We wpisie tym przedstawiam metodę na wyróżnienie pracowników, którym zbliża się termin badania lekarskiego. Na swoich szkoleniach z Excela dla działu HR pokazuję zastosowanie formatowania warunkowego do wyróżnienia takich pracowników. Ponieważ ostatnio często mnie pytacie w mailach dokładnie o tę sytuację, postanowiłam ją opisać na blogu.
Sprawa jest prosta: mamy dane imię i nazwisko pracownika oraz maksymalną datę następnego badania kontrolnego. Chciałabym wyróżnić kolorem te daty badań, które będą np. za 2 tygodnie (14 dni). Dzięki temu będę wiedziała, który pracownik musi wkrótce wykonać badania kontrolne. Tak wygląda przykładowa tabelka:
Formatka
W komórce D2 wpisana jest dzisiejsza data (funkcja DZIŚ()), aby od razu wiadomo było na jaki dzień stworzone jest zestawienie. Wpisywanie tam daty nie jest konieczne, jednak moim zdaniem powoduje, że zestawienie jest jednoznaczne.
Komórka D3 informuje na ile dni przed badaniem daty mają być podświetlone. Czyli jeśli data badania kontrolnego wypadnie w ciągu 14 dni od dziś – komórkę należy wyróżnić.
Do dzieła!
Będziemy formatować jedynie daty, aby tabelka była czytelna. Zaznaczamy więc wszystkie daty w tabeli, czyli zakres D6:D15. Następnie z menu Narzędzia główne/ Formatowanie warunkowe wybieramy Nowa reguła. Reguła to zostanie zastosowana dla zaznaczonych komórek (uwaga! pamiętaj, aby zaznaczać zakres od pierwszej komórki – ma to znaczenie dla pisanej później formuły).
Pojawi się okienko formatowania warunkowego, w którym zaznaczamy, że chcemy użyć formuły do określenia komórek, które trzeba sformatować, a następnie wpisać następującą formułę:
=D6-$D$2<=$D$3
Kroki te przedstawia poniższy obrazek:
Reguła formatowania warunkowego
Po zatwierdzeniu wszystkich okienek (a jest ich ze 3!) dostajemy taki efekt:
Wynik dla 14 dni
A po zmianie liczby dni z 14 na 7 w komórce D3, dostajemy to:
Wynik dla 7 dni
Mam nadzieję, że teraz czuwanie nad datami kontroli lekarskiej będzie dla Ciebie miłe i przyjemne 
Jeśli tak i jeśli znasz kogoś, komu również mogłaby się przydać zaprezentowana metoda – wyślij jej proszę link do tego wpisu. Ułatwi to życie też jej
A poniżej znajduje się plik z tabelką z gotowym rozwiązaniem, którą od zaraz możesz wykorzystać do swoich potrzeb (wystarczy tylko usunąć przykładowe dane z kolumn Imię, Nazwisko i Data najbliższej kontroli).
Plik do pobrania: MalinowyExcel_HR kontrola lekarska dw.xlsx
A wersja wideo, w której krok po kroku pokazuję rozwiązanie jest tutaj:
Enjoy!