Czyli trochę o wykorzystaniu funkcji DZIEŃ.TYG
Załóżmy, że pracownik pracuje na cały etat, czyli codziennie ma do przepracowania 8 godzin. My chcemy obliczyć liczbę nadgodzin, które zrobił. Nadgodziny rozumiem tutaj tak, że jeśli pracował w tygodniu dłużej niż 8 godzin, to każda nadwyżka to już są nadgodziny. Natomiast jeśli przyszedł do pracy w weekend, to każdy przepracowany czas traktuję jako nadgodziny.
Sytuację tę pokazuje poniższy obrazek, który równocześnie jest tym, co chcemy uzyskać.
Pusta formatka wygląda więc tak:
Do komórki E3 trzeba wpisać wymiar etatu w postaci godzin, jakie pracownik powinien codziennie przepracować. Kolumna Czas pracy będzie zawierała faktycznie przepracowany czas, a kolumna Nadliczbowe – nadgodziny. Ostatnia kolumna – Odebrane – informuje o tym, ile godzin danego dnia pracownik odebrał z nadgodzin (taka sytuacja jest np. trzeciego dnia).
Omówię teraz po kolei wszystkie obliczenia.
Obliczanie czasu pracy
Zacznijmy od najłatwiejszego, czyli po prostu od obliczenia ile czasu pracownik w ogóle danego dnia przepracował. Jest to proste działanie: od czasu końcowego odejmujemy czas początkowy. Formuła w komórce E6 wygląda tak:
=D6-C6
A po skopiowaniu jej do pozostałych komórek kolumny Czas pracy dostajemy to:
Clik here to view.
Obliczony czas pracy
Teraz główny punkt programu, czyli obliczanie nadgodzin…
Obliczanie nadgodzin w ciągu dnia
Zacznę od środka, czyli od omówienia funkcji, która umie rozpoznać dzień tygodnia. Funkcją, którą mam na myśli jest DZIEŃ.TYG. Funkcja ta zwraca dzień tygodnia w postaci cyfry. Ma ona dwa argumenty:
- data, z której chcemy poznać dzień tygodnia
- sposób prezentacji wyniku.
Drugi argument jest tutaj tajemniczy i zarazem kluczowy. Mówi on bowiem o tym, jaka cyfra ma oznaczać jaki dzień tygodnia. My oczywiście chcemy, aby poniedziałek był reprezentowany przez 1, wtorek przez 2 itd. Aby to uzyskać, w drugim argumencie funkcji DZIEŃ.TYG musimy wpisać cyfrę 2. Czyli funkcja będzie wyglądała tak:
DZIEŃ.TYG(B6;2)
I teraz jeśli ten dzień tygodnia będzie sobotą lub niedzielą (6 lub 7, czyli po prostu większe lub równe 6), to w komórce wynikowej chcemy wyświetlać czas pracy, wyliczony wcześniej. Za ten fragment rozumowania odpowiada następująca część formuły:
DZIEŃ.TYG(B6;2)>=6
Natomiast jeśli dzień tygodnia jest inny niż sobota lub niedziela – będziemy chcieli wyświetlić nadgodziny wyliczone poprzez odejmowania wymiaru etatu (8:00) od czasu pracy. Jeśli różnica będzie dodatnia -mamy nadgodziny. Jeśli nie – nie ma nadgodzin, czyli 0.
Do wybrania czy wyświetlić różnicę (nasze nadgodziny), czy też zero, można by użyć funkcji JEŻELI. Natomiast ja jej w tym użyciu nie lubię, bo nie lubię się powtarzać. Zastosuję natomiast funkcję MAX (ten sam trik omawiałam tutaj, przy liczeniu podatku i kosztów uzyskania przychodów). Będzie wyglądała ona następująco:
MAX(E6-$E$3;0)
Zadaniem funkcji MAX jest wybranie największej wartości spośród tych, które dostała w argumentach. Nasza MAX dostała różnicę (czas pracy minus etat) i zero. Jeśli będą nadgodziny – różnica będzie dodatnia. Jeśli nie będzie nadgodzin – zero lub ujemna. Czyli jeśli MAX dostanie coś takiego: MAX(1;0), to wybierze większą, czyli 1, czyli jedną nadgodzinę. natomiast jak dostanie coś takiego MAX(-1;0), to wybierze 0, czyli brak nadgodzin. I to cały myk.
Po wrzuceniu wszystkiego do funkcji JEŻELI, otrzymamy taką formułę:
=JEŻELI(DZIEŃ.TYG(B6;2)>=6;E6;MAX(E6-$E$3;0))
Obliczanie godzin odebranych
Tutaj znów zastosujemy myk z funkcją MAX. Tym razem będziemy badać różnicę między wymiarem etatu (8:00), a liczbą godzin przepracowanych danego dnia. Jeśli różnica ta będzie dodatnia (>0), tzn., że pracownik tego dnia odbierał nadgodziny. Jeśli zerowa lub ujemna – nie odbierał. Wynik różnicy porównamy funkcją MAX do zera i znów otrzymamy większą z wartości: zero w przypadku, gdy nadgodzin nie odbierano, a liczbę godzin w przypadku odbierania.
Funkcja jest taka:
=MAX(0;$E$3-E6)
Obliczanie wszystkich nadgodzin
Na koniec zostaje tylko obliczenie wszystkich nadgodzin. Będzie to po prostu różnica między godzinami nadliczbowymi, które nam wyszły z podsumowania kolumny Nadliczbowe, a podsumowaniem kolumny Odebrane. Formuła w komórce G16 jest taka:
=F14-G14
Po wpisaniu wszystkich omówionych formuł otrzymamy taki efekt:
I tyle. Jakże proste i użyteczne Image may be NSFW.
Clik here to view.
Jak Ci się przyda – udostępnij to proszę znajomym, może im też się przyda.
Na koniec jeszcze wideo, w którym pokazuję krok po kroku jak zrobić omawiany w tym wpisie przykład:
I na koniec plik do pobrania:
Plik do pobrania:
MalinowyExcel_Nadgodziny w weekendy odebrane dw.xlsx
Jeśli nie udaje Ci się pobrać pliku, kliknij na link prawym przycikiem myszy i wybierz opcję: Zapisz link jako”:
