Zapraszam Was do wzięcia udziału w bezpłatnym WEBINARZE o listach rozwijanych w Excelu.
A na webinarze poznacie m. in.:
1) listy rozwijane w komórce (kopiowalne!)
2) listy dynamiczne, czyli definiowane za pomocą formuł
3) listy rozwijane dla formularzy
Gdzie? http://malinowyexcel.pl/webinar/
Kiedy? WTOREK, 10 października 2017, godzina 21:00
DO ZOBACZENIA! 
Inspiracją do nagrania filmu zaprezentowanego w tym wpisie był wpis, w którym pokazywałam excelowy sposób na kontrolowanie okresowych badań lekarskich pracowników (lub dowolnych innych terminów;)).
Chodzi bowiem o to, aby ustalić taki format daty:
Docelowy format daty
Formatka ma w sobie po prostu daty, którym chcemy nadać taki format:
Formatka
Wystarczy w formatowaniu niestandardowym (Ctrl +1) ustawić następujący format:
ddd* rrrr-mm-dd
Gwiazdka w nim (*) oznacza, że powtarzamy znak po niej tak, aby wyjustować wpis w komórce.
Zapis ddd natomiast oznacza, że chcemy wyświetlić dzień w postaci skróconej, np. wt czy pt.
Tak wygląda okienko formatowania komórki, które wywoła wspomniany skrót klawiszowy Ctrl +1:
Ustalanie formatu niestandardowego daty
Wynik otrzymujemy następujący:
Wynik
I that’s it
A tutaj film prezentujący to zagadnienie:
Enjoy!
O zaokrąglaniu cen pisałam już jakiś czas temu tutaj. Natomiast był to zupełnie inny przypadek niż ten, który opiszę dzisiaj. Celem dzisiejszego przykładu bowiem jest zaokrąglenie cen zgodnie ze schematem: ceny od 200 zł do 204,99 zł mają być równe 199 zł. Ceny od 205 zł do 209,99 zł – 209 zł. Ceny 210 zł i powyżej – 219 zł. Najlepiej pokazuje to poniższy obrazek, a na nim tabela zaokrągleń:
Formatka
Ponieważ celem jest pewien rodzaj zaokrąglenia – od razu nasze myśli kierują się w stronę jakiejś funkcji zaokrąglającej. Pewnie dałoby się coś tutaj pokombinować, ale trzeba byłoby się nieźle natrudzić. Ja natomiast jestem zwolenniczką prostoty, więc pójdę na łatwiznę ;).
Dla mnie jest to idealna sytuacja do wykorzystania funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, w jej mniej znanym użyciu, czyli z 1 w ostatnim argumencie (albo w ogóle bez niego).
Takie użycie WYSZUKAJ.PIONOWO stosujemy, gdy chcemy wpasować liczbę w przedziały. Zobacz, że dokładnie to chcemy tutaj zrobić:
Formuła zatem będzie wyglądała po prostu tak (D5):
=WYSZUKAJ.PIONOWO(C5;$F$7:$G$9;2)
Czyli:
argument 1: szukamy naszej ceny (C5)
argument 2: w tabeli zaokrągleń ($F$7:$G$9 – koniecznie zablokowana, ponieważ ma być taka sama dla wszystkich cen)
argument 3: po znalezieniu odpowiedniej ceny wyświetlamy w komórce drugą kolumnę (2) i
argument 4: dopasowujemy do przedziałów, czyli wpisujemy tutaj 1 lub pozostawiamy ten argument pusty.
Po skopiowaniu formuły do końca tabeli, otrzymujemy taki wynik:
Wynik
Minusem tej metody jest to, że wymaga ona od nas zdefiniowanie tabeli zaokrągleń. To fakt. Ja jednak myślę, że nie jest to jakiś specjalny problem – przynajmniej czarno na białym widać, jak mają być ceny zaokrąglane i dodatkowo w każdej chwili możemy to zmienić w prosty sposób zmieniając tabelę zaokrągleń. Nie ma tego złego ;).
Warto wiedzieć też, że użyta w przykładzie tabelka zaokrągleń zakłada, że mamy ceny większe lub równe 200 zł. Jeśli będziemy chcieli „zaokrąglić” cenę mniejszą niż 200 zł – funkcja zwróci błąd #N/D!. Takim wynikiem nie należy się przerażać, bo oznacza on jedynie, że funkcja nie znalazła odpowiedniego przyporządkowania. Tak, jak na rysunku:
Funkcja wyświetla błąd, gdy cena jest niższa niż 200
Można natomiast się w prosty sposób przed nim zabezpieczyć, mianowicie tak, że jeśli WYSZUKAJ.PIONOWO zwróci błąd, to my wyświetlimy np. oryginalną cenę. Najprościej to zrobić wrzucając funkcję WYSZUKAJ.PIONOWO w JEŻELI.BŁĄD, czyli tak:
=JEŻELI.BŁĄD(WYSZUKAJ.PIONOWO(C5;$F$7:$G$9;2);C5)
Efekt jest taki, jak na obrazku:
Niewyświetlanie błędu przy niższej cenie
No i to tyle :).
Poniżej forma wideo tego wpisu:
Załóżmy, że chcemy obliczyć sumę wynagrodzeń wyższych niż 4 300 zł i dodatkowo liczbę osób, które takie wynagrodzenie posiadają. Chcemy mieć również możliwość modyfikacji wartości 4 300 zł, aby szybko obliczać też inne warunki. Dlatego wartość 4 300 zł wpisujemy do oddzielnej komórki (jest to nasze kryterium). Tak, jak na obrazku:
Formatka
Do rozwiązanie tego zadania użyjemy oczywiście funkcji SUMA.JEŻELI i LICZ.JEŻELI. Zadanie z pozoru wydaje się proste. W tym przypadku w obu funkcjach wystarczą tylko 2 argumenty: przeszukiwany zakres i kryteria. Zakresem będą wynagrodzenia, a kryteriami: > 4300. Opcjonalnego argumentu SUMY.JEŻELI nie musimy w tym przypadku uzupełniać, ponieważ sumujemy ten sam zakres, który przeszukujemy pod względem kryterium. Bajka :).
Cała trudność tego przykładu jednak polega na tym, że nie możemy wpisać w kryterium tych funkcji czegoś takiego:
">D4"
Excel to przyjmie, natomiast wynik naszej funkcji będzie równy zero, ponieważ żadna komórka nie spełni tego kryterium. Excel będzie szukał komórek większych niż D4, a to jest nie możliwe.
Możliwe jest natomiast znalezienie komórek, które są większe niż WARTOŚĆ komórki D4. Należy więc to zapisać tak:
=SUMA.JEŻELI(D9:D18;">"&D4)
i
=LICZ.JEŻELI(D9:D18;">"&D4)
Obie funkcje wymagają od nas kryterium tekstowego. Prawdziwym kryterium w tym wypadku będzie: >4300, a nie >D4. D4 to jedynie adres komórki, która zawiera interesującą nas wartość i to tę wartość chcemy dokleić do znaku większości (>). Stąd właśnie powyższy zapis.
Wynik wszystkiego jest następujący:
Wynik
I to tyle :).
Poniżej wersja wideo tego wpisu:
Moim zadaniem na dzisiaj jest stworzenie formuł, które pozwolą kontrolować proces produkcji pewnych artykułów.
Proces ten przebiega w 4 etapach i, aby artykuł został wyprodukowany poprawnie – każdy z nich musi zostać wyprodukowany poprawnie. W mojej formatce zaznaczam to jako OK, pod każdym etapem produkcji. Jeśli przebiegnie błędnie – wpisuję NOK.
Następnie moim zadaniem jest podsumowanie tego etapu. Tutaj napiszę pierwszą formułę. Jeśli którykolwiek z etapów przebiegł niepoprawnie – chcę wyświetlić informację o niezgodności, którą potem poprawiam lub nie i raportuję to w kolumnie Weryfikacja. A następnie, w zależności od wyniku weryfikacji, podsumowuję produkcję: jeśli niezgodności nie było lub je poprawiłam – jest OK. Jeśli nie – jest nie OK (NOK). Tak wygląda formatka:
Formatka
Rozwiązanie tego zadania ma dwa etapy:
1. Sprawdzenie, czy w procesie produkcji wystąpiła choć jedna niezgodność
2. Sprawdzenie, czy niezgodności zostały poprawione
Po kolei omówię każdy z nich.
Niezgodności opisywane są w tabelce jako NOK. Jeśli więc jest jakikolwiek taki właśnie wpis – oznacza, że proces produkcji przebiegł błędnie i należy dokonać jakichś poprawek w produkcie. Jeśli w kolumnie Weryfikacja w naszej tabeli są same wpisy OK – to super, nic nie ruszamy.
Od strony Excela wygląda to tak, że jeśli liczba wpisów NOK jest większa niż zero (czyli jeśli jest jakikolwiek taki wpis) – należy wyświetlić informację Niezgodność. Jeśli nie – wyświetlamy OK.
Liczbę nieprawidłowośći policzymy funkcją LICZ.JEŻELI i wyświetlimy na tej podstawie odpowiedni komunikat, za pomocą funkcji JEŻELI. Formuła w komórce G4 wygląda więć tak:
=JEŻELI(LICZ.JEŻELI(C4:F4;"NOK")>0;"Niezgodność";"OK")
Po skopiowaniu jej do pozostałych komórek kolumny Weryfikacja, otrzymamy taki wynik:
Wynik weryfikacji
Po takim komunikacie użytkownik, pracownik produkcji, ma za zadanie poprawić wszystkie nieprawidłowości. I, jak to w życiu, może to zrobić lub nie. W każdym razie w kolumnie Poprawione ma zaraportować, czy to zrobił. Wstawia odpowiednią wartość: Tak lub Nie. Na tej podstawie w kolumnie Podsumowanie chcemy wyświetlić ostateczną informację o stanie wyprodukowanego artykułu.
I mamy kilka opcji:
1. Wszystko było od początku ok, więc w podsumowaniu wyświetlamy OK
2. Było nie OK, ale zostało poprawione, więc w podsumowaniu wyświetlamy OK
3. Było nie OK i nie zostało poprawione, o czym pracownik zaraportował wpisując Nie do kolumny Poprawione. W podsumowaniu wyświetlamy NOK.
4. Było nie OK i nie zostało poprawione, o czym pracownik nie zaraportował w kolumnie Poprawione. W podsumowaniu wyświetlamy NOK.
Te 4 opcje podsumujemy następującą formułą w komórce I4:
=JEŻELI(G4="OK";"OK";JEŻELI(H4="Tak";"OK";"NOK"))
Sprawdzamy w niej najpierw, czy wszystko pierwotnie było OK i ejst to dla nas sygnał, że podsumowanie też jest OK. W przeciwnym wypadku sprawdzamy, czy błędy zostały naprawione, czyli czy w kolumnie Poprawione jest Tak. Jeśli jest – wpisujemy OK. Jeśli nie – jest to dla nas sygnał, że albo nie naprawiono błędu, albo tego nie zaraportowano.
Efekt wszystkiego jest taki:
Podsumowanie produkcji
I voila! Wszystko załatwione funkcjami JEŻELI i LICZ.JEŻELI.
Poniżej wersja wideo tego wpisu:
Zapraszam Was do wzięcia udziału w bezpłatnym webinarze o datach w Excelu. Dowiecie się na nim m. in.:
1) czym są daty w Excelu?
2) jak poprawnie wpisać datę?
3) zalety excelowych dat
4) konwersja tekstu na datę
Na webinarze odpowiem również na Wasze pytania i wątpliwości dotyczące dat w Excelu.
Webinar jest bezpłatny i tradycyjnie odbędzie się tutaj:
http://malinowyexcel.pl/
Do zobaczenia!
Malina
Czyli krótko mówiąc chodzi o coś takiego:
Karty arkuszy zniknęły!!!
Panika! Nie są one ukryte, ponieważ musi być co najmniej jeden widoczny arkusz w pliku Excela.
No to co się stało, skoro nie widać żadnej karty?
Otóż została odhaczona jedna wredna opcja…
Aby ją z powrotem zahaczyć i tym samym przywrócić widoczność kart arkuszy w naszym pliku należy wejść w menu Plik/Opcje i w karcie Zaawansowane przejść do sekcji Opcje wyświetlania dla tego skoroszytu i… there it is! Pokaż karty arkuszy. Zobacz:
Opcja wyświetlająca karty arkuszy
Od tej pory karty arkuszy w naszym pliku (tak! dotyczy to tego konkretnego pliku) są już widoczne:
Karty arkuszy już są Ufff!
Ufff! Ulga
BTW: na szczęście nawet jak karty arkuszy nie widać, to działają skróty klawiszowe Ctrl + PgUp i Ctrl + PgDown, dzięki którym możesz przemieszczać się po arkuszach 
A poniżej wersja wideo tego wpisu:
Czyli znów o funkcjach zaokrąglających!
Niby proste zadanie: obliczyć łączny staż pracy pracownika, mając dane jego dotychczasowe świadectwa pracy. Skoro na takim świadectwie jest rozróżnione ile lat, miesięcy i dni pracował – to niby wystarczy prosta suma.
Otóż nie.
Z takiej sumy może nam wyjść, że pracownik pracował 65 dni, co daje nam już 2 dodatkowe miesiące i 5 dni (zgodnie z wytycznymi – miesiąc traktujemy jako 30 dni). I te 2 miesiące należy dodać do sumy miesięcy. Gorzej, jak wyjdzie nam ona 12 lub większa – wtedy mamy kolejny rok…
W tym wpisie pokażę wam, jak sobie z tym poradzić.
Chodzi o coś takiego:
Formatka
Wiemy już jak wygląda formatka, zatem do dzieła!
Mamy wpisane jakieś przykładowe dane (oczywiście podchwytliwe ;)), więc pierwszy krok, to prosta suma (komórka H4 i w dół). To będzie podstawa dalszej pracy i rozmyślań:
=SUMA(C4:G4)
Dostajemy w wyniku coś takiego:
Podsumowanie prostą SUMĄ
I oczywiście widać, że to nie wystarczy. Choćby te 65 dni powinno być zamienione na dodatkowe 2 miesiące, a dni powinno być 5. Tak samo z miesiącami i latami.
Zajmę się poszczególnymi wynikami w kolejności: dzień, miesiąc, rok, czyli od końca tabelki.
Czyli tutaj obowiązuje zasada, że jeśli liczba dni jest większa lub równa 30, to interesuje nas tylko liczba dni, która zostaje po odjęciu pełnych miesięcy. Jako pełny miesiąc rozumiemy 30 dni.
Prosto powiedzieć, ale pytanie jak to zrobić w Excelu?
Otóż weźmy sobie tę naszą liczbę 65. Można ją zapisać jako 65 = 30 + 30 + 5. Excel sam z siebie tergo tak nie rozpisze, ale będzie umiał obliczyć ile pełnych 30 mieści się w 65. Doskonale nadaje się do tego funkcja ZAOKR.W.DÓŁ.MATEMATYCZNE. Wyświetla ona liczbę zaokrągloną do podanej istotności, ale mniejszą od tej liczby.
Wiem, czarna magia :). Chodzi o to, że funkcja ta wyświetla taką liczbę, która jest podzielna przez ustalony przez nas dzielnik (istotność) i mieści się w zadanej przez nas wartości. Czyli w naszym przypadku, jeśli mamy 65 dni, to w liczbie dni chcemy wyświetlić wynik takiego działania: 65 – 60 = 5. I to 60 zwróci nam właśnie funkcja ZAOKR.W.DÓŁ.MATEMATYCZNE. Każemy jej wyświetlić liczbę mieszczącą się w 65, ale podzielną przez 30. Taką liczbą jest właśnie 60.
A ponieważ chcemy ją dojąć od ogólnej liczby dni i to tylko wtedy, gdy , to formuła w komórce I6 będzie taka:
=H6-ZAOKR.W.DÓŁ.MATEMATYCZNE(H6;30)
Funkcji tej nie muszę wrzucać w JEŻELI, ponieważ wyzeruje się ona, jeśli liczba dni będzie mniejsza od 30. Żadna bowiem taka liczba nie będzie podzielna przez 30. That’s it. Oto wynik:
Liczba „nadwyżkowych: dni
Liczbę dni mamy. Jedziemy do miesięcy.
Miesiące mają identyczną logikę, tylko jeszcze dodatkowo uwzględniają nadwyżkę dni z wiersza poniżej. I oczywiście to stanowi tutaj trudność
Czyli znowu: od sumarycznej liczby miesięcy (łącznie z nadwyżkowymi dniami!) odejmujemy pełne lata (12 miesięcy), które pochodzą też z tej sumarycznej liczby miesięcy (uff, dobrze, że jeszcze tylko rok został, bo się zapętlamy).
Tę sumaryczną liczbę miesięcy można obliczyć korzystając z poprzednich wyników: do liczby miesięcy (H5) dodać różnicę dni minus nadwyżkowe dni, podzielone przez 30 (żeby uzyskać liczbę miesięcy). Potem od tego należy odjąć liczbę lat, która z tego wychodzi, czyli tutaj znowu funkcja ZAOKR.W.DÓŁ.MATEMATYCZNE, tylko tym razem istotnością będzie 12.
Wszystko razem daje nam taką formułę w komórce I5:
=H5+(H6-I6)/30-ZAOKR.W.DÓŁ.MATEMATYCZNE(H5+(H6-I6)/30;12)
Pierwsza część tej formuły ustala ogólną liczbę miesięcy, a druga ustala ile z tych dni powinno być zgrupowane w lata. Efekt jest taki:
Liczba nadwyżkowych miesięcy
I ostatnie: łączna liczba przepracowanych lat.
Tutaj do sumy lat (H4) dodajemy lata, które nazbierały się z miesięcy i dni. Wiemy z poprzedniej formuły, że łączne miesiące to H5+(H6-I6)/30. Jeśli więc to podzielimy przez 12 i obetniemy część dziesiętną od wyniku – dostaniemy liczbę pełnych, nadwyżkowych lat. Funkcja ZAOKR.DO.CAŁK pięknie obcina miejsca dziesiętne, ponieważ zaokrągla liczbę w dół.
A więc formuła jest taka (I4):
=H4+ZAOKR.DO.CAŁK((H5+(H6-I6)/30)/12)
I w wyniku otrzymujemy już komplet danych:
Wynik
I to tyle. Dwie funkcje zaokrąglające i mamy wszystko, czego potrzebowaliśmy do szczęścia! No może jeszcze wersja wideo i plik z gotowcem do pobrania
Poniżej plik do pobrania:
Ten wpis jest nietypowy jak na mój blog, ponieważ nie zawiera żadnej technicznej informacji o Excelu, a jedynie prezentuje jego użycie w konkretnej sytuacji. Zostałam poproszona przez Mamy z kilku warszawskich osiedli o analizę ankiety o przedszkolach, do których chodzą/chodziły ich dzieci. Celem tej ankiety było stworzenie rankingu przedszkoli.
Ten wpis to właśnie pokazuje. Pokażę dziś więc jak Excela można wykorzystać na tym polu. Co ciekawe od strony technicznej – nie użyłam tutaj żadnego wykresu ;).
Bring it on!
Ankieta odbywała się on-line i składała z 11 pytań, na które można było odpowiedzieć w skali od 1 (bardzo źle) do 5 (bardzo dobrze). Aby wypełnić ankietę wystarczyło wejść na jej stronę internetową. Pytania w ankiecie były następujące:
Jak oceniasz…
Wasze głosy zbierałyśmy przez 12 dni, od 22.10.2017 do 2.11.2017. Łącznie zebrałyśmy 558 ankiet, z czego dalszej analizie podległy 304 ankiety (o tym dlaczego tak – za chwilę). Oceniałyśmy łącznie 73 przedszkola z Wesołej i okolic.
Najwięcej, bo aż 19, osób zagłosowało na przedszkole „Delfinek” w Sulejówku. Natomiast warto żebyście wiedziały, że było aż 24 przedszkola, które zostały ocenione zaledwie przez 1 osobę. Postanowiłam więc, że zestawię ze sobą przedszkola, które zostało ocenione więcej niż 5 razy. Takich przedszkoli było zaledwie 20 (z 73 – pozostałe pokażę Wam w oddzielnym zestawieniu). Średnio na każde przedszkole przypadło 10 ankiet.
Odnośnie samej analizy. Analizowałam surowe dane. Liczyłam średnią ze wszystkich odpowiedzi w danym przedszkolu i w ten sposób powstała średnia ocena ogólna. To samo zrobiłam też dla każdego pytania oddzielnie. Liczyłam prostą średnią, ponieważ ankiet było bardzo mało, więc gdybym odjęła jeszcze np. skrajne wyniki, musiałabym odrzucić kolejne przedszkola…
Zapytacie pewnie: czemu wzięłam pod uwagę tylko 304 ankiety, skoro było ich aż 558?
Zrobiłam tak ze względu na to, że zauważyłam, iż ktoś próbował manipulować wynikami. 254 ankiety, które odrzuciłam, dotyczyły zaledwie jednego przedszkola (a przypominam, że w pozostałych maksymalna liczba ankiet, przypadająca na 1 przedszkole to było 19!). Sam ten fakt mnie zdziwił.
Zaczęłam więc drążyć temat i okazało się, że:
Po odrzuceniu tych najlepszych ankiet, okazało się, że średnia ocen z pytań wyszła zaledwie 3,7. Ponieważ nie mogłam uznać większości ankiet tego przedszkola za wiarygodne, a nie byłam w stanie dojść do tego, który wynik jest prawdziwy – całkowicie wyłączyłam to przedszkole z analizy.
Ciekawi mnie tylko jedna rzecz: z jakiego powodu ktoś miałby manipulować tymi danymi? Hmmm… Jak widać powód jest, skoro ten ktoś tak się w to zaangażował.
Ok, teraz najważniejsze, czyli same wyniki (na końcu artykułu znajdziecie plik do pobrania z tymi wynikami). Żadnych wyników nie będę komentowała – wyciąganie wniosków to już indywidualna sprawa każdej z Was.
Mam tylko do Was prośbę: jak będziecie na nie patrzyły – miejcie proszę świadomość, że są one zupełnie surowe i liczba oddanych głosów na przedszkola była zupełnie różna. Nie można więc porównać ich jedną miarą. Dla ułatwienia – obok każdego przedszkola, w nawiasie podałam liczbę ocen danego przedszkola.
Dodatkowo, tak jak już wcześniej wspomniałam, analizę podzieliłam na 2 części: 1) przedszkola z liczbą ankiet większą niż 5 i 2) przedszkola z liczbą ankiet mniejszą lub równą 5. Po takim podziale zostały mi zaledwie 2 miejscowości do „dużej” analizy: Warszawa i Sulejówek, dlatego jest ona tylko dla nich. Zestawiałam też przedszkola o mniejszej liczbie głosów i je zgrupowałam w Warszawę i pozostałe.
Najlepiej pokazuje to poniższy diagram:
PS Pisząc „Warszawa” mam na myśli te osiedla, które do niej przynależą (np. Wesoła, Rembertów, Stara Miłosna).
Zacznę od oceny ogólnej, a potem zejdę do szczegółów, czyli oceny poszczególnych pytań.
Tal wygląda ranking przedszkoli w Warszawie:
Warszawa, ankiet >5: średnie oceny ogólne
A tak w Sulejówku:
Sulejówek, ankiet >5: średnie oceny ogólne
A teraz średnia odpowiedzi na poszczególne pytania dla Warszawy:
Warszawa, ankiet >5, cz. 1
Warszawa, ankiet >5, cz. 2
I dla Sulejówka:
Sulejówek, ankiet >5, cz.1
Sulejówek, ankiet >5, cz.2
I tutaj podzieliłam wyniki na Warszawę i pozostałe miejscowości.
Warszawa:
Warszawa, ankiet ≤ 5, cz.1
Warszawa, ankiet ≤ 5, cz.2
I to samo dla pozostałych miejscowości:
Pozostałe miejscowości, ankiet ≤ 5, cz.1
Pozostałe miejscowości, ankiet ≤ 5, cz.2
I to tyle. Mam nadzieję, że ranking, który wspólnie zrobiłyśmy będzie choć trochę pomocny dla osób posyłających wkrótce swoje dzieci do przedszkola.
A tutaj możecie pobrać plik z tą samą analizą w Excelu – z pewnością będzie łatwiej oglądać wyniki
Ranking Przedszkoli Wesoła i okolice dw.xlsx
Może być kilka sytuacji, w których się tak dzieje. Przychodzą mi do głowy dwie, a mianowicie:
W pierwszym przypadku Excel próbuje „ułatwić nam życie” i domyśla się, że chcemy wpisać datę 1.10.2017 i na taką datę zmienia nam numer FV. Dotyczy to oczywiście numerów FV do 12, bo tyle mamy miesięcy. Jak wpiszemy 2017/25 to nic się nie stanie.
I to jest ok, po prostu trzeba mieć świadomość tego, że tak się dzieje. Rozwiązaniem będzie tutaj wpisanie apostrofu przed takim numerem, czyli coś takiego:
'2017/10
Excel potraktuje ten wpis jak tekst i nie ruszy go.
Gorzej jest w drugiej sytuacji, gdy już mamy w Excelu dany, co gorsza jak mamy ich bardzo dużo. Co wtedy?
Tutaj już trzeba z tej daty odzyskać numer FV za pomocą funkcji. I o tym będzie w tym wpisie.
Oczywiście założenie jest takie, że wszystkie numery FV mają taką samą strukturę, czyli zostały identycznie potraktowane przez Excela. Tak, jak opisałam wyżej.
W takiej sytuacji mamy 2 opcje: albo Excela zamienił numer FV na datę (np. 2017/10), albo zostawił w spokoju i wyświetlił jak tekst (np. 2017/28). Nasza formuła musi więc się zabezpieczyć na obie te ewentualności, czyli:
Czyli nasze dane wyglądają tak:
Formatka
I to właśnie załatwi taka formuła:
=JEŻELI(CZY.LICZBA(B4);ROK(B4)&"/"&TEKST(MIESIĄC(B4);"00");B4)
Tak to wygląda po skopiowaniu formuły w dół:
Numer odzyskany
Funkcja JEŻELI decyduje co robić. Jest to najbardziej zewnętrza część naszej formuły.
W środku niej mamy funkcję CZY.LICZBA. która sprawdza, czy nasz „Nr FV” jest datą (czyli liczbą), czy nie. Jeśli jest – tworzymy porządny numer FV, który jest tekstem. I robimy to następująco: wyciągamy z daty rok (funkcja ROK), i za pomocą operatorów & doklejamy do tego znak ukośnika. A potem jeszcze tylko doklejamy do tego miesiąc, wyciągnięty z daty za pomocą funkcji MIESIĄC.
I tyle. Cały trik :). Często nie ma innej rady na poradzenie sobie z takimi kwiatkami i excelową wyobraźnią niż właśnie za pomocą funkcji. Ale najważniejsze, że można sobie z tym poradzić.
Po skopiowaniu formuły do wszystkich numerów FV – warto jeszcze skopiować tę formułę i wkleić ją specjalnie jako wartości do kolumny z pierwotnymi numerami FV. Nie ma bowiem potrzeby trzymać dwóch wersji, zwłaszcza formuł, które swoje ważą i spowalniają działanie pliku.
Żeby wkleić specjalnie, najpierw te formuły trzeba skopiować, a następnie kliknąć prawym przyciskiem myszy tam, gdzie chcemy je wkleić i z menu kontekstowego wybrać przycisk „123”:
Wklejanie specjalne wartości
I wszystko do kupy wygląda tak (po usunięciu kolumny roboczej):
Wynik
I wszystko. Na koniec jeszcze wersja wideo tego rozwiązania i plik z formułą do pobrania:
To już któryś z kolei wpis o zależnych listach rozwijanych. Dziś jednak będzie trochę inaczej, ponieważ samych list nie będę tykać, tylko pokażę jak skasować wpis na zależnej liście rozwijanej, po zmianie wyboru z pierwszej listy (tej, od której jest zależna).
Formatka jest prosta: potrzebujemy dwóch list rozwijanych (żółte pola): pole kategorii i pole podkategorii:
Formatka
Po wyborze kategorii, do pola podkategorii wczytuje się odpowiednia lista rozwijana, w zależności od wyboru kategorii (o tym, jak to zrobić pisałam np. tutaj). Problem jednak polega na tym, że jak wybierzemy jakąś kategorię i podkategorię, a potem zmienimy kategorię – wybrana wcześniej podkategoria zostanie i, oczywiście, nie będzie pasowała do nowej kategorii. Można ją oczywiście wykasować, ale mi chodzi o to, aby trochę użytkownika wyręczyć i zrobić, aby Excel sam kasował wartość podkategorii, gdy zmieni się kategoria. Natomiast to już jest pole do popisu dla VBA i o tym będzie dzisiejszy wpis.
Zanim jednak przejdziemy do VBA – nazwijmy żółte komórki. Lubię to robić, zwłaszcza w VBA, ponieważ jak powołuję się na nazwę komórki, jestem wtedy niezależna od jej adresu.
Najprostszą metodą na nazwanie komórki jest zaznaczenie jej i wpisanie nazwy do pola nazwy (pole po lewej stronie od paska formuły). Na obrazku zaznaczyłam komórkę C3 (kategoria) i w polu nazwy nadałam jej nazwę Kategoria. Nadanie nazwy trzeba zatwierdzić Enterem:
Nadawanie nazwy komórce
To samo trzeba zrobić dla komórki C5 – ja jej nadałam nazwę Podkategoria.
Jak już to mamy zrobione – można przejść do pisania makra, a konkretnie zdarzenia arkusza.
Właśnie, nasze makro będzie zdarzeniem, czyli powiemy Excelowi, żeby za każdym razem, jak zmieni się konkretna komórka (Kategoria) – kasował wartość innej komórki (Podkategorii). Ma to robić „sam z siebie”, czyli nie będziemy naciskać żadnego przycisku, żeby takie coś się stało. To jest właśnie zdarzenie.
Żeby takie zdarzenie stworzyć, należy:
1. Otworzyć edytor makr, najlepiej skrótem klawiszowym Alt + F11.
2. Następnie na liście VBAProject kliknąć dwa razy w arkusz, w którym takie zdarzenie ma powstać. U mnie jest to arkusz Dane.
3. Następnie w oknie, które pojawi się po prawej stronie, z lewej górnej listy rozwijanej należy wybrać Worksheet, a z prawej – Change.
W ten sposób utworzymy procedurę zdarzenia arkusza, działającą na zmianę w tym arkuszu (Private Sub Worksheet_Change). Tekst, który pojawi się w okienku – zostawiamy, a w jego środek będziemy wpisywać kod makra.
Efekt i kroki postępowania pokazuje poniższy obrazek:
Tworzenie procedury zdarzenia
A sam kod, który trzeba wpisać, jest taki:
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
If Target.Address = Range("Kategoria").Address Then
Range("Podkategoria").ClearContents
End If
End Sub
Makro sprawdza, czy adres zmienianej komórki (Target) jest adresem komórki, którą nazwaliśmy Kategoria. Jeśli jest – makro kasuje zawartość komórki Podkategoria. I cała filozofia
Efekt jest taki, że jak zmienimy kategorię – od razu zostanie skasowana podkategoria, czyli dokładnie to, o co chodziło :).
Oto wersja wideo tego rozwiązania:
I plik z gotowym kodem do pobrania:
Powiązane wpisy:
Ostatnio ciągle piszę o zdarzeniach w Excelu i ten wpis również o tym będzie. Chodzi o to, żeby plik zawsze otwierał się na konkretnym arkuszu.
Czyli mamy plik np. z 4 arkuszami i chcemy, aby zawsze otwierał się on na arkuszu „Dane”, tak, jak na obrazku poniżej:
4 arkusze w pliku
Aby to osiągnąć, należy stworzyć zdarzenie skoroszytu w VBA.
Czyli należy:
1. Wejść do edytora Visual Basica (Alt + F11)
2. Kliknąć dwukrotnie na „Ten skoroszyt” w okienku VBAProject (obrazek poniżej), w „odnodze” drzewka dotyczącej naszego pliku:
Tworzenie zdarzenia skoroszytu – cz.1.
3. W okienku, które pojawi się po prawej stronie, z lewej listy rozwijanej wybierz Workbook, a z prawej listy Open:
Tworzenie zdarzenia skoroszytu – cz.2.
4. Teraz trzeba tylko wpisać następujący kod w procedurze Workbook_Open:
ThisWorkbook.Sheets("Dane").Activate
5. I na koniec bardzo ważna sprawa – należy zapisać plik jako plik z obsługą makr, czyli z rozszerzeniem *.xlsm lub *.xlsb.
Od tej pory nawet jak zapiszemy plik z aktywnym innym arkuszem, jak tylko go ponownie otworzymy (z włączoną obsługą makr!) – otworzy się w arkuszu Dane.
Tyle. Mam nadzieję, że się przydało
I wersja wideo:
Dla części z Was to codzienność.
Dla części to zupełna nowość.
A dla części – dobrze wiedzieć.
Adresowanie komórek, dolary, blokowanie, zamrażanie czy jakkolwiek to nazwiemy, jest niewątpliwie absolutnym MUST HAVE dla każdego użytkownika Excela. Dlatego najbliższy webinar będzie właśnie o tym:
– czym jest adresowanie?
– jak, kiedy i po co tego używać?
– nazywanie komórek jako alternatywa.
Kiedy?
Wtorek, 21 listopada 2017
Gdzie?
http://malinowyexcel.pl/webinar/
Jeśli znasz kogoś, kto mógłby być zainteresowany tym webinarem – udostępnij proszę ten wpis. Dziękuję i do zobaczenia
Do zobaczenia i pozdrawiam
Malina
Ostatnio, w tym wpisie, pokazałam jak sprawić, żeby wpis na zależnej liście rozwijane sam się kasował, gdy tylko zostanie zmieniona wartość kategorii, czyli komórki, od której nasza lista rozwijana zależy. Wszystko fajnie, natomiast rozwiązanie to uwzględniało, że mamy tylko dwie komórki: z kategorią i podkategorią. Problem zaczyna się pojawiać, gdy tych komórek mamy więcej – całą listę. Taką sytuację pokazuje poniższy rysunek:
Formatka
Czyli chodzi o to, że jak zmienię wartość listy rozwijanej w kolumnie B – ma się wykasować wartość Podkategorii (kolumna C) z odpowiedniego wiersza. Znamy kolumnę komórki, która ma zostać wykasowana (C), ale nie znamy wiersza, gdyż zależy on od tego, którą komórkę wybierze użytkownik. Na tym właśnie polega cała trudność tego zadania.
Do jego rozwiązania znów posłużę się VBA, oczywiście zdarzeniem, ale tym razem będzie ono bardziej skomplikowane. Użyję do tego konstrukcji warunkowej IF (odpowiednik arkuszowej funkcji JEŻELI), właściwości Cells zakresu i jeszcze kilku innych trików
I znowu, aby rozwiązać to zadanie, należy wejść do edytora Visual Basica, czyli:
1. Otworzyć edytor makr, najlepiej skrótem klawiszowym Alt + F11.
2. Następnie na liście VBAProject kliknąć dwa razy w arkusz, w którym takie zdarzenie ma powstać. U mnie jest to arkusz Dane.
3. Następnie w oknie, które pojawi się po prawej stronie, z lewej górnej listy rozwijanej należy wybrać Worksheet, a z prawej – Change.
W ten sposób utworzymy procedurę zdarzenia arkusza, działającą na zmianę w tym arkuszu (Private Sub Worksheet_Change). Tekst, który pojawi się w okienku – zostawiamy, a w jego środek będziemy wpisywać kod makra.
Efekt i kroki postępowania pokazuje poniższy obrazek:
Tworzenie zdarzenia
A sam kod, który trzeba wpisać, tym razem jest taki:
If Target.Column = 2 Then
Cells(Target.Row, Target.Column + 1).ClearContents
End If
Czyli najpierw sprawdzamy, czy komórka, w której dokonujemy zmian (Target) jest w kolumnie nr 2 naszego arkusza, czyli B. Jeśli tak – trzeba namierzyć komórkę obok i za to odpowiada instrukcja Cells. Jest to coś w stylu arkuszowej funkcji INDEKS, której tutaj podajemy wiersz i kolumnę komórki, która nas interesuje. I tak wiersz będzie taki sam, jak naszej zmienianej komórki (Target.Row), a kolumna będzie o jeden większa, czyli Target.Column + 1.
Warto na końcu wspomnieć, że to rozwiązanie, genialne w swojej prostocie, ma tę wadę, że jeśli zmienimy jakąkolwiek wartość w kolumnie B – usuniemy wartość w komórce obok. W żaden sposób nie jest bowiem sprawdzane, czy komórka w kolumnie B ma listę rozwijaną. Można to oczywiście zrobić, natomiast będzie to wymagało zdecydowanie więcej kombinowania, więc postanowiłam to pominąć. A myślę, że i tak zaprezentowane rozwiązanie wystarczy :).
I wszystko. Jak zwykle proste, jak już się wie jak zrobić :). Jeśli Ci się przyda to rozwiązanie – mam do Ciebie prośbę: pomóż mi szerzyć excelową wiedzę i podeślij swoim znajomym linka do tego wpisu. Może to rozwiązanie też im się przyda i ułatwi ich życie? Dziękuję
I wersja wideo, na której możesz na żywo zobaczyć, jak działa moje rozwiązanie.
Temat, który pojawił się na webinarze o listach rozwijanych i powtarza się w wielu mailach, które do mnie piszecie. Listy rozwijane już umiemy tworzyć (opisuję to choćby tutaj). Ten temat powtarzał się na blogu wieeele razy. Jednak do tej pory opisywałam listy, które mają statyczne źródło. Dziś odpowiem na pytanie o to, co zrobić, żeby źródło listy rozwijanej się powiększało?
Omówię to na prościutkim przykładzie: mamy listę rozwijaną, z której chcemy wybrać dział, w którym pracuje dany pracownik. Natomiast chcemy mieć możliwość dopisywania działów i nasza lista ma te nowe działy uwzględnić.
Tak wygląda formatka:
Formatka
Trik jest bardzo prosty, tylko jak zwykle trzeba o nim wiedzieć :). Chodzi o to, aby źródło listy rozwijanej było obiektem tabela. Potem samo idzie
Zobaczmy to dokładniej.
Chcemy, aby źródło listy rozwijanej było tabelą (nawet jeśli jednokolumnową). Aby stworzyć z danych tabelę, należy ustawić się w tych danych (u nas to zakres D3:D10) i użyć skrótu klawiszowego Ctrl + t. Po zatwierdzeniu okienka tworzenia tabeli dostaniemy taki obrazek:
Gotowa tabela
Oczywiście kolorki tego cuda można sobie pozmieniać.
Jedną z właściwości obiektu tabela jest to, że zwiększa swój zakres po dopisaniu do niej danych. Tę właściowość wykorzystamy w liście rozwijanej (krok 2.).
Aby ją stworzyć najpierw należy:
1. Zaznaczyć komórki, w których ma ta lista się pojawić. U nas jest to żółta komórka B4.
2. Następnie wybrać z menu Dane/ Sprawdzanie Poprawności.
3. Pojawi się okienko sprawdzania poprawności, z którego wybieramy, że dozwoloną wartością ma być lista.
4. W polu Źródło wskazujemy natomiast naszą tabelę, którą stworzyliśmy w poprzednim kroku, a konkretnie te wpisy, które mają się pojawić na liście, czyli D4:D10. KOmplet informacji pokazuje poniższy obrazek:
Tworzenie listy rozwijanej
Powstanie nam oczywiście lista rozwijana w komórce, natomiast będzie miała ona interesującą nas właściwość – jej źródło będzie dynamiczne, czyli jak dopiszemy nowy dział do spisu działów – pojawi się on na liście rozwijanej w żółtej komórce. Prezentuje to obrazek poniżej:
Wynik – dopisany nowy dział
I tyle! Proste? I hope ;). Komu pomogłam to dajcie proszę znać w komentarzu
Poniżej wersja wideo tego triku:
Dzisiaj króciutko o tym jak os dumy wartości w komórkach odjąć 1, za każdym razem, jak w komórce wystąpi określone słowo, np. „brak”. Artykuł ten jest odpowiedzią na pytanie Pawła, który właśnie miał taki case do rozwiązania. Jedyne co zmieniłam, to słowo: u Pawła było „b/ś”, a ja dałam „brak”, bo tak mi bardziej pasuje. Oczywiście słowo może być dowolne – trzeba je tylko wpisać do formuły
Oto formatka:
Formatka
Do dzieła!
Tak na prawdę do zrobienia jest jedna krótka formułka. Zdefiniujmy sobie problem jeszcze raz: od sumy wszystkich wartości należy odjąć liczbę wystąpień słowa „brak” na liście z wartościami.
Sumę wszystkich policzy po prostu funkcja SUMA, a liczbę wystąpień słowa „brak” – funkcja LICZ.JEŻELI.
Sama formuła w komórce C3 wygląda więc następująco:
=SUMA(C4:C13)-LICZ.JEŻELI(C4:C13;"brak")
Króciutkie wyjaśnienie”: funkcja LICZ.JEŻELI liczy w tym wypadku liczbę wystąpień słowa „brak” w zakresie wskazanym w jej pierwszym argumencie.
Suma wartości w przykładzie wynosi 37, a po odjęciu dwóch „braków” dostajemy w wyniku liczbę 35.
Taka prosta rzecz, a cieszy
Wynik
A tutaj film, pokazujący pisanie formuły krok po kroku:
I plik z gotową formułą do pobrania:
MalinowyExcel Niestandardowe zmiejszanie Sumy w zależności od wpisu obok dw.xlsx
Ten wpis wziął się z realnej potrzeby (jak w sumie wszystkie wpisy na moim blogu ;)) określenia konkretnych dni, w których pracownik nabywa prawo do konkretnych okresów wypowiedzenia. Na podstawie art. 36 KP, w zależności od czasu, jaki pracownik przepracował w danej firmie przysługuje mu okres wypowiedzenia określonej długości:
Jest tak w przypadku umowy na czas określony i nieokreślony (po szczegóły prawne odsyłam do KP – ja prawnikiem nie jestem, więc wpis ten nie jest poradą prawną).
W tym wpisie pokażę Wam jak w Excelu można określić daty, w których pracownik nabywa prawa do tych okresów wypowiedzenia. Użyję jednej prościutkiej funkcji, aby to określić. BTW: uwielbiam ją za swoją potęgę i prostotę :). A tak wygląda formatka:
Formatka
Czyli do komórki C6 wystarczy wpisać datę podpisania umowy, a kalkulator sam na wyliczy daty nabycia praw do konkretnych okresów wypowiedzenia (C9 i C10).
„Tyle i tylko tyle”
Pierwszą rzeczą, o jakiej trzeba pamiętać to to, aby prawidłowo wpisać datę do arkusza. Polecam wpisać ją w formacie: rrrr-mm-dd. To powinno zadziałać. Jeśli nie zadziała, to zerknij w prawy dolny róg swojego ekranu (na pewno często tam zaglądasz, zwłaszcza pod koniec dnia pracy ;)) i wpisz datę tak, jak tam jest. Wtedy na pewno będzie dobrze.
Na moim komputerze wygląda to tak:
Prawy dolny róg ekranu
Więc ja mam książkowo (ale sobie tak ustawiłam). W systemie operacyjnym Windows 10 domyślnym formatem daty jest data „po polsku”, czyli w takim formacie: dd.mm.rrrr. Jeśli masz taką datę – wpisz tak i zadziała.
Najważniejsze jest, aby po wpisaniu data została wyrównana do prawej strony. Jeśli tak będzie – jesteśmy w domu, bo mamy pewność, że wpisaliśmy datę, a nie tekst, który wygląda jak data. Jeśli tak się stało – możemy jechać dalej.
Prawo do miesięcznego okresu wypowiedzenia pracownik nabywa po 6 miesiącach pracy. Czyli kolejny dzień po przepracowaniu 6 miesięcy to jest nasza szukana data. Przykładowo jeśli pracownik został zatrudniony 2018-02-13, to 6 miesięcy minie mu 2018-02-12. Szukaną datą będzie więc 2018-08-13.
Po excelowemu robimy to tak, że do naszej daty zatrudnienia dodajemy 6 miesięcy. Funkcją, która jest do tego dedykowana jest funkcja NR.SER.DATY. Ona to właśnie robi: dodaje określoną liczbę miesięcy do daty. U nas trzeba dodać 6, więc formuła w komórce C9 jest następująca:
=NR.SER.DATY(C6;6)
Gdzie w pierwszym argumencie tej funkcji (C6) jest data zatrudnienia, a w drugim – liczba miesięcy, którą należy do niej dodać. Wszystko. Taki mamy tego efekt:
Data po 6 miesiącach
Tutaj sytuacja będzie analogiczna technicznie, tylko dodawać będziemy 3*12 miesięcy, czyli 36 miesięcy. Po 3 latach bowiem pracownik nabywa prawo do trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia.
Taka będzie formuła w komórce C10:
=NR.SER.DATY(C6;3*12)
Oczywiście w drugim argumencie możesz wpisać 36. Ja lubię widzieć skąd się wartość bierze, więc pozwoliłam Excelowi rozwiązać to skomplikowane działanie ;). Wynik otrzymamy taki:
Wynik
Tyle! Bardzo proste i skuteczne użycie funkcji NR.SER.DATY. Mam nadzieję, że pomogłam
Tutaj wersja wideo zaprezentowanej metody:
A tutaj plik do pobrania:
Niedawno pokazywałam Wam sposób na to, aby można było dopisać wartości do źródła listy rozwijanej w komórce i żeby ta lista automatycznie aktualizowała się o te wprowadzone wartości. Sposób był prościutki – trzeba było oprzeć źródło listy na obiekcie tabela i samo poszło.
Szybko jednak złożyliście reklamacje ;), że zaprezentowany przeze mnie sposób działa tylko w arkuszu, w którym są zarówno lista jak i jej źródło. Prawda jest jednak taka, że najczęściej źródło listy umieszczamy w innym arkuszu (najczęściej dodatkowo ukrytym, ale to akurat nie ma tutaj znaczenia). I pokazany przeze mnie sposób już wtedy nie działał. Czyli sytuacja była identyczna, jak w starszych wersjach Excela (sprzed 2010 – pamiętacie?:>), że nie można było wskazać źródła listy rozwijanej, która była w innym arkuszu. Po prostu Excel, z poziomu sprawdzania poprawności (mechanizm listy rozwijanej) nie chciał przejść do innego arkusza.
Oczywiście użytkownicy szybciutko znaleźli sposób na obejście tego ograniczenia… Dokładnie ten sam sposób zastosujemy teraz.
Zachęcam do lektury!
Formatka tym razem wygląda nieco inaczej, ponieważ źródło listy rozwijanej jest w innym arkuszu (Źródło) niż formatka (Dane):
Formatka, arkusz Dane
Formatka, arkusz Źródło
Formatkę mamy, zatem do dzieła!
Cały trik polega na… nazwaniu zakresu, który ma być źródłem do listy rozwijanej. Dokładnie tak samo, jak w starszych wersjach Excela. Tam też to działało.
Może się to wydawać trochę dziwne, ponieważ nasze źródło już jest nazwane! Jest to bowiem obiekt tabela, który sam z siebie ma przecież nazwę. Problem jednak polega na tym, że jak tę nazwę wpiszemy do źródła listy rozwijanej – nic z tego nie wyjdzie.
Jedyną metodą, która tutaj zadziała jest nazwanie kolumny tabeli, która ma być szukanym źródłem. Jak to zrobić? Najprostsza metoda nadawania nazw w tym wypadku nie zadziała, ponieważ jak zaznaczymy naszą tabelę, to w polu nazwy pojawi się jej nazwa. A wiemy, że tejże nie możemy wpisać do sprawdzania poprawności.
Trzeba więc posłużyć się menedżerem nazw. Aby do niego wejść należy skorzystać ze skrótu klawiszowego Ctrl + F3, albo z menu wybrać Formuły/ Menedżer nazw. Pojawi się następujące okienko, w którym należy kliknąć przycisk Nowy:
Menedżer nazw
Po kliknięciu tego przycisku przejdziemy do okienka, w którym będziemy definiować nazwę zakresu, którą użyjemy w źródle listy rozwijanej. Ja ten zakres nazwę Zrodlo, a odwoływać się będzie on do zakresu tbZrodlo[Źródło listy] (opis ten uzyskasz po po prostu poprzez wskazanie zakresu B4:B10):
Tworzenie nowej nazwy
Po naciśnięciu OK nazwa została nadana i wskoczy ona do okienka Menedżera nazw. I to tyle. Nazwa nadana, więc możemy iść do kolejnego etapu. Teraz będzie już z górki
Samo tworzenie listy wygląda identycznie, jak do tej pory.
1. Najpierw zaznaczamy komórkę (lub zakres), w którym chcemy mieć listę
2. Następnie idziemy do menu Dane/ Sprawdzanie poprawności i wybieramy jako wartość dozwoloną Lista, a jako jej źródło wpisujemy utworzoną przed chwilą nazwę (koniecznie pamiętając o znaku równości!!!):
Tworzenie listy rozwijanej
Efektem będzie oczywiście lista rozwijana, ale nie byle-jaka! Jeśli teraz dopiszemy jakiś nowy dział do listy z działami w arkuszu Źródło – nasza lista rozwijana się o ten dział powiększy!
Taki jest efekt końcowy:
Wynik
Fajne? Mam nadzieję, że tak i że pomogłam.
Jeśli wolisz wersję wideo – oto ona:
Jest wiele sytuacji, jakie chcemy przedstawić na wykresie, natomiast jak zaczniemy się zabierać do dzieła, to okazują się one niemożliwe. Przynajmniej na pierwszy rzut oka. I tak w tygodniu przed świętami otrzymałam dwa totalnie różne pytania, które posiadały jednak bardzo podobną excelową odpowiedź. Pomyślałam, że skoro kilka osób w tym samym czasie tego potrzebowało, to może jeszcze komuś z Was może się to przydać, więc napisałam o tym wpis.
Jedno pytanie padło od czytelnika, a drugie od uczestników szkolenia o dashboardach, które prowadziłam. Czytelnik chciał wiedzieć jak na wykresie porównać liczbę zgłoszeń do określonego fachowca, w podziale na miasta, do łącznej liczby zgłoszeń. Uczestników szkolenia natomiast interesowało w jakim stopniu pewni wykonawcy są zależni finansowo od ich firmy, i to w podziale na lata.
Każdy chciał upiec dwie pieczenie przy jednym ogniu i pokazać dwa wykresy na jednym wykresie. W każdym przypadku nie było to możliwe tradycyjnymi metodami. Dla każdego jednak wystarczyło zastosować pewien sprytny wykresowy trik, który postanowiłam dla Was opisać w tym wpisie.
Na tapetę wzięłam sytuację, gdy interesuje nas liczba zgłoszeń do wybranych fachowców w różnych miastach: krawcowej, hydraulika, stolarza i fryzjera. Tę liczbę zgłoszeń chcemy docelowo porównać do liczby wszystkich zgłoszeń do takich fachowców. Czyli docelowo chcielibyśmy otrzymać taki wykres:
Wykres wynikowy
W tym wpisie pokażę Wam, jak to zrobić
Formatka to zwykła tabelka dzieląca fachowców na lokalizacje (miasta) i wygląda następująco:
Formatka
Ważne jest tutaj to, że ogólna liczba zgłoszeń nie jest prostą sumą zgłoszeń do naszych fachowców. Nie wystarczy więc po prostu wyświetlić jej w dodatkowej etykiecie. Idealnie więc byłoby uzyskać wykres, który porównuje liczbę zgłoszeń w podziale na lokalizację do łącznej liczby zgłoszeń. Czyli coś takiego:
Idealne rozwiązanie
Problem jest jednak taki, że rozwiązanie to łączy w sobie 2 typy wykresów: kolumnowy grupowany i kolumnowy skumulowany. A niestety tych dwóch typów Excel nie pozwala nam narysować na jednym wykresie ;(. Chce je połączyć w jeden wykres, a szkoda. Musimy sobie więc poradzić nieco inaczej. Konkretnie uzyskamy taki efekt, jak pokazywałam na początku wpisu. Nie jest to idealnie to, co na rysunku powyżej, ale ma taki sam sens i, co ważne, można to zrobić na jednym wykresie. Trzeba jednak nieco pokombinować… :). O tym kombinowaniu będzie oczywiście ten wpis.
Zacznijmy od najprostszego, czyli w ogóle od stworzenia wykresu. Żeby było co przerabiać. Czyli:
1. zaznacz dane (B3:B8 i D3:G8)
2. utwórz wykres kolumnowy skumulowany (Wstawianie/ Wykres kolumnowy/ Skumulowany)
W wyniku otrzymasz coś takiego (kolory mogą się różnić – są zależne od schematu kolorów w Twoim Excelu):
Wykres zaraz po utworzeniu
Na tym wykresie jest wiele niedoróbek i teraz będziemy je likwidować.
Po pierwsze chcemy, aby na oddzielnej kolumnie były zawody, nie miasta. Żeby to zrobić zastosujemy bardzo prosty myk. Po zaznaczeniu wykresu, w menu Projektowanie kliknij przycisk Przełącz wiersz/ kolumnę. Otrzymasz coś takiego:
Wykres po przełączeniu wiersz/kolumna
Wow! Jeszcze gorzej :). Ale jakby się temu bliżej przyjrzeć, to wystarczyłoby tylko odciąć żółtą serię danych i już połowa pracy zrobiona, ponieważ pozostałe serie danych są ok. Samo odcięcie tej serii jednak nie wystarczy, ponieważ przecież chcemy ją przedstawić na wykresie, tylko nie w ten sposób. Zamieńmy więc typ wykresu żółtej serii danych (liczba wszystkich zgłoszeń) na liniowy (albo na punktowy – też będzie OK). Aby to zrobić, należy:
1. zaznaczyć ją (nie jest to konieczne, ale wygodne)
2. kliknąć na nią prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybrać Zmień typ wykresu seryjnego. Pojawi się następujące okienko (od wersji 2013), w którym należy zmienić typ wykresu dla liczby zgłoszeń (nasz żółty) i wybrać liniowy (lub liniowy ze znacznikami od razu).
Zmiana typu wykresu liczby zgłoszeń
Uwaga! W zależności od wersji Excela te kroki mogą wyglądać nieco inaczej (ja korzystam tutaj z 2013). Koncepcja jednak będzie taka sama w każdej z nich.
Po zatwierdzeniu otrzymujemy coś takiego:
Zmieniony typ wykresu
Nadal źle, ale już nie tak bardzo. Przynajmniej widać, że żółte są wyżej niż kolumny. Jednak nie potrzebujemy tej żółtej kreski nad danymi. Przydałyby się tylko punkty, a najlepiej kolumny, które są tak wysokie, jak te żółte punkty „przegięcia”.
Ok. Pozbądźmy się zatem żółtej linii i zastąpmy ją znacznikiem (przy okazji zmienimy kolor na fioletowy). Aby to zrobić:
1. Zaznacz żółtą linię i wejdź do jej opcji (np. Ctrl + 1).
Uwaga! Znów w zależności od wersji Excela okienka będą się różnić, jednak każde zawiera te same opcje.
2. W okienku, które się pojawi ustaw linię na brak linii
Ustawienia linii
3. Teraz w ustawieniach znacznika, wybierz typ (np. linia czy kwadrat), kolor wypełnienia i obramowania (u mnie: fioletowy) oraz szerokość obramowania 3 pt:
PS. Te ustawienia dostosuj wg swoich upodobań, ja podałam przykładowe. Można równie dobrze w ogóle nie wyświetlać znacznika.
Ustawienia znacznika
Efekt będzie taki (po usunięciu osi pionowej, linii siatki i przerzuceniu legendy na prawą stronę i zmianie tytułu wykresu):
Znaczniki po przeróbkach
W sumie to nawet na tym etapie ten wykres można byłoby zostawić – moim zdaniem jest ok, ponieważ pokazuje to, co ma pokazywać.
Żeby jednak uzyskać efekt kolumn pokazujących łączną liczbę zgłoszeń – należy zastosować jeszcze jeden trik. Są to słupki błędów.
Tak, oto cały sekret. Słupki błędów (what?!;)) to bohaterowie naszego wykresu, a moją niekwestionowaną mistrzynią ich użycia jest Leila Gharani (znaleźć ją możesz tutaj). Na szczęście nie musimy się wgryzać w sens ich istnienia ;), ważne, żeby wiedzieć jak je wykorzystać do naszych potrzeb. Najpierw je dodajmy, a potem oczywiście będziemy modyfikować.
Dodajemy je do wykresu liniowego, czyli:
1. zaznacz wykres liniowy (fioletowe kwadraciki)
2. z plusika obok wykresu (wersje 2013 i wyższe, menu Układ w niższych wersjach Excela) wybierz Słupki błędów i od razu wejdź do ich ustawień (np. zaznacz wybrany i Ctrl + 1), i tam wybierz:
a) kierunek: minus
b) styl końca: bez zakończenia
c) wielkość błędu: niestandardowa, kliknij Określ wartość i wskaż zakres komórek, które mówią o łącznej liczbie zgłoszeń (D8:G8)
Ustawienia słupków błędów
Teraz troszkę formatowania dla słupków, czyli niech będą linią ciągłą, nadajmy im kolor (fioletowy) i szerokość (np. 7 pt). MOżna jeszcze dorzucić etykiety danych (np. do łącznej liczby zgłoszeń).
Po tych wszystkich zmianach nasz wykres jest już wreszcie gotowy i wygląda tak:
Wykres wynikowy
Moim zdaniem super i mam nadzieję, że Ci pomogłam
Oraz film:
