Numer FV staje się datą i jak to naprawić?

Czyli jak sobie radzić z niechcianą „pomocą” Excela?

Może być kilka sytuacji, w których się tak dzieje. Przychodzą mi do głowy dwie, a mianowicie:

1. wpisujemy do Excela nr FV taki: 2017/10
2. importujemy do Excela dane z zewnętrznych systemów, typu SAP, Optima czy inne

W pierwszym przypadku Excel próbuje „ułatwić nam życie” i domyśla się, że chcemy wpisać datę 1.10.2017 i na taką datę zmienia nam numer FV. Dotyczy to oczywiście numerów FV do 12, bo tyle mamy miesięcy. Jak wpiszemy 2017/25 to nic się nie stanie.

I to jest ok, po prostu trzeba mieć świadomość tego, że tak się dzieje. Rozwiązaniem będzie tutaj wpisanie apostrofu przed takim numerem, czyli coś takiego:

'2017/10

Excel potraktuje ten wpis jak tekst i nie ruszy go.

Gorzej jest w drugiej sytuacji, gdy już mamy w Excelu dany, co gorsza jak mamy ich bardzo dużo. Co wtedy?

Tutaj już trzeba z tej daty odzyskać numer FV za pomocą funkcji. I o tym będzie w tym wpisie.

Odzyskiwanie numeru FV z daty

Oczywiście założenie jest takie, że wszystkie numery FV mają taką samą strukturę, czyli zostały identycznie potraktowane przez Excela. Tak, jak opisałam wyżej.

W takiej sytuacji mamy 2 opcje: albo Excela zamienił numer FV na datę (np. 2017/10), albo zostawił w spokoju i wyświetlił jak tekst (np. 2017/28). Nasza formuła musi więc się zabezpieczyć na obie te ewentualności, czyli:

1. jeśli dostanie liczbę (data jest liczbą) – tworzy z niej numer FV,
2. jeśli dostanie tekst – zostawia go w spokoju.

Czyli nasze dane wyglądają tak:

Formatka

I to właśnie załatwi taka formuła:

=JEŻELI(CZY.LICZBA(B4);ROK(B4)&"/"&TEKST(MIESIĄC(B4);"00");B4)

Tak to wygląda po skopiowaniu formuły w dół:

Numer odzyskany

Funkcja JEŻELI decyduje co robić. Jest to najbardziej zewnętrza część naszej formuły.

W środku niej mamy funkcję CZY.LICZBA. która sprawdza, czy nasz „Nr FV” jest datą (czyli liczbą), czy nie. Jeśli jest – tworzymy porządny numer FV, który jest tekstem. I robimy to następująco: wyciągamy z daty rok (funkcja ROK), i za pomocą operatorów & doklejamy do tego znak ukośnika. A potem jeszcze tylko doklejamy do tego miesiąc, wyciągnięty z daty za pomocą funkcji MIESIĄC.

I tyle. Cały trik :). Często nie ma innej rady na poradzenie sobie z takimi kwiatkami i excelową wyobraźnią niż właśnie za pomocą funkcji. Ale najważniejsze, że można sobie z tym poradzić.

Po skopiowaniu formuły do wszystkich numerów FV – warto jeszcze skopiować tę formułę i wkleić ją specjalnie jako wartości do kolumny z pierwotnymi numerami FV. Nie ma bowiem potrzeby trzymać dwóch wersji, zwłaszcza formuł, które swoje ważą i spowalniają działanie pliku.

Żeby wkleić specjalnie, najpierw te formuły trzeba skopiować, a następnie kliknąć prawym przyciskiem myszy tam, gdzie chcemy je wkleić i z menu kontekstowego wybrać przycisk „123”:

Wklejanie specjalne wartości

I wszystko do kupy wygląda tak (po usunięciu kolumny roboczej):

Wynik

I wszystko. Na koniec jeszcze wersja wideo tego rozwiązania i plik z formułą do pobrania: