam się uczyć. I wymyśliłam Tym właśnie rozwiązaniem chciałabym się dziś z Wami podzielić. Przyznam się, że bardzo to narzędzie polubiłam i widzę w nim ogromny potencjał. Dlatego na blogu sukcesywnie będę coraz więcej o nim pisać

Najpierw zacznę od omówienia problemu, a potem pokażę, jak go rozwiązać za pomocą Power Query. Pamiętajcie jednak, że jeśli korzystacie z Excela w wersji 2010 lub 2013, to Power Query jest dodatkiem do Excela i trzeba go zainstalować. W wersji 2016 – jest już wbudowany. O tym, jak zainstalować Power Query możesz przeczytać tutaj.

Formatka do zadania wygląda tak:

Formatka

Zobaczcie, że klienci zaznaczeni na obrazku na żółto mają przypisane więcej niż jeden numer. Poprawienie by było, gdyby mieli tylko jeden. Moim zadaniem jest więc wyszukanie wszystkich tych, którzy mają przypisanych kilka różnych. Chciałabym więc otrzymać listę z klientami a, c i e.

Przygotowanie danych

Najpierw stworzymy z naszej listy danych Tabelę. Będzie to potrzebne Power Query do zaciągnięcia danych z tej listy. Aby to zrobić, ustaw się w dowolnym miejscu danych i użyj skrótu klawiszowego Ctrl + t i zatwierdź komunikat Excela o tworzeniu tabeli. Excel nazwie sobie tabelę jako np. Tabela1. Jeśli chcesz tę nazwę zmienić – przejdź do karty Narzędzia tabel/Projektowanie do sekcji Właściwości i tam znajdziesz pole z nazwą tabeli. Nie jest to jednak konieczne do prawidłowego jej działania. Raczej kosmetyka, ponieważ tak Excel nazwie zapytanie w Power Query. Ja zostawiłam Tabela1 – w każdej chwili można to zmienić.

Zabawa w Power Query

Aby utworzyć zapytanie w Power Query, trzeba ustawić się w tabeli, którą przed chwilką stworzyliśmy i z karty Power Query na wstążce nacisnąć przycisk From Table/Range, czy też po polsku: Z tabeli/Zakresu. Ja mam polską wersję Excela, ale akurat ten przycisk mam nie przetłumaczony, zobaczcie:

Przycisk

Dotyczy to Excela 2010 i 2013. W 2016 ten przycisk znajduje się na karcie Dane w sekcji Pobieranie i przekształcanie i nazywa się Z tabeli.

Zaraz po wciśnięciu tego przycisku od razu wchodzimy do okienka Power Query, w którym zaczyna się całą zabawa…

Okienko Power Query

Po prawej stronie, w Ustawieniach zapytań, Power Query zapisuje kolejne kroki, które będzie wykonywało z naszymi danymi. Naszym zadaniem jest zdefiniowanie tych kroków. Na wstępnie, zaraz po wczytaniu danych, Power Query proponuje nam 2 kroki: Źródło i Zmieniono typ. Krok Zmieniono typ możemy spokojnie wyrzucić (kliknij na czerwony x obok nazwy  tego kroku).

Teraz naszym zadaniem będzie połączenie obu kolumn. Najpierw więc je należy zaznaczyć, a następnie wybrać polecenie z karty Dodaj kolumnę/ Scal kolumny. POjawi się następujące okienko, w którym wybieramy separator (ja mam średnik, ale nie ma to większego znaczenia dla takich danych) i określamy nazwę scalonej kolumny (ja zostawiłam tę zaproponowaną przez Excela: Scalone):

Scalanie kolumn – okienko

W wyniku dostaliśmy dodatkową kolumnę, która jest połączeniem dwóch poprzednich.

Teraz będziemy chcieli zgrupować nasze dane pod względem nazwy kontrahenta i wyniku scalonej kolumny i przy okazji zliczymy unikalne wiersze w tych grupach. Nową kolumnę nazwijmy Grupa. Oto okienko grupowania:

Grupowanie

Takie dwustopniowe grupowanie: w obrębie kontrahenta grupujemy połączenia kontrahent-numer. Podczas tego grupowania chcemy policzyć unikalne wiersze w takiej grupie, czyli np. klient C zostanie zredukowany do 2 wierszy, gdzie jeden będzie miał połączenie C;5, a drugi C;6. Proces ten doskonale pokazuje poniższy rysunek:

Proces grupowania

Teraz kolumna Scalone nie będzie nam już do niczego potrzebna, więc można ją sobie dla porządku usunąć. Aby to zrobić, kliknij na nią prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Usuń. Efekt będzie taki:

Usunięcie kolumny

I teraz aż się prosi, aby widoczne dane jeszcze raz zgrupować według nazwy kontrahenta i przy okazji zsumować wartości w kolumnie Grupa. Czyli zaznacz kolumnę z nazwą kontrahenta i z karty Przekształć wybierz Grupowanie według i zaznacz następujące opcje:

Grupowanie

W wyniku otrzymamy coś takiego:

Wynik grupowania

Zauważ, że na tej liście mamy liczbę numerów przypisanych do danego kontrahenta. Ponieważ interesują nas tylko ci błędni – wystarczy teraz odfiltrować tych, którzy w kolumnie Liczność mają 1. Robimy to zwykłym filtrem, czyli klikamy na strzałeczkę obok nagłówka Liczność i odhaczamy 1:

Filtrowanie prawidłowych

Teraz pozostaje nam już tylko usunięcie kolumny Liczność, gdyż nie chcemy jej widzieć jako wynik. Wystarczy nam tylko kolumna z nazwą kontrahenta. Klikamy więc prawym przyciskiem myszy na kolumnę Liczność i wybieramy opcję Usuń. Wynik jest następujący:

Wynik

Ostatnim krokiem jet załadowanie wyniku do Excela, czyli przycisk Zamknij i załaduj na karcie Narzędzia główne. W wyniku wszystkiego otrzymujemy kompletnie nową Tabelę w arkuszu Excela. Rozwiązanie to jest o tyle cudowne, że jeśli użytkownik dopisze coś do naszej listy nowych kontrahentów – wystarczy odświeżyć tabelę z wynikiem pracy Power Query (np. Alt + F5) i poznamy wtedy wszystkich kontrahentów o błędnych numerach. Tak wygląda u mnie tabela wynikowa w Excelu:

Wynik w Excelu

Mała tabeleczka, o którą tyle zachodu. Mam nadzieję, że Wam się podobało. Przyznam, że ja jestem zachwycona Power Query i tym rozwiązaniem! A na koniec tradycyjnie mam dla ciebie film wideo, prezentujący krok po kroku opisane rozwiązanie:

Zastanawialiście się kiedyś skąd Excel wie, że po piątku jest sobota, albo po maju jest czerwiec? Można to łatwo sprawdzić poprzez wpisanie do dowolnej komórki arkusza jednego z dni tygodnia czy dowolnego miesiąca i przeciągnięcie tego wpisu w dół. Excel automatycznie wypisze nam pozostałe dni czy miesiące.

A myśleliście o tym, że cudownie by było, gdyby mógł w ten sposób wypisać np. wszystkie działy w naszej firmie, nazwiska wszystkich handlowców czy choćby pory roku? A czy jeszcze nie cudowniej by było, aby po tym później sortował tabele i tabele przestawne? Ech, rozmarzyłam się

Jest to oczywiście możliwe (wszystko!) i w dzisiejszym wpisie pokaże Wam jak zdefiniować taką listę niestandardową (bo tak to się fachowo nazywa). A w planach na kolejne wpisy mam właśnie sortowanie danych i tabel przestawnych według wpisów na takiej liście.

Załóżmy, że mam takie działy u siebie w firmie…

Działy

Trik jest bardzo prosty.

Należy po kolei:

1. Zaznaczyć te wpisy w komórkach, które mają utworzyć listę niestandardową, czyli w naszym przypadku A4:A11.

2. Przejść do menu Plik/ Opcje/ Zaawansowane/ Edytuj listy niestandardowe…:

Opcje

3. Pojawi się okienko Listy niestandardowe, w którego lewej części należy zaznaczyć NOWA LISTA, wcisnąć przycisk Importuj i zatwierdzić OK. W sekcji okienka oznaczonej na rysunku numerem 2 powinien pojawić się adres zaznaczonego wcześniej zakresu A4:A11. Jeśli by ci się zapomniało go zaznaczyć – nic straconego: możesz po prostu go teraz wskazać, stojąc w tym okienku.

Importowanie listy

4. Lista działów powinna wskoczyć na pole Listy niestandardowe i od tej pory Excel już będzie pamiętał tę kolejność na twoim komputerze. Jeśli zmienisz komputer, albo skorzystasz z komputera kolegi – tam nie zadziała. No chyba, że n a tych komputerach też zdefiniujesz te listy.

To tyle. Pliku nie załączam, ponieważ nie ma czego Natomiast film oczywiście jest:

W poprzednim wpisie pokazywałam jak tworzyć listy niestandardowe w Excelu, a dziś pokażę jak po nich sortować. Oczywiście możemy też sortować po już istniejących listach np. po dniach tygodnia. Dokładnie to pokażę w dzisiejszym wpisie. Sposób jest prościutki i szybki. Zobaczcie z jakimi danymi mamy do czynienia:

Dane do sortowania

Naszym zadaniem będzie posortowanie powyższej listy po dniu kontroli, który ktoś zapisał słownie jako dzień tygodnia. Zwykłe sortowanie (A-> Z) nie zda egzaminu, ponieważ Excel posortuje alfabetycznie, czyli zacznie od czwartku i skończy na wtorku. Do sortowania wykorzystamy właśnie listy niestandardowe. Jak to zrobić?

1. Zaznacz dowolną komórkę w danych do sortowania. Jeśli zakres jest ciągły (nie ma w nim pustych wierszy czy kolumn) – nie musisz go zaznaczać. Excel będzie wiedziała, że chcesz posortować cały zakres.

2. Kliknij w menu Dane przycisk sortowania. Uruchomisz w ten sposób kreator sortowania.

3. W tym kreatorze wybierz kolumnę, według której chcesz sortować (u mnie jest to Dzień kontroli) i kolejność sortowania jako Lista niestandardowa:

Ustawienia sortowania

4. Następnie w okienku Listy niestandardowe wybierz tę listę, według której chcesz sortować, czyli poniedziałek, wtorek,…. Wszystkie ustawienia widać na rysunku powyżej.

5. Po zatwierdzeniu obu okien otrzymamy taki wynik:

Wynik

I cała filozofia Mam nadzieję, że się przyda- enjoy!

Pliku nie załączam, ponieważ nie ma tam żadnej funkcji do skopiowania, ale film tradycyjnie jest:

Miło mi będzie jak zostawisz komentarz pod tym wpisem czy na YB, a tym bardziej jak rozpowszechnisz informację o tym triku dalej, np. na Facebooku Jest wtedy większa szansa, że informacja o tym, jak sortować np. dni tygodnia dotrze do zainteresowanych. A podejrzewam, że jest ich sporo

We wpisie tym przedstawiam metodę na wyróżnienie pracowników, którym zbliża się termin badania lekarskiego. Na swoich szkoleniach z Excela dla działu HR pokazuję zastosowanie formatowania warunkowego do wyróżnienia takich pracowników. Ponieważ ostatnio często mnie pytacie w mailach dokładnie o tę sytuację, postanowiłam ją opisać na blogu.

Sprawa jest prosta: mamy dane imię i nazwisko pracownika oraz maksymalną datę następnego badania kontrolnego. Chciałabym wyróżnić kolorem te daty badań, które będą np. za 2 tygodnie (14 dni). Dzięki temu będę wiedziała, który pracownik musi wkrótce wykonać badania kontrolne. Tak wygląda przykładowa tabelka:

Formatka

W komórce D2 wpisana jest dzisiejsza data (funkcja DZIŚ()), aby od razu wiadomo było na jaki dzień stworzone jest zestawienie. Wpisywanie tam daty nie jest konieczne, jednak moim zdaniem powoduje, że zestawienie jest jednoznaczne.

Komórka D3 informuje na ile dni przed badaniem daty mają być podświetlone. Czyli jeśli data badania kontrolnego wypadnie w ciągu 14 dni od dziś – komórkę należy wyróżnić.

Do dzieła!

Będziemy formatować jedynie daty, aby tabelka była czytelna. Zaznaczamy więc wszystkie daty w tabeli, czyli zakres D6:D15. Następnie z menu Narzędzia główne/ Formatowanie warunkowe wybieramy Nowa reguła. Reguła to zostanie zastosowana dla zaznaczonych komórek (uwaga! pamiętaj, aby zaznaczać zakres od pierwszej komórki – ma to znaczenie dla pisanej później formuły).

Pojawi się okienko formatowania warunkowego, w którym zaznaczamy, że chcemy użyć formuły do określenia komórek, które trzeba sformatować, a następnie wpisać następującą formułę:

=D6-$D$2<=$D$3

Kroki te przedstawia poniższy obrazek:

Reguła formatowania warunkowego

Po zatwierdzeniu wszystkich okienek (a jest ich ze 3!) dostajemy taki efekt:

Wynik dla 14 dni

A po zmianie liczby dni z 14 na 7 w komórce D3, dostajemy to:

Wynik dla 7 dni

Mam nadzieję, że teraz czuwanie nad datami kontroli lekarskiej będzie dla Ciebie miłe i przyjemne Jeśli tak i jeśli znasz kogoś, komu również mogłaby się przydać zaprezentowana metoda – wyślij jej proszę link do tego wpisu. Ułatwi to życie też jej

A poniżej znajduje się plik z tabelką z gotowym rozwiązaniem, którą od zaraz możesz wykorzystać do swoich potrzeb (wystarczy tylko usunąć przykładowe dane z kolumn Imię, Nazwisko i Data najbliższej kontroli).

Plik do pobrania: MalinowyExcel_HR kontrola lekarska dw.xlsx

A wersja wideo, w której krok po kroku pokazuję rozwiązanie jest tutaj:

Enjoy!

Z prezentowanym w filmie problemem przyszła do mnie Asia, która w Excelu skleja dane z różnych oddziałów w firmie, a potem je filtruje wg określonej daty. Problem w tym, że praktycznie zawsze Excel filtruje te daty nie tak, jak Asia tego chce, tylko tak:

2 wystąpienia tej samej daty

W filmie pokazuję jedną z możliwych przyczyn, z powodu której autofiltry w Excelu „źle” filtrują daty. W prezentowanym przykładzie problem tkwi w typie danych, jakie dostaje autofiltr i dlatego nie działa zgodnie z naszymi oczekiwaniami. Pokazuję jak sobie z tym problemem poradzić. Zobaczcie rozwiązanie:

Zdarzyło Wam się kiedyś?

Struktura bilansu (aktywów i pasywów) na wykresie

Często słyszę od was, że wykresy w Excelu to „czarna magia”, „one są jakieś dziwne” i podobne opinie. Ja natomiast wykresy bardzo lubię i mam nadzieję, że trochę Was do nich przekonam. Zacznę od pokazania Wam stosunkowo mało znanego wykresu: kolumnowego 100% skumulowanego. Jest on świetną alternatywą dla często nadużywanego wykresu kołowego. Oto efekt, który chcę osiągnąć:

Wykres kolumnowy 100% skumulowany i dane źródłowe (służące też jako legenda)

Wykresy takie stosuje się np. w analizie poziomej bilansu w sprawozdaniach finansowych, do wizualizacji struktury aktywów i pasywów. Dzięki nim można łatwo zobaczyć, czy przedsiębiorstwo ma np. nadpłynność finansową. W dzisiejszym wpisie opowiem o technicznym aspekcie takich analiz, czyli pokażę Wam jak zrobić zaprezentowane wyżej wykresy. Będę działała na danych takich, jak na obrazku wyżej.

Dlaczego wykres kolumnowy a nie kołowy?

No właśnie. Przecież wykresy kołowe też obrazują udział w całości, czemu więc nie pokazujemy dwóch kółek, tylko kolumny? Kołowe wręcz idealnie pokazują, że części sumują się do 100%! Okazuje się bowiem, że nawet przy jednym wykresie kołowym nam – ludziom – ciężej „obliczyć” pole wycinka koła, niż wysokość słupków, które stoją obok siebie. Te drugie zdecydowanie łatwiej nam porównać – od razu widać, który jest wyższy, a który niższy.

Nie mówiąc już o dwóch kołach… Zobaczcie sami:

Wykresy kołowe

Dosyć ciężko je porównać do siebie… Dlatego omówię tworzenie wykresów kolumnowych, przedstawiających te same dane, co kołowe. Plan działania będzie taki: najpierw stworzymy szybko wykres aktywów, następnie go sformatujemy według uznania, a potem go skopiujemy i lekko zmodyfikujemy, aby otrzymać wykres pasywów. Dzięki temu napracujemy się raz nad liftingiem wykresu, a potem tylko podmienimy serie danych i kolorki. Jedziemy!

Tworzenie wykresu 1.: Aktywa

1. Najpierw należy zaznaczyć dane do wykresu, czyli łącznie zakresy C5:C6 i E5:E6 (jak przytrzymasz klawisz Ctrl podczas zaznaczania tych zakresów – zaznaczysz je jednocześnie).

2. Następnie wejdź do menu Wstawianie / Wykresy / Kolumnowy i wybierz typ Kolumnowy 100% skumulowany (obrazek):

Wybór typu wykresu

3. Pojawi się coś takiego (kolory będą się różniły w zależności od ustawionego u Was na komputerze schematu kolorów):

Wykres po wstawieniu

… eee… not nice. Trzeba trochę przerobić, aby oba rodzaje aktywów były na jednym słupku i reprezentowały swój udział w całości aktywów. Jest na szczęście bardzo prosty na to sposób…

4. … mianowicie przycisk Przełącz wiersz/kolumnę, który znajdziecie na karcie Narzędzia wykresów/ Projektowanie:

Przycisk Przełącz wiersz/kolumnę

Dzięki niemu dostaniemy coś takiego:

Wykres po przełączeniu

Nadal nie jest to ideał, ale zaraz naprawimy

5. Najpierw zamienimy kolejność wartości, czyli kolorów: różowy chcemy mieć na górze kolumny, ponieważ reprezentuje on aktywa trwałe, a te są w tabeli źródłowej pierwsze w kolejności. Identycznie chcemy mieć na wykresie. Aby to zrobić, zaznacz oś pionową (tę z procentami), kliknij na nią prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybierz Formatuj oś. W zależności od wersji Excela (ja mam 2013, identycznie będzie też dla nowszych) pojawi się inne okienko. Niezależnie zaś od wersji należy zaznaczyć tę samą opcję: Wartości w kolejności odwrotnej. Znajduje się ona na karcie Opcje osi:

Wartości w kolejności odwrotnej

6. Następnie trzeba wykonać prace plastyczne i trochę upiększyć wykres. Myślę, że spokojnie możemy usunąć linie siatki, osie zarówno pionową i poziomą i nawet tytuł wykresu (wykres będzie pod danymi, które mają już ten tytuł, więc nie chcę go powtarzać). Aby usunąć dowolny element wykresu należy np. go zaznaczyć i wcisnąć klawisz Delete. Ja jeszcze pozmieniałam kolory kolumn (zaznacz wybraną i użyj przycisku Kolor wypełnienia np. w Narzędziach głównych). Dodałam też etykiety danych, które potem upiększyłam, usunęłam obramowanie całego wykresu i wyszło mi coś takiego (do celów prezentacji w tym wpisie zostawiłam tytuł):

Wykres po liftingu

Tworzenie wykresu 2.: Pasywa

1. Aby nie bawić się ponownie w lifting – skopiujemy wykres aktywów, aby stworzyć wykres pasywów. A więc zaznacz pierwszy wykres i Ctrl + C, zaznacz komórkę w miejscu, gdzie chcesz wkleić wykres i Ctrl + V.

2. Teraz trochę pokombinujemy z seriami danych, czyli dopilnujemy, aby wykres przedstawiał pasywa. Można to zrobić na kilka sposób, ja pokażę Wam zabawę z przyciskiem Zaznacz dane w menu Narzędzia wykresów/ Projektowanie. Na filmie na końcu wpisu pokazuję inną metodę, więc polecam obejrzeć ;). Ok, zatem ustaw się na wykresie i kliknij wspomniany przycisk. Pojawi się okienko, jak na obrazku:

Zmiana zakresu danych

3. W okienku tym zaznacz pierwszą serię danych (w lewej części okienka) i kliknij Edytuj. Pojawi się kolejne okienko:

4. W polach Nazwa serii i Wartości serii wskaż komórki, w których znajdują się dane do przedstawienia w tej serii, czyli w tym wypadku Kapitał własny (H5) i 25% (J5).  Tylko uważaj proszę, ponieważ te pola są strasznie oporne na zmiany: żeby usunąć poprzedni wpis należy go usunąć klawiszem Delete, a nie po prostu wskazać nowy zakres, do czego jesteśmy przyzwyczajeni… Ale efekt jest ok:).

5. Czynność tę trzeba powtórzyć dla drugiej serii danych.

6. Potrzebujemy jeszcze trzeciej serii dla zobowiązań krótkoterminowych. Dodamy ją więc. W okienku Zaznacz dane kliknij przycisk Dodaj serię i w pola okienka wpisz to, co na rysunku (wskaż dane odpowiadające za tę serię):

Dodawanie 3. serii danych

Efekt jest taki:

Wykres z 3 seriami danych

Oczywiście wymaga on troszkę liftingu, natomiast o wiele mniej niż pierwszy wykres. Ja bym mu tylko zmieniła kolory, żeby nie były takie same, jak aktywów – mogłoby to mylnie sugerować, że wykresy te przedstawiają takie same dane. I oczywiście poprawiłabym ostatnią etykietę, aby pasowała do reszty.

Legenda

Warto dodać legendę, jednak w dość nietypowy sposób. Ponieważ wykresy te będą prezentowane razem z danymi (tak sobie wymyśliłam;)), nie chcę dublować opisów, więc wykorzystam te, które mam już w danych źródłowych, czyli w tabelce nad wykresami. Komórkom: B5, B6, G5, G7 i G8 ustawię wypełnienie takie, jak kolory poszczególnych części kolumn. I to posłuży mi za legendę. Po wszystkich tych zmianach wychodzi mi coś takiego:

Wykres kolumnowy 100% skumulowany – wynik

Mnie się bardzo podoba A wam?

Polecam obejrzeć film, ponieważ prezentuję na nim też inną metodę na szybkie stworzenie drugiego wykresu (pasywów):

Na koniec mam do Was pytanie: jakich kolorów najczęściej używacie na tworzonych przez siebie wykresach?