Czyli omijanie niedociągnięć Excela

Zwłaszcza w dużych, tj. długich i/lub szerokich arkuszach często korzystamy z autofiltru albo grupowania danych. Oba te sposoby w szybki i łatwy sposób umożliwiają ukrycie niepotrzebnych w danej chwili danych, a potem szybkie ich pokazanie (o grupowaniu mówiłam dużo podczas webinaru Przydatne narzędzia). Oto przykłady użycia tych narzędzi:

Gdy kopiujemy dane przefiltrowane – wszystko pięknie działa, ponieważ kopiujemy tylko widoczne komórki. Domyślnie. Gdy jednak to samo chcemy zrobić na danych zgrupowanych – Excel kopiuje wszystko: zarówno widoczne, jak i ukryte komórki…

W tym wpisie pokażę Wam 3 sposoby na to, aby przechytrzyć Excela i skopiować tylko to, co widać, gdy dane są zgrupowane..

Wybór z menu

Zawsze, gdy chcemy zaznaczyć tylko widoczne komórki – najpierw zaznaczamy obszar, w którym te komórki chcemy zaznaczyć. Czyli po prostu nasz zakres z danymi. Dlaczego? Dlatego, że właśnie tam chcemy “przechodzić” do widocznych komórek. Jeśli byśmy go nie zaznaczyli – Excel by pomyślał, że chcemy działać w całym arkuszu (znów nieintuicyjnie!).

Najpierw zaznacz dane

Teraz wybierz z menu: Narzędzia główne/ Znajdź i zaznacz/ Przejdź do – specjalnie… (ewentualnie skrótami: Ctrl + g, Alt + s)

Wybór z menu

A potem, z okienka Przechodzenie do – specjalnie wybierz Tylko widoczne komórki (Alt +z):

Opcja Tylko widoczne komórki

I to tyle! Efekt jest taki:

Wynik

Teraz, jak już mamy zaznaczone co trzeba – można kopiować. Oczywiście skrótem klawiszowym Ctrl + c 😜.

Pasek Szybki dostęp

Jeśli lubisz klikać przyciski w menu, ale chcesz to zrobić szybciej niż poprzednio – możesz wyciągnąć sobie ikonkę zaznaczania tylko widocznych komórek na pasek szybkiego dostępu. W tym celu:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na pasku Szybki dostęp (ten zielony pasek u góry – u mnie wygląda nieco inaczej, ponieważ ja już go sobie dostosowywałam) i wybierz Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp:

Pasek Szybki dostęp

2. Teraz z okienka jak poniżej wybierz Wszystkie polecenia, odszukaj na liście Zaznacz widoczne komórki (tak dla zmyłki :). Ale uwaga! W zależności od wersji Excela t a opcja może się inaczej tutaj nazywać!).

Dostosowywanie paska Szybki dostęp

3, Kliknij Dodaj

4. Ewentualnie zmień pozycję dodanego przycisku na pasku Szybki dostęp

5. Zatwierdź OK.

Od tej pory na pasku Szybki dostęp będzie już ikonka zaznaczani tylko widocznych komórek, więc wystarczy ją kliknąć i gotowe :). Po zaznaczeniu danych, oczywiście!

Skrót klawiszowy

A teraz absolutny hit! Na te wszystkie operacje, które Wam pokazałam wcześniej – jest skrót klawiszowy! Po zaznaczeniu danych (Ctrl + a), wystarczy użyć lewy Alt + ; !!! I to tyle!!!

Zobaczcie:

Skrót klawiszowy

BTW: ten skrót poznałam na szkoleniu – powiedzieli mi o nim uczestnicy 😉

Powiązane produkty

• Webinar Przydatne narzędzia – omawiam podczas niego 3 ważne narzędzia, których wykorzystanie jest ogromne! Tworzenie spisu treści, schludne raportowanie, pozbywanie się duplikatów z danych i naprawianie tych danych, i wiele, wiele innych!

Pliku do pobrania nie załączam, bo w sumie nie ma czego :).

Ale film na YB jest jak najbardziej:

Czyli dynamiczna nazwa

Chciałabym zawsze wiedzieć, jaka jest ostatnia transakcja na mojej liście. Konkretnie interesuje mnie jej numer i wartość (chcę je widzieć nad zakresem, w żółtych komórkach). Zestaw danych mam w zwykłym zakresie, o taki:

Formatka i wynik

Ma to działać tak, że jak dopiszę dane do tego zakresu – to właśnie te dopisane, czyli ostatnie, mają się pojawić w żółtych komórkach. Dokonam tego za pomocą nazewnictwa. Najpierw pokażę jak to zrobić dla konkretnego arkusza, w którym jesteśmy (i tylko dla niego!), a potem – jak to zrobić do każdego, niezależnie jak się nazywa (jeśli układ arkusza jest analogiczny).

Ostatnia komórka w konkretnym arkuszu

W pliku mamy 2 zestawienia danych o identycznej strukturze (jak na obrazku powyżej). Każde z nich znajduje się w innym arkuszu: Kwiecień i Maj. Chciałabym móc w szybki sposób mieć dostępną informację o ostatnim numerze transakcji w arkuszu Kwiecień. Niezależnie od tego, w jakim arkuszu jestem.

W tym celu stworzę sobie nazwę, a konkretnie nazwaną formułę, która wskaże mi tę właśnie wartość (id ostatniej transakcji w kwietniu).

Aby ułatwić sobie życie – wpiszę formułę do żółtej komórki E2, a potem skopiuję ją gdy będę tworzyła nazwę.

Formuła jest następująca:

=INDEKS($B:$B;4+ILE.NIEPUSTYCH($B:$B))

Zadziała ona w aktywnym arkuszu i zakłada, że wszystkie dane w kolumnie ID transakcji w naszym zakresie danych są uzupełnione. Funkcja INDEKS wyświetli wartość z odpowiedniego wiersza kolumny B. Funkcja ILE.NIEPUSTYCH policzy ile jest w tej kolumnie zapełnionych komórek. Dodaję do niej 4, ponieważ nad zakresem danych w mojej formatce są 4 puste wiersze. Suma obu da nam numer ostatniego wiersza w kolumnie – tego, który chcemy wyświetlić. Tutaj pojawia się bardzo ważna kwestia – kolumna zakresu danych, w której liczymy niepuste komórki musi być cała wypełniona. Jeśli nie jesteś tego pewna(y) – wskaż taką kolumnę w zakresie, która na pewno uzupełniona będzie (zazwyczaj kolumny z id takie właśnie są).

I na tym etapie taka formuła wystarczy. Jak za chwilę będziemy kopiować ją do okienka nazwy – nazwa aktywnego arkusza sama wskoczy do formuły.

W takim razie stwórzmy sobie nazwę.

1. Wywołaj okienko tworzenia nazw Formuły/Menedżer nazw/Nowy i uzupełnij pola Nazwa (jak uważasz, u mnie to OstTransakcjaKwi) i Odwołuje się do (wklej napisaną przed chwilą formułę):

   Tworzenie nazwy

2. Zatwierdź OK
3. Zauważ, że po zatwierdzeniu nazwy, Excel dorzucił sobie nazwę aktywnego arkusza do odwołań do kolumny:

   Excel dorzucił nazwy arkuszy

4. Zamknij okienko.

Teraz, kiedy w żółtej komórce (czy jakiejkolwiek innej w dowolnym arkuszu) wpiszesz odwołanie do tej nazwy – otrzymasz wynik 422, gdyż jest to id ostatniej transakcji na liście. Jeśli zaś dopiszesz do tego zakresu dane – formuła się przeliczy i zwróci nowy wynik.

Dla wartości ostatniej transakcji formuła będzie analogiczna, tylko odwołująca się do kolumny F:

=INDEKS(Kwiecień!$F:$F;4+ILE.NIEPUSTYCH(Kwiecień!$F:$F))

Obie nazwy będą działać w całym pliku, niezależnie w którym arkuszu ich użyjesz.

Ostatnia komórka w aktywnym arkuszu

Teraz przyjrzyjmy się sytuacji, kiedy zależy nam, aby wyświetlić id ostatniej transakcji, ale w odniesieniu do dowolnego arkusza. Czyli jeśli stoimy w arkuszu Kwiecień – to do kwietniowej transakcji, a jeśli w arkuszu Maj – do majowej. Chodzi po prostu o to, aby nie tworzyć kilku nazw, tylko jedną, działającą w zależności od kontekstu, w jakim występuje.

Brzmi strasznie trudno, ale w rzeczywistości trzeba tylko troszkę zmodyfikować napisane przez nas wcześniej formuły. Mianowicie usunąć z nich nazwy arkusza. Powtórzę: nazwy arkusza. I tylko. Wykrzyknik zostawić. Taki zapis w nazewnictwie oznacza, że odwołujemy się do aktywnego arkusza, czyli takiego, w jakim nazwa została wywołana, a o to właśnie nam chodzi.

Czyli formuła dla id transakcji będzie następująca:

=INDEKS(!$B:$B;4+ILE.NIEPUSTYCH(!$B:$B))

W okienku tworzenia nazwy wygląda to tak:

Nazwa dla aktywnego arkusza

To dopiero ciekawy zapis! Popróbuj – polecam! No właśnie. Bo to już cały magic trick 🙂

Powiązane produkty

• Webinar: Nazwy w Excelu – wstęp

 A tutaj plik z gotowcem do pobrania:

MalinowyExcel Nazwa ostatniej komórki dw.xlsx

I wersja wideo:

Zapraszam Cię na bezpłatny webinar Jak zastąpić funkcję JEŻELI?. Na webinarze pokażę Ci funkcje, których z powodzeniem można używać zamiast JEŻELI. Jestem przekonana, że wiele z nich znasz, ale nie wiedziała(e)ś, że można ich właśnie tak użyć. A inne – no cóż – są rzadziej używane, ale też się nadają J.

Wpadaj koniecznie, tylko najpierw się zapisz TUTAJ, ponieważ tylko zapisane osoby dostaną komplet plików excelowych i notatkę PDF. Na webinarze będzie też praca domowa do samodzielnego pokombinowania. Przykładowe rozwiązanie zaprezentuję na grupie Malinowy Excel na Facebooku, także zachęcam do dołączenia tutaj.

Do zobaczenia na webinarze!

Czyli sprytne użycie obiektu tabeli

Załóżmy, że chcemy przedstawić dużo danych, np. sprzedaż produktów w pewnym okresie. Produktów mamy dużo, jedne się sprzedają lepiej, inne gorzej, inne w ogóle. Co pewien czas mamy stworzyć wykres (słupkowy) sprzedających się produktów. Zerowa sprzedaż nas nie interesuje.

Gdyby zrobić wykres ze wszystkich danych – te zerowe też byłyby widoczne. Nam natomiast chodzi o proste rozwiązanie, bez specjalnego kombinowania, które pokaże jedynie wartości większe od zera. Czyli coś takiego:

Rozwiązanie tego problemu jest bardzo proste – wystarczy posłużyć się obiektem tabela… Rozwiązanie będzie wtedy dynamiczne, a dzięki autofiltrom dostaniem jeszcze za darmo mechanizm odświeżania wykresu.

Formatka

Zacznijmy od danych. Założenie jest takie, że dostajemy dane gotowe do pokazania na wykresie (za wyjątkiem tych zerowych, oczywiście). Czyli coś takiego:

Dane do wykresu

Zobaczcie, że w tych danych są wartości zerowe. Nie chcemy ich na wykresie! Jeśli bowiem zrobilibyśmy z nich wykres, to wyszłoby coś, jak na pierwszym obrazku wyżej. Nie chcemy zaśmiecać wykresu takimi danymi.

Najprostszym sposobem, jaki przychodzi mi do głowy jest odfiltrowanie ich. Można to zrobić zwykłym filtrem, natomiast warto posłużyć się obiektem tabela. Zyskamy dzięki temu dodatkowe “dynamiczne” możliwości.

Obiekt tabela

Wrzućmy więc nasze dane to tabeli. Aby to zrobić – ustaw się w dowolnym miejscu danych, np. B14 i użyj skrótu klawiszowego Ctrl + t. Upewnij się, że Moje dane mają nagłówki i zatwierdź OK.

Tworzenie tabeli

W obiekcie tabela dostajemy autofiltry gratis.

Wykres słupkowy

Teraz kwestia stworzenia wykresu. Wykres ma przedstawiać sprzedaż produktów, czyli interesują nas kolumny Produkt i Sprzedaż w naszych danych. Zaznaczmy je więc, najeżdżając od góry na nagłówek najpierw Produkt, a potem (z wciśniętym klawiszem Ctrl, by zaznaczyć nieprzylegające do siebie kolumny) – Sprzedaż:

Zaznaczenie danych do wykresu

Teraz tworzymy wykres z menu Wstawianie/Wykresy/Słupkowy grupowany:

Wstawianie wykresu słupkowego

To, co otrzymamy, mistrzostwem świata nie będzie, ale jeszcze nie ma być :). Dokonamy w tym wykresie kilka zmian.

1. Ponieważ ma to być wykres oparty na filtrowanych danych, a z pewnością wstawił się tuz obok nich, dla świętego spokoju ustawmy, aby nie zmieniał on rozmiaru, gdy wiersze pod nim się ukryją. W tym celu trzeba pogrzebać we właściwościach wykresu, a konkretnie: zaznacz wykres, Ctrl + 1 i dalej zaznacz opcję Nie przenoś ani nie zmieniam rozmiaru z komórkami:

Zostaw wykres!

2. Następnie załóżmy na dane filtr taki, aby ukryć te nieszczęsne zera. To jest zwykłe filtrowanie danych. Proponuję tutaj skorzystać z filtra liczb w kolumnie Sprzedaż i zaznaczyć opcję większe niż i wpisać 0 (zero):

Filtrowanie wartości zerowych

Efekt jest następujący:

Po odfiltrowaniu zer…

3. Dalej to już kosmetyka, jak choćby odwrócenie kategorii (zobacz, że wykres na górze pokazuje Haribo misie, a tabela Milka czekolada pomarańczowa). Aby to odwrócić, trzeba wejść w opcje osi pionowej (zaznacz ją i Ctrl +1) i zaznaczyć Kategorie w kolejności odwrotnej:

Kategorie w kolejności odwrotnej

4. Można od razu ustawić tytuł wykresu. Jeśli chcesz, aby był od dynamiczny – zobacz tutaj.

5. Ostatnia rzecz, o jaką warto tutaj się pokusić, to filtrowanie kategorii produktów za pomocą fragmentatora (można też filtrem oczywiście, jednak fragmentatorem łatwiej i przyjaźniej). Fragmentator to filtr tabeli, więc aby go dodać – należy ustawić się w tabeli, a następnie menu Projekt tabeli/Wstaw fragmentator i wybrać Kategoria.

Wstawianie fragmentatora

Tylko uwaga! Wstawienie fragmentatora zlikwiduje nam dotychczasowe filtrowanie wartości! Trzeba będzie je filtrować jeszcze raz, albo – jeśli chcesz fragmentator – najpierw go wstaw, a potem filtruj.

Wszystko razem wzięte wygląda następująco:

Wynik

Fragmentatory jeszcze ładnie przefiltrują, a gdy zmienisz coś w wartościach (w tabeli) wykres automatycznie się do tego dostosuje.

Można tutaj jeszcze cuda robić: ładnie posortować dane, np. wg kategorii, a po zmianie- gdy będziemy stosowali ponownie filtr (Dane/Zastosuj ponownie) wszystko ładnie się ponownie posortuje i przefiltruje. Ale to już zostawiam Tobie do poeksperymentowania :).

 A tymczasem załączam plik:

MalinowyExcel Dynamiczny wykres oparty na tabeli dw.xlsx

I film wideo z prezentowanym rozwiązaniem:

Czyli pokaż strony filtru raportu

Załóżmy, że analizujemy sprzedaż produktów w naszej firmie. Sprzedają oczywiście handlowcy i to właśnie analiza tego, jak i co sprzedają nas bardzo interesuje. Chcemy się dowiedzieć, jak każdy z tych handlowców sprzedaje produkty: ilościowo, wartościowo i jak to wygląda po miesiącach.

Żeby ułatwić sobie analizę – chcemy mieć identyczny raport dla każdego handlowca, ale każdy w innym arkuszu. I to najlepiej nazwanym tak, jak imię i nazwisko handlowca. Czyli coś takiego:

Wydaje się dużo pracy? A wcale nie! Wystarczy sprytnie ustawić tabelę przestawną i wykorzystać jedną jej opcję…

Tworzenie tabeli

Żeby w ogóle takie raport zrobić – potrzebujemy tabeli przestawnej. Ja stworzę ją z danych, które mam po prostu w arkuszu Dane, takie:

Dane źródłowe do tabeli przestanej

Jeśli planujesz dopisywać do nich kolejne dane i chcesz, aby tabele przestawne z raportami je uwzględniały – polecam Ci najpierw stworzyć obiekt tabela, a potem samą tabelę przestawną. Pisałam o tym tutaj.

Aby stworzyć tabelę przestawną – ustaw się w zakresie danych wybierz z menu: Wstawianie/Tabela przestawna. Ja stworzę ją w nowym arkuszu, więc po prostu zatwierdzę poniższą tabliczkę:

Tworzenie tabeli przestawnej

Tabela powstała, teraz ją ułożę tak, aby powstał mi ogólny raport, którego potrzebuję dla każdego handlowca. Ale najpierw stworzę niejako szablon.

Układ

Chciałam analizować sprzedaż po produktach i miesiącach, ilościowo i wartościowo. Proponuję więc taki układ tabeli:

Układ szablonowego raportu

Na pole filtrów wrzuciłam jeszcze Grupę produktową, na wypadek, gdyby odbiorca chciał filtrować raport według tego pola.

A teraz najważniejsza kwestia. Gdzieś jeszcze trzeba umieścić handlowca. W końcu to dla niego ma być tworzony raport! I tutaj zasada jest taka: wrzucamy go na pole filtrów. Kiedyś, w poprzednich wersjach Excela, pole to nazywało się polem stron. Właśnie dlatego, że jeśli tam umieścimy np. handlowca, będziemy mogli na poszczególnych stronach (i to dosłownie!) widzieć raporty dla każdego handlowca.

Zmodyfikujmy więc dotychczasowy układ tabeli:

Pole filtru zawiera handlowca

I voila! Prawie gotowe! Tabela z takim układem wygląda następująco (ja mam układ tabelaryczny, z wyczyszczonym stylem tabeli):

Moja propozycja szablonowego raportu

No to teraz już wisienka na torcie, a jednocześnie cały trik 🙂

Pokazywanie stron

Teraz powiemy Excelowi, że chcemy, aby raport dla każdego elementu pola Przedstawiciel, pokazał na oddzielnej stronie. A po ludzku: raport każdego handlowca w oddzielnym arkuszu, nazwanym tak, jak handlowiec.

Do tego służy opcja Pokaż strony filtru raportu w menu Analiza tabeli przestawnej, przycisk Opcje (uwaga! to menu pokazuje się wtedy, gdy stoimy w tabeli przestawnej):

Pokaż strony filtru raportu

Hehe, tylko jeszcze trzeba powiedzieć Excelowi którego filtru: w mojej tabeli są dwa: Przedstawiciel i grupa produktowa. Oczywiście chodzi mi o przedstawiciela, więc zaznaczę tak:

Wybór pola

No i po sprawie! Excel zrobi to:

Wynik

Tylko uwaga! Arkusz z szablonowym raportem zostanie zachowany, jeśli przed wybraniem opcji Pokaż strony filtru raportu żaden element nie będzie wybrany. Jeśli jednak wybierzesz któregoś handlowca, np. Aretasa Fornalskiego, arkusz z szablonowym raportem zostanie zamieniony na raport Aretasa. Niby drobnostka, ale może wkurzyć.

No i to w sumie tyle. Jak dla mnie – kolejny KISS 💋 🙂

A tutaj film:

Czyli operacje na czasie

Zazwyczaj kiedy wykonujemy operacje na czasie, np. chcemy policzyć czas trwania jakiejś czynności – wystarczy nam proste odejmowanie godzin. Wynik jaki otrzymamy jest liczbą dziesiętną, czyli inną godziną, tradycyjnie wyświetlaną w formacie czasu, czyli 02:45. Natomiast nie zawsze chcemy tak ją wyświetlać.

Załóżmy, że tworzymy grafik czasu pracy. w którym chcemy zaznaczyć wszystkie godziny nadliczbowe (ponad 8h), ale w postaci takiej, że minuty będą wyświetlane jako część godziny. Czyli np. 02:45 → 2,75.

Excel sam z siebie godziny wyświetla jako części doby, a my potrzebujemy tutaj wyświetlić minuty, jako części godziny. Dość nietypowo, ale spokojnie do zrobienia :). Oto nasza formatka z wynikiem, jaki chcemy uzyskać:

Logika formuły

Cały problem w tej sytuacji polega na tym, że Excel traktuje czas jako część doby. Czyli godzina 12:00 będzie dla niego liczbą 0,5, 6:00 → 0,25 itd. Natomiast my chcemy, aby godziny były liczbami naturalnymi, a minuty były częścią godziny. Czyli np: 1:45 → 1,75, ponieważ 45 minut to 0,75 godziny.

A z dodatkowych utrudnień: ponieważ w formatce nie ma miejsca na obliczenie godzin nadliczbowych (rozumianych tutaj jako różnica między łącznym czasem pracy a 8 godzinami), to to przeliczenie będziemy dokonywać “w locie”.

Formuła więc będzie sprawdzała, czy w ogóle danego dnia pracownik pracował (czy jego łączny czas pracy jest większy od zera), a następnie będzie liczył owe godziny nadliczbowe, od razu zamieniając je na pożądany przez nas sposób wyświetlenia. Po drodze dokonamy jeszcze zaokrąglenia wyniku do 2 miejsc po przecinku (opcjonalnie oczywiście).

Formuła

Zacznijmy więc od środka, czyli od wyliczenia godzin nadliczbowych, w excelowy sposób, czyli jako część doby. Potem będziemy to przerabiać na to, co chcemy:

=F5-8/24

Odejmuję 8/24, ponieważ jest to liczba odpowiadająca 8:00.

Ok. Teraz z tego trzeba wyłuskać informację o godzinie, czyli wrzucimy sobie to do funkcji GODZINA:

=GODZINA(F5-8/24)

Następnie potrzebujemy minut, ale właśnie w formie części godziny, czyli:

+MINUTA(F5-8/24)/60

Teraz połączę to ze sobą i od razu zaokrąglę do 2 miejsc po przecinku:

=ZAOKR(GODZINA(F5-8/24)+MINUTA(F5-8/24)/60;2)

No i na koniec przyda się jeszcze warunek, żeby to wyliczenie się dokonywało tylko w przypadku, gdy pracownik danego dnia pracował dłużej niż 8 godzin (dla tej sytuacji liczę nadgodziny):

=JEŻELI(F5>8/24;ZAOKR(GODZINA(F5-8/24)+MINUTA(F5-8/24)/60;2);0)

I tyle! Wynik otrzymujemy taki:

Wynik

Proste i przyjemne :).

Powiązane produkty:

• WEBINAR: Funkcje dat – excelowy niezbędnik, omawiający najważniejsze funkcje dat, które pozwolą Ci w prosty sposób dokonywać obliczeń na datach, bez kombinowania jak koń pod górę.
• WEBINAR: Daty w Excelu, podczas którego omawiam czy są daty dla Excela i jak sobie z nimi radzić.

 A tutaj plik z gotowym rozwiązaniem do pobrania:

MalinowyExcel Minuty przedstawiane jako część godziny dw.xlsx

I film wideo na YouToube’ie:

Zapraszam Cię na bezpłatny webinar Tabele przestawne w Excelu – wprowadzenie, który odbędzie się w środę, 2019-11-27, o 20:00. Na webinarze powiemy o tym, jak tworzyć tabele przestawne w Excelu i z plików Excela. Skupimy się na zrozumieniu narzędzia, jakim są tabele przestawne, nauczymy się je układać, filtrować i formatować. Będzie to cudowny wstęp do dalszej pracy z tym najpotężniejszym excelowym narzędziem analitycznym.

Wpadaj koniecznie, tylko najpierw się zapisz TUTAJ, ponieważ tylko zapisane osoby dostaną komplet plików excelowych i notatkę PDF. Na webinarze będzie też praca domowa do samodzielnego pokombinowania. Przykładowe rozwiązanie zaprezentuję na grupie Malinowy Excel na Facebooku, także zachęcam do dołączenia tutaj.

Do zobaczenia na webinarze!

Czyli ciut-ciut o modelu danych…

Zadanie jest proste: mamy listę pracowników, na której zamieszczona jest informacja o wypłaconych w danym dniu wynagrodzeniach. Dane dotyczą pierwszego półrocza 2019. My chcemy się dowiedzieć, ile osób pracowało w tym okresie w konkretnych działach firmy?

Takie podsumowanie chcemy uzyskać:

Wynik

Zaczynamy!

Tworzenie tabeli przestawnej

W arkuszu Dane z H1 mamy następujące dane (zauważ, że pracownicy się powtarzają) w tabeli tbPolrocze:

Dane do tabeli przestawnej

Cały trik polega na odpowiednim stworzeniu tabeli przestawnej. Tzn., ma to być tabela przestawna oparta o model danych (mimo, że mamy tylko tę jedną tabelę jako źródło), gdyż on umożliwia nam opcję liczenia unikalnych wartości.

Czyli podczas tworzenia tabeli przestawnej, należy zaznaczyć opcję Dodaj te dane do modelu danych:

Tworzenie tabeli przestawnej opartej na modelu danych

Po zatwierdzeniu, konstruujemy tabelę tak, jak klasyczną tabelę przestawną (więcej o tym opowiadałam na webinarze o tabelach przestawnych):

Układ tabeli przestawnej

Po umieszczeniu pola tekstowego Pracownik na polu wartości – tabela przestawna domyślnie policzy ile komórek jest w tym polu zapełnionych. Otrzymamy na razie taką tabelę:

Domyślne działanie tabeli na polu “Pracownik”

Nam natomiast zależy na tym, aby policzyła ile jest zapełnionych, ale unikalnymi wpisami. Czyli właśnie naszych unikalnych pracowników.

Aby to osiągnąć, należy zmienić sposób obliczania w polu Pracownik. Kliknij więc w reprezentanta tego pola prawym przyciskiem myszy (np. komórkę H12) i wybierz Podsumuj wartości według, następnie Więcej opcji… i na koniec Liczność unikatowych wartości:

Ustawianie licznika unikalnych

Taki będzie rezultat po zatwierdzeniu okienka:

Liczba wartości odrębnych

A po zmianie tego długaśnego opisu na jakiś znośniejszy, efekt mamy taki:

Wynik

Jeszcze na koniec zestawię oba liczniki obok siebie, aby lepiej zobaczyć różnicę w zliczaniu wartości:

• jako pierwszy jest zwykły licznik, czyli zliczanie zapełnionych komórek w kolumnie Pracownik, w dziale (czyli w tym wypadku: ile wypłat było w danym dziale)
• jako drugi – licznik wartości unikatowych, czyli ile jest zapełnionych komórek ale unikalną wartością.

Licznik vs Licznik unikatowych

I to tyle. Cała magia 🙂

Powiązane produkty

• WEBINAR Tabele przestawne od początku, podczas którego od Adama i Ewy opowiadam o tworzeniu klasycznych tabel przestawnych. Jak powinien wyglądać zakres danych? Co, jak i gdzie ułożyć, aby otrzymać czytelny i ładny raport, jakiego potrzebujemy (albo szef potrzebuje;))? Na te pytania odpowiadam podczas tego webinaru.

Plik z gotową tabelą możesz pobrać tutaj:

 MalinowyExcel Ile jest unikalnych pracowników w TP dw.xlsx

I film na YB:

(pojawi się wkrótce)

Zapraszam Cię na bezpłatny webinar Funkcje tekstowe – przegląd, który odbędzie się w środę, 2019-12-18, o 20:00. Na webinarze powiemy o funkcjach tekstowych, zaczynając od tych, które każdy w nocy o północy powinien znać, kończąc na tych rzadziej używanych, ale wartych poznania i używania.

Wpadaj koniecznie, tylko najpierw się zapisz TUTAJ, ponieważ tylko zapisane osoby dostaną komplet plików excelowych i notatkę PDF. Na webinarze będzie też praca domowa do samodzielnego pokombinowania. Przykładowe rozwiązanie zaprezentuję na grupie Malinowy Excel na Facebooku, także zachęcam do dołączenia tutaj.

Do zobaczenia na webinarze!

Czyli wykres liniowy bez załamania, gdy jeszcze nie ma wartości

Nowy rok się właśnie zaczął, a z nim nowe raportowanie sprzedaży. Może warto pomyśleć o rozwiązaniu, nad którym się nie narobimy za bardzo? Czyli chcemy, aby wykres był dynamiczny: sam rysował się w prawo – my tylko dopisujemy wartości sprzedaży.

Załóżmy, że chcemy raportować sprzedaż 2019, 2020, PLAN 2020 i wykonanie planu 2020 po miesiącach. Klasyka. Pierwsze 3 wskaźniki mają być wykresem kolumnowym, wykonanie planu – liniowym. Przygotowaliśmy sobie formatkę (dalej w artykule), tworzymy wykres i… zonk! Kolumny wyglądają ładnie, natomiast wykres liniowy załamał się do zera po wyświetleniu wartości dla stycznia i lutego (tak, wybiegłam trochę w przyszłość ;)).

My tak oczywiście nie chcemy, chcemy mieć ładną linię tak, gdzie są dane. Oto porównanie PRZED i PO:

Jak to zrobić? Jest jeden prosty trik, który opisuję w tym artykule…

Formatka

Formatka wygląda następująco:

Formatka

Opis kolumn:

• Sprzedaż 2020 (D) – będzie uzupełniana na bieżąco przez użytkownika
• Sprzedaż 2019 – stała
• PLAN 2019 – stała
• Wykonanie planu – formuła: =D5/E5, sformatowana na procent

Gdyby z tych danych zrobić wykres kolumnowo-liniowy (kombi), wyszłoby coś takiego:

“Załamany” wykres liniowy

Czego oczywiście nie chcemy.

Najprostszym trikiem, który można tutaj zastosować jest stworzenie kolumny pomocniczej na Wykonanie planu, która będzie zawierała formułę:

=JEŻELI(D5="";BRAK();F5)

Cała tajemnica tkwi właśnie w funkcji BRAK(). Jedynym jej zadaniem jest zwrócenie błędu #N/D! (BTW: jest to jedna z nielicznych bezargumentowych funkcji w Excelu). Błąd ten informuje wykres liniowy, że nie ma wartości do wyświetlenia. Najcudowniejsze jest to, że etykieta też nie będzie wyświetlała wartości, bo jej tam po prostu nie będzie!

Trik ten można zastosować też dla wykresu kolumnowego, natomiast wtedy trzeba pamiętać o jeszcze jednej opcji: Pokaż błąd N/A jako pustą komórkę. Tę opcję możemy znaleźć w menu Projekt wykresu/Zaznacz dane (jeśli nie masz menu Projekt wykresu masz zapewne Narzędzia wykresów/Projektowanie – jest to zależne od wersji Excela…). Następnie wybieramy przycisk Ukryte i puste komórki i dalej zaznaczamy wspomnianą opcję:

Opcja: Pokaż błąd N/A jako pustą komórkę

Ciekawe jest to, że jeśli opcja ta będzie odznaczona, to wykres liniowy nic nie wyświetli w etykiecie (zgodnie z oczekiwaniami), natomiast wykres kolumnowy wyświetli w etykiecie błąd #N/D!. Trzeba na to uważać.

W naszej formatce i tak nie ma to znaczenia, ponieważ to user wpisuje ręcznie wartość sprzedaży.

Formatka z kolumną pomocniczą wygląda tak:

Kolumna pomocnicza

Teraz trzeba tylko oprzeć na niej wykres liniowy i zrobione.

Edycja wykresu

Możesz edytować istniejącą serię danych (Wykonanie 2020) poprzez:

1. zaznaczenie istniejącej linii na wykresie
2. przesunięcie (drag-and-drop) ramki naokoło danych na kolumnę G:

Edycja zakresu serii “Wykonanie 2020”

I gotowe! Efekt będzie następujący:

WYNIK

Jeśli nie podoba Ci się, że w danych jest kolumna pomocnicza – najprościej będzie ją po prostu ukryć. Wtedy natomiast koniecznie pamiętaj, aby powiedzieć wykresowi, że ma wyświetlać dane z ukrytych komórek. Robimy to w tym samym miejscu, co błąd N/A:

Opcja: Pokaż dane z ukrytych wierszach i kolumnach

Dobrym sposobem jest też ukrywanie danych do wykresu przed użytkownikiem, czyli tworzenie oddzielnych danych, które user widzi i oddzielnych “technicznych”. Jak zwykle wszystko zależy ot tego, do czego finalnie nasze raporty mają służyć.

Produkty, które mogą Cię zainteresować:

• WEBINAR: Zagnieżdżanie funkcji w Excelu – podczas tego webinaru pokazuję jak w prosty sposób zagnieżdżać funkcje jedna w drugiej i trzeciej…
• WEBINAR: Tabele przestawne – wprowadzenie – omawiam na nim o tworzeniu klasycznych tabel przestawnych od podstaw. Jak powinien wyglądać zakres danych? Co, jak i gdzie ułożyć, aby otrzymać czytelny i ładny raport, jakiego potrzebujemy (albo szef potrzebuje;))? Na te pytania odpowiadam podczas tego webinaru.

 Tutaj możesz pobrać plik z rozwiązaniem:

MalinowyExcel Dynamiczny wykres liniowy bez załamania dw.xlsx

I wersja wideo na YT:

Czyli idealne zastosowanie dla WYSZUKAJ.PIONOWO

Załóżmy, że w pewnej firmie, w zależności od czasu, jaki danego dnia pracownik ma pracować – należy mu się przerwa o różnej długości. Jeśli ma pracować krócej niż 6 godzin – przerwa w ogóle mu się nie należy. Jeśli między 6 a 8 – należy mu się pół godziny. Jeśli 8 lub więcej – godzina. Jest to jednak przerwa, za którą nie otrzyma wynagrodzenia (nie wliczana do czasu pracy). Należy zatem odliczyć ją od łącznego czasu pracy danego dnia. Naszym zadaniem jest rozliczenie czasu pracy pracowników z danego okresu i chcemy otrzymać 3 informacje:

• łączny czas pracy,
• długość przerwy,
• płatny czas pracy.

Oto, co chcemy uzyskać:

Formatka

Bring it on!

Łączny czas pracy

Zacznijmy od najprostszego, czyli obliczenia łącznego czasy pracy pracownika w danym dniu. W tym celu po prostu badamy różnicę między czasem końcowym a początkowym, czyli tak:

=D4-C4

To tyle. Czas jest liczbą, więc śmiało możemy wykonywać na nim operacje matematyczne. W wyniku otrzymamy kolejną liczbę, czyli znowu – jakiś czas. Oto efekt:

Łączny czas pracy

Teraz trudniejsze zadanie…

Przerwa

Jest ono o tyle trudniejsze, że przerwa może mieć różną długość w zależności od tego, ile czasu pracownik pracował. Określa to tabela z kryteriami przerw (patrz wcześniejszy obrazek). Ja dla wygody ją sobie nazwałam Przerwy (o nazwach możesz się dowiedzieć więcej tutaj). Tabela ta musi też uwzględniać, że pracownik w ciągu dnia był na przerwie (jeśli mu się należała), dlatego, jeśli jego łączny czas pracy wynosi 6:30, oznacza to, że pracował 6 godzin, a 30 minut był na przerwie. Dla takiej sytuacji będziemy chcieli wyświetlić przerwę 00:30.

Nasza tabela Przerwy powinna więc uwzględniać odpowiednio dłuższy czas pracy, przy definiowaniu przerw. O tak:

Tabela Przerwy

Teraz tylko określić jaka przerwa się komu należy. Jeżeli pracownik pracował krócej niż 6 godzin – przerwa w ogóle mu się nie należy. Jeżeli między 6 a 8 – należy mu się pół godziny. Jeżeli 8 lub więcej – godzina. Aż trzy razy wymieniłam tutaj słowo jeżeli, no to chyba użyjemy funkcji JEŻELI?

Ano nie 🙂

Użyjemy WYSZUKAJ.PIONOWO, które umie wpasować liczbę w przedział, więc idealnie się do tego nadaje. Będziemy szukać łącznego czasu pracy (przed chwilą go obliczaliśmy) w nazwanym zakresie Przerwy. Czyli formuła będzie wyglądała następująco:

=WYSZUKAJ.PIONOWO(E4;Przerwy;2)

W drugiej kolumnie znajduje się czas pracy, który chcemy wyświetlić, stąd w trzecim argumencie wpisałam 2. Po skopiowaniu formuły w dół, otrzymamy następujący efekt:

Przerwa w pracy

Płatny czas pracy

Ostatni element układanki to obliczenie za jaki czas pracownikowi należy się wynagrodzenie. Obliczenie będzie równie proste co czas pracy: znów różnica czasów, tym razem łącznego czasu pracy i przerwy:

=E4-F4

Tyle. Oto finalny efekt:

WYNIK

Proste, prawda? Mam nadzieję też, że przydatne 🙂

Powiązane produkty

• WEBINAR: WYSZUKAJ.PIONOWO podczas którego dokładnie omawiam zasadę działania funkcji, o której piszę w tym wpisie. Dodatkowo, oprócz zastosowania dokładnego, omawiam też zastosowanie przybliżone, które można świetnie wykorzystać np. do przyporządkowywania klas wynagrodzenia pracownikom. Tym samym funkcja ta świetnie nadaje się jako alternatywa dla wielokrotnie zagnieżdżonego JEŻELI.
• Webinar: Nazwy – podczas tego webinaru dowiesz się więcej o tworzeniu i wykorzystywaniu nazw.
• Webinar: Jak zastąpić funkcję JEŻELI – Nie zawsze, kiedy rozwiązanie excelowego problemu kojarzy nam się z funkcją JEŻELI – musimy jej używać. Jest szereg innych, często prostszych funkcji, które można użyć zamiast niej, choćby MIN czy MAX. Nie twierdzę oczywiście, że JEŻELI jest zła – wręcz przeciwnie: często jest ona jedynym wyjściem. Jednak nie zawsze i o tym jest webinar.

 Tutaj możesz pobrać plik z rozwiązaniem:

MalinowyExcel Długość przerwy zależna od czasu pracy dwn.xlsx

A tutaj wersja wideo tego rozwiązania:

Czyli kilka słów o funkcjach ZAOKR.DO.TEKST i KWOTA

Zadanie na dziś to stworzenie wykresu sprzedaży po miesiącach, z dodatkowymi informacjami o średniej, najwyższej najniższej sprzedaży miesięcznej. Natomiast te dodatkowe informacje chcemy przedstawić pod wykresem, w polach tekstowych. O tak:

Mało tego. Te dane mają się automatycznie wyliczać i pobierać z danych źródłowych do wykresu. No powiedzmy, że na podstawie nich :). Chodzi o to, by jak najmniej się narobić i aby ta formatka posłużyła nam do kolejnych analiz, np. na kolejny rok czy miesiąc (jeśli dane dochodziłyby miesięcznie).

… jakiś problem? 😉

To się zaraz okaże… Ale najpierw – formatka. Oto ona:

Formatka

W żółtych polach wpiszemy odpowiednie formuły dla średniej, min i max, a następnie ich wyniki wyświetlimy w polach tekstowych na wykresie.

Formuły wydawać się mogą proste: średnia, min i max – są przecież do tego odpowiednie funkcje. Tak, są i z nich właśnie skorzystamy. Ale to nie będzie koniec…

Zacznijmy od średniej – pozostałe zrobimy na takiej samej zasadzie.

Na wykresie chcemy wyświetlić: Avg: 1 234. Czyli połączenie tekstu z liczbą. Nie ma problemu – połączymy 2 ciągi tekstowe:

• “Avg: ” i
• wynik funkcji ŚREDNIA dla zakresu miesięcy (C4:C15)

Formuła, która to połączy wygląda następująco:

="Avg: "&ŚREDNIA(C4:C15)

Problem jest jednak taki, że w wyniku otrzymamy niesformatowaną wartość średniej, ponieważ formuły nie odczytują formatowania z komórek:

Chcemy inne formatowanie liczby…

Jak sobie z tym poradzić? Do niedawna pierwsza moja myśl była: “no pewnie, że funkcją TEKST“. Ale teraz, po obejrzeniu tego filmu Mike’a Girvina, mówię: ZAOKR.DO.TEKST albo KWOTA!

Obie te funkcje, a z TEKSTEM to i wszystkie trzy :), potrafią wyświetlić liczbę w pożądanym “formacie”. Każda zwróci w wyniku tekst i po prostu wstawi spacje tam, gdzie trzeba. A właśnie o to nam chodzi.

Funkcja ZAOKR.DO.TEKST

Zacznijmy od ZAOKR.DO.TEKST, która jest odpowiednikiem formatu liczbowego. Funkcja ta jednak, oprócz formatowania, potrafi też zaokrąglać. Jeśli więc trzeba byłoby zaokrąglić do pełnych np. setek – też możemy to zrobić tą funkcją i dodatkowo wyświetlić w ładnym “formacie”. My tutaj nie potrzebujemy aż tak zaokrąglać, wystarczy niewyświetlanie miejsc dziesiętnych. Formuła zatem będzie najprostsza z możliwych, czyli taka:

="Avg: "&ZAOKR.DO.TEKST(ŚREDNIA(C4:C15);0)

W pierwszym argumencie funkcji ZAOKR.DO.TEKST jest nasza średnia (ją chcemy wyświetlić z separatorem tysięcy) i ma być ona wyświetlona z zerem miejsc po przecinku, czyli drugi argument to zero. Jakby były jakieś dziesiętne – zostałyby zaokrąglone do pełnych złotych, dokładnie jak w funkcji ZAOKR, czyli matematycznie. Ostatni – opcjonalny – argument pominęłam, ponieważ w domyślnym działaniu tej funkcji – wyświetla ona separator tysięczny, czyli spację. Zdecydowanie ją chcemy, o to przecież chodzi w całej tej zabawie.

To samo oczywiście trzeba zrobić z dwoma pozostałymi wskaźnikami, czyli min i max:

Tak będzie dla MIN:

="Min: "&ZAOKR.DO.TEKST(MIN(C4:C15);0)

A tak dla MAX:

="Max: "&ZAOKR.DO.TEKST(MAX(C4:C15);0)

Funkcja KWOTA

Kolejnym moim odkryciem jest funkcja KWOTA, która co do zasady robi to samo, co ZAOKR.DO.TEKST, tylko dorzuca walutę: zł (zależy od ustawień regionalnych w systemie operacyjnym!). czyli jest funkcyjnym odpowiednikiem formatu walutowego. Też potrafi zaokrąglać, nawet przed przecinkiem (czyli np. do pełnych setek). Tutaj zawsze będziemy widzieli separatory tysięczne – tak, jak w pieniądzach lubimy widzieć.

Jej składnia jest bardzo prosta – potrzebuje od na liczby do zaokrąglenia/przedstawienia jako walutę i sposobu zaokrąglenia. My potrzebujemy wyświetlać pełne liczby, cyzli zaokrąglamy do 0 miejsc po przecinku. Dla średniej wygląda to tak:

="Avg: "&KWOTA(ŚREDNIA(C4:C15);0)

A dla min i max będziemy postępować analogicznie.

I na koniec, dla porządku, zrobimy to samo, tylko funkcją TEKST. Jest to funkcja, która może wyświetlić praktycznie dowolne formatowanie liczby (szerzej mówię o tym podczas tego webinaru). Potrafi więc w prosty sposób zaokrąglić. W prosty to znaczy, że poradzi sobie z miejscami dziesiętnymi, ale już z zaokrągleniem do pełnych setek nie (ale umie wyświetlić w pełnych tysiącach ;)). Tak, jak formatowanie. Też tego nie umie.

Funkcja ta technicznie wymaga od nas podania liczby, którą chcemy “formatować” i sposobu tego formatowania (jako tekst). Jej wynikiem też będzie tekst. Tak należy jej użyć w naszej sytuacji:

="Avg: "&TEKST(ŚREDNIA(C4:C15);"# ##0")

Powyższe to jest wersja, gdy chcemy samą liczbę. A poniżej, gdybyśmy chcieli jeszcze walutę:

="Avg: "&TEKST(ŚREDNIA(C4:C15);"# ##0 zł")

Wykres

Ok, formułę mamy, teraz już łatwiejsza część – wykres. Tworzymy go z zakresu B3:C15 – wystarczy się w nim ustawić. A następnie użyć skrótu klawiszowego Alt + F1. Powstawnie wtedy wykres domyślny: jeśli nic nie zmienialiśmy – będzie to wykres kolumnowy:

Domyślny wykres

Zdecydowanie trzeba usunąć z niego legendę.

Następnie przychodzi kolej na pola tekstowe, w których umieścimy wyniki naszych formuł. Pola tekstowe (menu Wstawianie/Kształty) wystarczy narysować w obrębie wykresu, w wybranym przez Ciebie czytelniku miejscu. O tak:

Rysowanie pola tekstowego wewnątrz wykresu

Następnie trzeba wykonać prace plastyczno-techniczne i upiększyć to pole tekstowe. Ja na pewno usuwam obramowanie i zmieniam kolor wypełnienia na biały lub brak (czyli przeźroczysty).

A potem już tylko podpiąć wartość pod to pole – robimy to identycznie jak dynamiczny tytuł wykresu, który opisywałam w tym artykule.

Takie gotowe pole tekstowe teraz kopiujemy dwa razy, podmieniamy odwołania – dla min i dla max.

Następnie ustawiamy w wybranym przez nas miejscu wykresu (można użyć narzędzi do wyrównywania kształtów: menu Formatowanie kształtu/ Wyrównaj), ewentualnie jeszcze formatujemy czcionkę (ja dałam na złoto ;)) i GOTOWE!

Taki efekt uzyskujemy:

WYNIK

I wszystko jest dynamiczne, więc jak dojdą dane czy zmienią się – wykres się pięknie zaktualizuje!

Enjoy!

Powiązane produkty

• Webinar: Formatowanie niestandardowe, podczas którego tłumaczę zasady rządzące formatowaniem, i których możemy użyć w funkcji TEKST.
• Webinar: Funkcje tekstowe – przegląd, podczas którego poznasz inne przydatne funkcje tekstowe, w tym takie, które mogą być świetną alternatywą dla… funkcji JEŻELI!

 Plik z gotowcem do pobrania:

MalinowyExcel Zachowaj format liczbowy w formule dw.xlsx

I wersja wideo na YT:

Czyli prosty sposób na zależną listę rozwijaną

Do napisania tego artykułu zainspirował mnie komentarz Armena pod wpisem o zależnej liście rozwijanej w Excelu, który napisałam kilka lat temu. Armen zapytał jak coś takiego zrobić w arkuszach Google. Specem od nich nie jestem, ale pokombinować lubię. Poza tym – są bardzo podobne do Excela, więc, czemu nie? No i wymyśliłam bardzo proste rozwiązanie, używające ciekawych funkcji… Efekt ma być taki:

Do dzieła!

Zależna lista rozwijana – formatka w arkuszach Google

W odróżnieniu od metody, którą pokazywałam w tym wpisie, w arkuszu Google posłużymy się tylko jedną tabelą. Będzie ona zawierała listę kategorii i podkategorii. I co ważne – nie trzeba będzie jej sortować! Oto formatka:

Formatka

Dane obok tabeli, w zakresie D4:E5 to miejsca na stworzenie list rozwijanych, o czym za sekundę.

Tworzenie listy rozwijanej kategorii

Na wstępie tylko zaznaczę, że w arkuszach Google nie ma wstążki, jest zwykłe menu. Takie, jak kiedyś było w Excelu. Jak pamiętasz tamte czasy, to będzie Ci łatwiej, ponieważ narzędzia znajdują się w bardzo podobnych miejscach. Np. sprawdzanie poprawności (inaczej: walidacja) będzie w menu Data.

Ok. Aby utworzyć listę rozwijaną kategorii w komórce E4, należy ją zaznaczyć.

Następnie wejść do menu Data i wybrać Data validation.

Menu Data/Data validation

W okienku, które następnie się pojawi, wybieramy typ walidacji (List from a range) oraz zaznaczamy zakres, który ma być źródłem dla listy rozwijanej. Zakresem w naszym wypadku będzie kolumna z kategoriami w danych źródłowych (A5:A17).  Nie szkodzi, że występują w niej duplikaty – arkusze Google są tak genialne, że same usuną te duplikaty na liście! Ah, jakbym chciała, żeby to samo działo się w Excelu… ;).

Dodatkowo, ważne jest, aby zaznaczyć checkbox Show dropdown list in a cell:

Po zapisaniu (Save) otrzymamy następujący efekt:

Lista rozwijana kategorii

Prawda, że cudowne? 🙂

Zależna lista rozwijana podkategorii w arkuszach Google

To będzie niestety bardziej skomplikowane. Ale tylko troszkę bardziej :). Będzie bowiem wymagało utworzenia kolumny pomocniczej z formułą, której wynik będzie źródłem listy rozwijanej.

Źródło zależnej listy rozwijanej (podkategorii)

Formułę umieścimy w komórce E15, zaś jej wynik rozleje się na tyle komórek, ile będzie potrzeba (tyle, ile będzie podkategorii danej kategorii). Wynik ten będzie naszym źródłem do listy rozwijanej.

A formuła jest taka:

=FILTER(B5:B17,A5:A17=H3)

Funkcja FILTER filtruje zakres B5:B17 (czyli nasze podkategorie) tak, że gdy w kolumnie A5:A17 (kategorie) znajduje się kategoria wybrana przez użytkownika (w komórce H3) – funkcja wyświetla odpowiadające jej podkategorie. Dzięki tej funkcji tabela źródłowa nie musi być sortowana według kategorii (tak, jak była w tej sytuacji). To powoduje jednak, że na zależnej liście rozwijanej podkategorie są wyświetlane w kolejności wystąpienia. Jeśli tak jest dla Ciebie OK – możesz pominąć kolejny krok.

 Gdybyś jednak chciała, aby podkategorie wyświetlane były w kolejności alfabetycznej (może tak się bezie łatwiej szukało?), trzeba wrzucić wcześniejszą funkcję w funkcję sortującą. O tak:

=SORT(FILTER(B5:B17,A5:A17=H3))

Ponieważ nie sprecyzowałam sposobu, w jaki mają być sortowane dane (moja jedna jedyna kolumna) – zostaną one posortowane domyślnie, czyli rosnąco (od A do Z dla tekstu).

Tworzenie zależnej listy rozwijanej w arkuszach Google

Tutaj postąpimy analogicznie jak przy kategorii. Czyli:

1. Menu Data/Data validation.

2. W okienku wybieramy List from a range i jako zakres podajemy np. E15:E21. Chodzi o to, by zakres ten był co najmniej tak wysoki, jak największa liczba podkategorii na naszej liście (albo i dłuższy, jeśli spodziewasz się zmian przypisań). Robimy tak, ponieważ ich genialność – listy rozwijane w arkuszach Google – wyświetlają tylko zapełnione komórki, a nie wszystkie, które dostaną w źródle (BTW: brakuje mi w nich tylko definiowania listy za pomocą formuły – wtedy te kolumny pomocnicze nie byłyby potrzebne.  A może ja po prostu nie wiem jak to zrobić? :)):

Tworzenie zależnej listy rozwijanej podkategorii

Po zapisaniu (Save) jest gotowe!

Efekt mamy taki:

Powiązane produkty

• Nazwy w Excelu – wstęp – pokazuję tutaj jak stworzyć nazwy komórek, zakresów i – co jest arcyciekawe – formuł! To bardzo proste i przydatne, zobaczysz 🙂
• Listy rozwijane – pokazuję jak zrobić listę rozwijaną w Excelu zarówno za pomocą sprawdzania poprawności, jak i formant formularza, oraz jak je wykorzystać np. na wykresach.
• Walidacja danych – triki – opowiadam o ciekawych zastosowaniach sprawdzania poprawności, którego lista rozwijana w komórce (użyta w tym wpisie) jest opcją. Ale narzędzie to potrafi dużo, duuuużo więcej!
• Zagnieżdżanie funkcji – podczas tego webinaru pokazuję jak w prosty sposób zagnieżdżać funkcje jedna w drugiej i trzeciej…

Tutaj gotowy arkusz Google, na którym pracowałam (tylko wyświetlanie).

A tutaj wersja wideo wpisu:

Czyli fragment malinowego kursu online MS Excel w codziennej pracy

Jestem w trakcie tworzenia kursu online “MS Excel w codziennej pracy“. Jest to kurs przeznaczony dla osób, które chcą uporządkować swoją wiedzę w Excelu, bo wiedzą, że Excel może więcej i że da się w nim pracować szybciej i sprawniej niż to robili dotychczas; jak również dla tych, którzy dopiero zaczynają pracę w Excelu. Obecnie prowadzę zapisy na listę osób zainteresowanych szkoleniem. Każdy, kto się na tę listę zapisze otrzyma ode mnie bezpłatny ebook o 10 najprzydatniejszych trikach excelowych.

A teraz Chciałabym pokazać Tobie lekcję wprowadzającą do formatowania warunkowego, gdyż często jest to narzędzie, które od zaraz może bardzo ułatwić pracę osobom, które np. tworzą różnego rodzaju zestawienia czy prowadzą listy kontrolne właśnie w Excelu.

Oto lekcja wprowadzająca do formatowania warunkowego:

Tutaj możesz zapisać się na listę osób zainteresowanych szkoleniem: http://bit.ly/excel-kurs-codziennie-me

A tutaj możesz pobierz plik, na którym pracuję podczas lekcji wprowadzającej do formatowania warunkowego:

MalinowyExcel Fragment kursu online Formatowanie warunkowe dw.xlsx

Zapisuj się śmiało, a jeśli znasz kogoś, o kim wiesz, że może mu się przydać takie szkolenie – przekaż mu proszę link do strony zapisów:

► http://bit.ly/excel-kurs-codziennie-me

Na pewno będzie Ci wdzięczny! Pomóż mi szerzyć excelowe dobro! 🙂 Dziękuję!!!

Czyli trochę o opcjach Excela

Na środowym webinarze O obiekcie tabela słów kilka, jeden z uczestników zadał pytanie o to, jak można sprawić, aby formuły w tabelach nie kopiowały się automatycznie? Albo, jak to z powrotem przywrócić, jak już kiedyś to wyłączyliśmy? 🙂

Służy do tego jedna prosta opcja w Excelu. Prosta, ale bardzo mało intuicyjna. Dlatego postanowiłam o tym napisać artykuł – sama często zapominam, gdzie to w(y)łączyć. To będzie ściągawka :).

Chodzi o coś takiego:

Jak zlikwidować autokopiowanie formuł w TABELI w Excelu?

Sposób uniwersalny – z menu Plik

Aby to zrobić, należy wejść do opcji Excela, czyli:

1. Menu Plik/Opcje
2. Następnie z zakładki Sprawdzanie wybieramy przycisk Opcje Autokorekty. Tak, wiem, że to bez sensu (i to jest własnie nieintuicyjne!), ale that’s the way it is ;).
3. Następnie w okienku, które się pojawi, idziemy do zakładki Autoformatowanie podczas pisania i tam zaznaczamy checkbox Wypełnij formuły w tabelach w celu tworzenia kolumn obliczeniowych.
4. Całą ścieżkę przedstawia poniższy obrazek:

Instrukcja

To jest sposób może i długi, ale zawsze zadziała.

Sposób z arkusza

Można też dobrać się do tych ustawień trochę prościej, z poziomu tabeli, podczas samego tworzenia formuły. Jak to zrobić?

1. Napisz formułę w kolumnie i zatwierdź ją.
2. Skopiuje się ona do pozostałych wierszy. Ale! Obok tabeli pojawi się smart tag, dzięki któremu możemy zdecydować, czy wpisana formuła ma zostać skopiowana

   Smart tag

3. Jak go naciśniesz, dostaniesz 3 opcje:

   Smart tag – 3 opcje

   1. Cofnij Kolumna obliczeniowa – cofnie skopiowanie formuł w tej kolumnie
   2. Zatrzymaj automatyczne tworzenie kolumn obliczeniowych – cofnie skopiowanie formuł i od tej pory Excel nie będzie już kopiował formuł w tabelach na Twoim komputerze. Można to w każdej chwili włączyć i wyłączyć, ale już metodą, którą opisywałam wyżej.
   3. Kontrola opcji Autokorekty – wejdziesz do opcji Excela (tych, które opisałam wcześniej w artykule), gdzie możesz zmienić to ustawienie. Generalnie to jest skrót do tego, co opisałam wcześniej

Pamiętaj, że jeśli wybierzesz #2 – przywrócenie autokopiowania formuł w tabeli będzie możliwe dzięki opcjom Excela, czyli metodzie, którą opisałam jako pierwszą.

No i to generalnie tyle. Prosta opcja, tylko jak zwykle trzeba o niej pamiętać. To teraz już będziesz wiedział, gdzie znaleźć instrukcję, jeśli zdarzy Ci się zapomnieć ;).

Pliku do pobrania nie ma, bo to tylko opcja Excela…

Ale jest film na YT z wideo-instrukcją:

Czyli wystarczy mała podmianka w kodzie

Prawie dwa lata temu napisałam artykuł, gdzie pokazywałam jak z pliku Excela wygenerować plik PDF i zapisać go pod taką nazwą, jak wartość wybranej komórki w arkuszu. Wszystko to za pomocą przycisku. Napisałam w tym celu makro, które szczegółowo omówiłam w tym artykule.

Niedawno zapytaliście mnie jednak, jak zrobić, aby wygenerowany plik nazywał się dokładnie tak samo, jak plik Excela, z którego powstał. Brzmi strasznie, ale w rzeczywistości jest prościutkie. Wymaga bowiem jednej małej modyfikacji w kodzie i ją właśnie opiszę w tym artykule.

Formatka wygląda identycznie, jak w poprzednim artykule:

Formatka

Do dzieła!

Generowanie PDF z Excela – poprzedni kod

Dla przypomnienia wkleję tutaj kod, który będę teraz modyfikować. Oto on:

Sub MojPDF()
 Dim Sciezka As String, Klient As String
 
 Sciezka = ThisWorkbook.Path & "\"
 Klient = ActiveSheet.Range("Klient").Value

 If Klient = "" Then Klient = "Klient"
 
 ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:= _
 Sciezka & Klient & ".pdf", _
 Quality:=xlQualityStandard, _
 IncludeDocProperties:=True, _
 IgnorePrintAreas:=False, _
 OpenAfterPublish:=True
End Sub

BTW: Powyższe makro jest przypisane do przycisku, co dokładnie opisałam we wspomnianym artykule.

Wystarczy nam jedna zmienna

Poprzednie makro pobierało nazwę klienta z komórki D3, która była nazwana jako Klient. Teraz jest nam to niepotrzebne. Zarówno ścieżkę dostępu do pliku i jego nazwę pobierzemy bowiem za pomocą innej właściwości. Usuńmy więc 3 linijki:

• deklarację zmiennej Klient,
• przypisanie do niej wartości,
• i if-a, sprawdzającego wartość zmiennej Klient.

Ma powstać coś takiego:

Sub MojPDF()
 Dim Sciezka As String
 
 Sciezka = ThisWorkbook.Path & "\"

ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:= _
 Sciezka & Klient & ".pdf", _
 Quality:=xlQualityStandard, _
 IncludeDocProperties:=True, _
 IgnorePrintAreas:=False, _
 OpenAfterPublish:=True
End Sub

Modyfikacja zmiennej i nowa właściwość obiektu ThisWorkbook

Teraz zmodyfikujemy zmienną Sciezka. Do tej pory pobierała ona tylko ścieżkę dostępu do pliku Excela. Teraz pobierze tę ścieżkę, ale też nazwę pliku. W tym celu skorzystamy z właściwości FullName obiektu ThisWorkbook. Tak:

 Sciezka = ThisWorkbook.FullName

Zwraca ona niestety też rozszerzenie pliku, czyli np.:

C:\MalinowyExcel Zapisz PDF z taką samą nazwą co Excel.xlsb

Trzeba się tego pozbyć, bo w końcu chcemy PDF, a nie xlsb.

Usuń excelowe rozszerzenie pliku

A teraz pozbędziemy się rozszerzenia excelowego z naszej nazwy, czyli tego: .xlsb. Zrobimy to dopisując taki kod:

Sciezka = Left(Sciezka, Len(Sciezka) - 5)

W efekcie dostaniemy taką wartość zmiennej Nazwa:

C:\MalinowyExcel Zapisz PDF z taką samą nazwą co Excel

I to już prawie koniec.

Generowanie PDF z nazwą pliku Excela

Wykorzystamy teraz kod, który już wcześniej mieliśmy, tylko zamiast zmiennej Klient wstawimy zmienną Sciezka i usuniemy wystąpienie zmiennej Klient. Reszta jest OK.\

Całość wygląda tak.:

Sub MojPDF()
    Dim Sciezka As String, Nazwa As String
    
    Sciezka = ThisWorkbook.FullName
    Sciezka = Left(Sciezka, Len(Sciezka) - 5)
    
    ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:= _
        Sciezka & ".pdf", _
        Quality:=xlQualityStandard, _
        IncludeDocProperties:=True, _
        IgnorePrintAreas:=False, _
        OpenAfterPublish:=True
End Sub

A jeśli chcesz, aby plik PDF został zapisany dodatkowo z dzisiejszą datą – zajrzyj do tego wpisu.

Pamiętaj, aby zapisać gotowy plik z obsługą makr (*xlsm) lub binarny (*xlsb). Załączony do tego artykułu plik ma właśnie to drugie rozszerzenie.

Jeśli arkusz się brzydko drukuje – ustaw odpowiednie opcje drukowania. Polecam tutaj obszar wydruku i wpasowanie w strony.

A uruchamiając plik pamiętaj, aby włączyć makra.

 Tutaj znajdziesz plik do pobrania:

MalinowyExcel Zapisz PDF z taką samą nazwą co Excel.zip

I wersję wideo, gdzie pokazuję po kolei co zmienić w kodzie:

Powiązane produkty

• • Nagrywanie makr – dzięki tej lekcji dowiesz się jak w sprytny sposób nagrywać całkiem inteligentne makra

Czyli dlaczego warto korzystać z prawidłowego zakresu danych i co dalej z nim robić?

Jakiś czas temu opublikowałam na blogu TEN WPIS, a raczej film na Youtoubie, w którym pokazywałam formułę tablicową obliczającą czas pracy w projektach. Jak to formuła tablicowa – skomplikowana sama w sobie. Ale dało radę.

Natomiast pojawiła się potrzeba rozszerzenia funkcjonalności tabeli gromadzącej dane, a co za tym idzie – formuły. Chodziło o to, że jedne pracownik może pracować jednego dnia w kilku projektach. Czyli w jednej rubryce (dziennej), trzeba było jakoś umieścić dane o kilku projektach.

“O rety!” – pomyślałam. “Co to za monstrum wyjdzie! Funkcje VBA mi najłatwiej stworzyć do tego, albo megaskomplikowaną formułę tablicową…”

“O nie! Nie będę się tak męczyć. To przerost formy nad treścią!” myślałam dalej :).

Zobacz, była taka tabelka:

Pierwotna tabelka

Gdzie A1, A2 itp. to nazwy projektów, a liczba przed nimi – czas pracy. A chodzi o to, żeby było np.: 4A1; 3A2; 1A3.

Da się prościej. Tylko trzeba przerobić koncepcję.

Dlaczego przerobić powyższą koncepcję? Ponieważ łączy ona dane z analizą tych danych. Danych mamy tutaj dużo: pracownik, czas pracy, nazwa projektu (albo nawet kilka!). Nie ma gdzie tego umieścić w tej tabeli. Jest to sygnał, że trzeba szukać innego rozwiązania. Zmienić koncepcję.

A koncepcja jest taka:

ODDZIEL DANE OD ANALIZY

Na schemacie wygląda to tak:

Koncepcja

Dane najlepiej przechowywać w prawidłowym zakresie danych, który wymuszany jest przez obiekt tabela, a analiza w tym przypadku to po prostu tabela przestawna. Daje nam ona mnóstwo możliwości konkretnej analizy danych.

Na poniższym filmie pokazuję jak i co po kolei robimy. Dane tworzę od zera, analizę też :).

Powiązane produkty

• Kurs online Excel w codziennej pracy – mój autorski kurs online o Excelu, podczas którego poukładasz sobie wiedzę z Excela, poznasz jego FUNDAMENTY i mam nadzieję, że polubisz go :). A z pewnością przyspieszysz swoją pracę z tym programem!
• O obiekcie tabela słów kilka – podczas tej lekcji pokazuję czym jest obiekt tabela w Excelu i dlaczego warto z niego korzystać. Daje nam on ogromne możliwości dynamizowania naszych arkuszy, a wiele nowych funkcjonalności Excela wręcz wymaga przechowywanie danych w tymże obiekcie (np. Power Query). Must have każdego użytkownika Excela!
• Tabele przestawne – wprowadzenie – podczas tej lekcji opowiadam o tworzeniu klasycznych tabel przestawnych od podstaw. Jak powinien wyglądać zakres danych? Co, jak i gdzie ułożyć, aby otrzymać czytelny i ładny raport, jakiego potrzebujemy (albo szef potrzebuje;))? Na te pytania odpowiadam podczas tego webinaru.

Czyli formatowanie warunkowe i niestandardowe w akcji

Załóżmy, że robimy checklistę z zadaniami. May na niej informację o zadaniu, osobie odpowiedzialnej, przewidywanej kwocie przychodu z danego zadania i komentarz. Jak to na checkliście – będziemy zadania oznaczać jako gotowe. Do tego też jest oddzielna kolumna Wykonane, w której zadania gotowe oznaczamy jako “TAK”.

I wtedy też chcemy, aby zadanie zostało przekreślone. Czyli ustawiamy formatowanie warunkowe, uzależnione od wartości komórki w kolumnie Wykonane. Natomiast po zastosowaniu zwykłego przekreślenia wartości komórki otrzymujemy dokładnie taki efekt: przekreślenie wartości.

Mi się to przekreślenie nie za bardzo podoba, ponieważ przekreśla tylko wartość, a nie całą komórkę od początku do końca. Zobacz o co mi chodzi na poniższym obrazku (dolna tabela zawiera przekreślenie, które chcę uzyskać):

Wystarczy trochę pobawić się z formatowaniem niestandardowym i da się taki efekt uzyskać :). Do dzieła więc!

Formatka checklisty

Mamy na początku zwykły obiekt tabela z naszą checklistą:

Obiekt tabela

W kolumnie Wykonane jest lista rozwijana, z której wybieramy “Tak” w przypadku wykonania zadania. W kolumnie Odpowiedzialny też jest lista rozwijana, z której wybieramy osobę odpowiedzialną za zadanie. Takie bajerki, żeby było wygodniej :).

Cała checklista jest w obiekcie tabela, który nazwałam tbChecklista, więc sama się powiększa po dopisaniu nowego zadania (a wszystkie ustawienia typu listy rozwijane i formatowanie, które zaraz stworzymy – kopiują się).

Tworzenie formatowania warunkowego z przekreśleniem

Przechodzimy płynnie do sedna sprawy, czyli  jak sformatować tabelę, aby wykonane zadania były przekreślane? Użyjemy do tego formatowania warunkowego, które zareaguje na wartość “Tak” w kolumnie Wykonane. A format będzie składał się z 2 elementów:

• przekreślenia komórki
• formatowania liczbowego

Zadaniem formatowania liczbowego będzie “rozmnożenie” wartości komórki tak, aby przekreślenie zostało zastosowane do całej komórki – od jej początku do końca – a nie tylko widocznej wartości.

Wykonajmy więc poszczególne kroki:

1. Zaznacz tabelę, ponieważ będziemy ją formatować. Możesz to zrobić myszką, lub np. ustaw się w komórce B4 i użyj skrótu klawiszowego Ctrl + a. Niezależnie od tego, jaką metodę wybierzesz: aktywną komórką MUSI BYĆ pierwsza komórka zakresu do sformatowania! U mnie B4.

2. Menu Narzędzia główne/ Formatowanie warunkowe/ Nowa reguła/ Użyj formuły do określenia… i wpisz następującą formułę (wielkość liter nie ma znaczenia), a następnie przejdź do formatowania:

=$B4="TAK"

Wszystko pokazuje poniższy obrazek:

Określanie formuły

3. Ustaw formatowanie czcionki na Przekreślenie:

Format czcionki: przekreślenie

4. Ustaw formatowanie liczbowe na (uwaga! Spacja na końcu!):

* # ##0,00;* -# ##0,00;* 0,00;@*

Format liczby: niestandardowy

5. Wszystko zatwierdź i ciesz się wynikiem 🙂

WYNIK

Możliwe niedociągnięcia…

Cytując Wąskiego z Kilerów 2: “Parę niedociągnięć jest…”.

1. Puste komórki nie są przekreślane

Dokładnie. Jeśli komórka nie ma wartości – nie zostanie przekreślona. Oczywiście “wszystko się da”, natomiast uważam, że byłby to przerost formy nad treścią :).

2. Różne formatowania

Gdy nasza tabela zawiera różne formatowania, np. datę czy jakiś procent – dla tych danych trzeba będzie ustawiać oddzielne formatowanie warunkowe (a w nim – niestandardowe). Gdy tego nie zrobimy i np. do wszystkich kolumn zastosujemy formatowanie liczbowe z 2 miejscami po przecinku – zostanie ono również zastosowane do daty. Czyli data stanie się liczbą z 2 miejscami po przecinku. A tego raczej nie chcemy…

To samo będzie się działo z procentami i innymi formatowaniami “specjalnymi”, czyli innymi niż ustawiony w pierwotnej regule formatowania warunkowego.

3. Wyrównanie komórek

Stracimy również możliwość starowania wyrównaniem wartości w komórce. Nie boli mnie to jakoś przy liczbach, czy opisie zadania – one niech będą wyrównywane odpowiednio do prawej i lewej. Boli natomiast w pierwszej kolumnie – Wykonane – gdzie wstawiam słowo TAK, gdy zadanie jest wykonane. Tutaj wolałabym to Tak mieć wyśrodkowane, a nie mogę, ponieważ “rozmnażanie” spacji narzuca wyrównanie tekstu do lewej strony…

No ale – na szczęście są też dociągnięcia :). Sam fakt, że cała komórka jest przekreślana mi bardzo pasuje i jestem w stanie przeboleć wymienione wyżej niedociągnięcia :). A Ty?

A oto film na Youtoubie, gdzie pokazuję powyższe rozwiązanie:

Powiązane produkty

• Formatowanie niestandardowe – to lekcja o tworzeniu własnych formatów liczbowych, których twórcy Excela nam nie dali w pakiecie, a warto by było :).
• O obiekcie tabela słów kilka – podczas tej lekcji pokazuję czym jest obiekt tabela w Excelu i dlaczego warto z niego korzystać. Daje nam on ogromne możliwości dynamizowania naszych arkuszy, a wiele nowych funkcjonalności Excela wręcz wymaga przechowywanie danych w tymże obiekcie (np. Power Query). Must have każdego użytkownika Excela!
• Listy rozwijane – podczas tej lekcji pokazuję jak zrobić listę rozwijaną zarówno taką, jak we wpisie (czyli sprawdzanie poprawności), jak i formant formularza, oraz jak je wykorzystać np. na wykresach.
• Formatowanie warunkowe – podczas tej lekcji nauczysz się korzystać z cudownego narzędzia, jakim jest formatowanie warunkowe. Będziesz umiał(a) korzystać zarówno z wbudowanych opcji, np. dotyczących dat, jak również napiszesz swoje własne reguły (np. zaznaczanie całych wierszy z danymi)

Plik do pobrania:

MalinowyExcel Przekreślenie całej komórki Checklista dw.xlsx

Czyli excelowe wsparcie dla biznesu w czasie kwarantanny koronawirusa

Moi drodzy, mamy nietypową sytuację, dlatego publikuję nietypowy wpis. Chciałabym wesprzeć tych, którzy nie mogą wykonywać swojej pracy ze względu na pandemię wirusa COVID-19. Mam tutaj na myśli salony fryzjerskie, kosmetyczne, tatuażu, paznokci, … . Oczywiście, jeśli moja pomoc przyda się również innym – będzie mi bardzo miło!

Zaproponowałam swojej fryzjerce, że już dziś kupię od niej usługi fryzjerskie dla mojej rodziny. Zapłacę teraz – skorzystam z usługi później, kiedy będzie już taka możliwość. Jak będzie więcej takich jak ja – pomożemy im przetrwać ten trudny dla wszystkich czas.

Wczoraj zrobiliśmy z mężem przelew.

Pomyślałam wtedy, że warto byłoby, aby Magda miała jakieś miejsce, gdzie będzie gromadziła dane o takich przelewach – za chwilę (mam nadzieję!) zrobi jej się tego dużo. Każdy klient to inna usługa, ja wczoraj kupiłam już 4. Będzie tego sporo przez kto-we-ile-czasu? Trzeba to poukładać. A na tym to akurat się znam, więc postanowiłam też tak pomóc :).

Jeśli znasz salon kosmetyczny/fryzjerski/… – śmiało udostępnij plik z tabelą. Pomóżmy biznesom przetrwać epidemię!

Plik do pobrania:

MalinowyExcel Tabela dla salonów kosmetycznych1 dw.xlsx

Zobacz film z instrukcją do pliku (a poniżej we wpisie instrukcja pisana):

Dodawanie nowego klienta

Po prostu zacznij wpisywać dane klienta w pierwszym wolnym wierszu, np:

Dopisz nowego klienta

Dane, które mogą sprawić Ci problem:

1. Numer telefonu – wpisz numer bez spacji (zakładam, że wszystkie telefony będą komórkowe). Nie ma potrzeby wpisywania myślników.
2. Data – wpisz ją w formacie: rrrr-mm-dd, np: 2020-04-10)
3. Godzina – wpisz ją używając dwukropka, możesz stosować notację 24-godzinną, np: 13:45
4. Usługa/Zabieg – wybierz z listy rozwijanej. Zawartość listy możesz edytować w zielonym arkuszu Zabiegi

Jeśli potrzebujesz dopisać jakąś kolumnę – ustaw się w pierwszym wolnym polu obok tabeli i wpisz tę kolumnę.

Dodawanie/edycja usług na liście

Wejdź do arkusza Zabiegi. Tam znajdziesz tabelę z nazwami zabiegów:

Tabela zabiegów

Aby dodać zabieg/usługę – po prostu napisz ją w pierwszym wolnym miejscu pod tabelą (tabela powiększy się).

Jeśli chcesz zmienić nazwę zabiegu/usługi – zaznacz ją lewym przyciskiem myszy i zacznij pisać nową nazwę.

Jeśli chcesz usunąć zabieg/usługę – zaznacz lewym przyciskiem myszy cały wiersz arkusza, w którym znajduje się dany wpis, kliknij prawym przyciskiem myszy na ten zaznacozny wiersz i z menu podręcznego wybierz Usuń.

Powyższe operacje pokazuję na filmie, także śmiało obejrzyj 🙂

Mam nadzieję, że ten plik Ci się przyda i ułatwi Ci choć odrobinkę ten trudny czas. Życzę Ci powodzenia!

Malina

Czyli czas pracy tłumacza

Jakiś czas temu napisał do mnie czytelnik z prośbą o napisanie formuły, która będzie liczyła czas pracy tłumacza na takich zasadach:

• czas pracy zaokrąglany w górę do pełnych 15 minut,
• minimalny czas rozliczenia: 1 godzina

Pracujemy na takich danych, jak na obrazku i chcemy określić jakie wynagrodzenie należy się tłumaczowi za konkretne tłumaczenie:

Formatka

W tym wpisie pokażę Ci 2 sposoby na obliczenie wynagrodzenia. Pierwszy będzie zaokrąglał czas pracy. Drugi – będzie zaokrąglał wynagrodzenie.

Obliczanie czasu pracy

To będzie prosta sprawa – po prostu odejmiemy czas początkowy od czasu końcowego. Moje dane znajdują się w obiekcie tabela, więc skorzystam z odwołań strukturalnych, aby utworzyć formuły. Jeśli Ty zaś, drogi czytelniku, wolisz tradycyjne odwołania – możesz takich użyć, po prostu wpisz je ręcznie. Efekt będzie ten sam.

Formuła w kolumnie Czas pracy wygląda następująco:

=[@[Godzina do]]-[@[Godzina od]]

Jeśli chcesz użyć tradycyjnych odwołań, to formuła będzie analogiczna:

=D4-C4

A to efekt:

Obliczony czas pracy

Zaokrąglanie czasu pracy w górę do 15 minut

Kolejnym krokiem jest zaokrąglenie obliczonego czasu w górę do pełnych 15 minut, zgodnie z założeniami.

Chodzi tutaj o to, że jeśli pracownik będzie pracował 1 godzinę i 3 minuty – ma zostać mu naliczona 1 godzina i 15 minut.

Jeśli pracował 1 godzinę i 13 minut – również ma zostać naliczona 1 godzina i 15 minut.

Do takiego zaokrąglenia użyję funkcji ZAOKR.W.GÓRĘ.MATEMATYCZNE. Jest to funkcja niedostępna w starszych wersjach Excela. W nich możesz użyć funkcji ZAOKR.W.GÓRĘ. Obie funkcje nadają się tutaj równie dobrze.

Formuła w kolumnie Czas ZAOKRąglony wygląda więc tak:

=ZAOKR.W.GÓRĘ.MATEMATYCZNE([@[Czas pracy]];"00:15")

W powyższej formule, w drugim argumencie, istotność, podałam w formie tekstowej czas, do jakiego ma zostać zaokrąglony czas pracy. Lubię ten sposób, ponieważ jest bardzo czytelny.

Można również odwołać się do komórki, która zawiera wpis o 15 minutach, albo go wyliczyć bezpośrednio w formule, o tak:

=ZAOKR.W.GÓRĘ.MATEMATYCZNE([@[Czas pracy]];15/60/24)

Na nasze potrzeby efekt będzie ten sam: uzyskamy zaokrąglony w górę czas pracy. To spełnia pierwsze nasze założenie. Teraz czas na drugie.

Uwzględnianie minimalnego czasu rozliczenia: 1 godzina

Drugie założenie mówi, że minimalny czas rozliczenia tłumaczenia to 1 godzina. Czyli nawet, jeśli tłumacz pracuje np. tylko 13 minut – wynagrodzenie otrzyma za pełną godzinę. Dotyczy to tylko pierwszej godziny, pozostałe rozliczamy już zaokrąglając w górę do 15 minut (czyli poprzedni podrozdział artykułu).

Tylko jak to teraz wcisnąć w formułę?

Zrobię to tak, że powiem Excelowi, aby z dwóch wartości:

1. wyliczonego przed chwilą czasu pracy,
2. 1 godziną

wybrał tę większą. Jeśli więc tłumacz będzie pracował 13 minut – Excel wybierze 1 godzinę.  Jeśli tłumacz będzie pracował 1 godzinę i 17 minut – wybierze 1 godzinę i 17 minut. Użyję do tego funkcji MAX (ona umie wybierać największą wartość). Żeby tylko jeszcze zachować nasze zaokrąglenie – umieszczę MAX w formule, którą wcześniej napisałam. O tak:

=MAX(ZAOKR.W.GÓRĘ.MATEMATYCZNE([@[Czas pracy]];"00:15");1/24)

Godzinę zapisałam jako 1/24.

Efekt mamy taki:

Obliczony czas pracy zaokrąglony

Wyliczanie wynagrodzenia – sposób 1

Teraz została nam już najprostsza czynność, czyli wyliczenie wynagrodzenia na podstawie zaokrąglonego czasu pracy. O tym już kiedyś pisałam, teraz tego użyję.

Formuła w kolumnie Wynagrodzenie wygląda tak:

=[@[Czas ZAOKRąglony]]*[@[Stawka/h]]*24

I tyle. Wszystko. Efekt mamy taki:

Obliczone wynagrodzenie

Zaprezentowana metoda mi się bardzo podoba, dlatego, że użycie kolumny pomocniczej, wyliczającej zaokrąglony czas, pozwala łatwo ustalić za ile czasu faktycznie tłumacz zostanie wynagrodzony. Ja bym użyła właśnie tego rozwiązania.

Ale może być też inne…

Wyliczanie wynagrodzenia – sposób 2

To rozwiązanie nie potrzebuje kolumny pomocniczej, wyliczający zaokrąglony czas, ponieważ tutaj będziemy zaokrąglać wynagrodzenie. Funkcje będą te same, co w sposobie 1.

Wynagrodzenie za 15 minut pracy wynosi 100/4=25 zł (4=60/15). Czyli jeśli zaokrąglamy czas w górę do 15 minut, to jest to to samo, co zaokrąglenie wynagrodzenia do 25 zł. Oczywiście nadal nie możemy wypłacić mniej niż 100 zł, czyli za godzinę pracy.

Proponuję więc taką formułę:

=ZAOKR.W.GÓRĘ.MATEMATYCZNE(MAX(1/24;[@[Czas pracy]])*24*[@[Stawka/h]];[@[Stawka/h]]/4)

Zauważ, że tutaj, funkcja ZAOKR.W.GÓRĘ.MATEMATYCZNE zaokrągla wyliczone wynagrodzenie do 25 zł. Nadal wewnątrz funkcji sprawdzamy, czy czas pracy nie jest mniejszy niż godzina. Możemy też sprawdzić, czy wypłacone wynagrodzenie nie jest mniejsze niż 100 zł – wyjdzie na to samo:

=MAX([@[Stawka/h]];ZAOKR.W.GÓRĘ.MATEMATYCZNE([@[Czas pracy]]*24*[@[Stawka/h]];[@[Stawka/h]]/4))

Efekt uzyskujemy taki (kolumna Wynagrodzenie2):

Metoda 2 – wynik

I wszystko :). Mam nadzieję, że Ci się to przyda :).

Powiązane produkty

• O obiekcie tabela słów kilka – podczas tej lekcji pokazuję czym jest obiekt tabela w Excelu i dlaczego warto z niego korzystać. Daje nam on ogromne możliwości dynamizowania naszych arkuszy, a wiele nowych funkcjonalności Excela wręcz wymaga przechowywanie danych w tymże obiekcie (np. Power Query). Must have każdego użytkownika Excela!
• Kurs Excel w codziennej pracy – mający na celu uporządkować Twoją wiedzę na temat Excela. Jest świetny zarówno dla osób, które chcą uporządkować swoją wiedzę, zdobywaną do tej pory “po omacku”, jak i takich, które dopiero zaczynają swoją przygodę z Excelem.

Plik do pobrania:

MalinowyExcel Czas pracy zaokrąglenie do 15 minut dw.xlsx

I film na Youtoubie, gdzie pokazuję powyższe rozwiązanie: