Czyli Power Query w akcji!
Zadanie na dziś jest… dość skomplikowane.
Pracownicy naszej firmy zapisują się (lub są zapisywani) na szkolenia. Wszystkie te dane mamy zgromadzone w tabeli. Dysponujemy danymi pracownika, nazwą szkolenia, jego datą rozpoczęcia i zakończenia.
Zdarzają się błędy przypisań: pracownik może być zapisany na szkolenia nakładające się na siebie. Chcemy stworzyć mechanizm, który będzie wyłapywał te błędy.
Pracę taką, niestety, musimy wykonywać co najmniej raz w miesiącu. Przyda się zatem rozwiązanie z kategorii co-zrobić-aby-się-nie-narobić. Power Query przyjdzie nam z pomocą. Oto formatka:
Formatka
Do dzieła!
Logika rozwiązania
Pomysł na rozwiązanie tego zadania poddał mi członek mojej grupy na Facebooku – Krzysiek. Poszczególne kroki będą następujące:
- określenie konkretnych dni (dat), w których mają odbywać się szkolenia,
- zliczenie ile razy występuje dany dzień dla danego pracownika (powinien wystąpić raz!),
- wyfiltrowanie wszystkich nieprawidłowości: dat, występujących więcej niż raz dla pracownika,
- przyporządkowanie nazw szkoleń kolidującym datom.
Będzie grupowanie, scalanie zapytań… Ale po kolei.
Ładowanie danych do Power Query
Dane w formatce znajdują się w tabeli o nazwie tbSzkolenia. Należy załadować je do Power Query, czyli
- ustawiamy się w dowolnym miejscu tabeli
- Dane/ Z tabeli/zakresu
Power Query samo zmieni typy importowanych danych, niekoniecznie tak, jakbyśmy tego chcieli. Kolejnym krokiem będzie więc zmiana typów danych:
- Data od i data do → na datę
- ID pracownika → tekst
Ok. Po takiej kosmetyce możemy przejść do sedna sprawy, czyli do
Tworzenie listy dat szkolenia
Na początku potrzebujemy wyodrębnić konkretne dni (daty), w których odbywa się szkolenie. W zależności od czasu jego trwania – mogą to być 2 daty, trzy czy nawet więcej. Efekt ten osiągniemy tworząc listę, której początkiem będzie Data od, a końcem Data do.
W tym celu dodamy sobie kolumnę niestandardową, czyli w edytorze Power Query: Dodaj kolumnę/ Kolumna niestandardowa, a w niej następująca formuła:
={Number.From([Data od])..Number.From([Data do])}
Po jej dodaniu otrzymamy taki efekt:
Kolumna z listą dat
Kolejnym krokiem będzie rowinięcie wpisów listy do osobnych wierszy. W tym celu kliknij w strzałeczki w nagłówku kolumny Niestandardowe i wybierz opcję Rozwiń do nowych wierszy:
Rozwijanie listy do nowych wierszy
Po zmianie typu na data, nowa kolumna wygląda tak:
Kolumna dat
Tutaj można od razu usunąć niepotrzebne kolumny, czyli datę od i datę do.
Wykrywanie kolidujących dat szkoleń
Teraz będziemy liczyć ile razy każda data występuje dla jednego pracownika. Jeśli dane byłyby idealne – powinna występować tylko raz. Ale dane nie są idealne, więc chcemy wychwycić takie, które występują więcej niż raz. W tym celu:
Pogrupujemy dane wg. pracownika i daty i zliczymy ile jest takich rekordów. Czyli :
- kliknij np. na kolumnie ID pracownika prawym przyciskiem myszy i wybierz grupuj.
- Następnie ustaw grupowanie zaawansowane,
- wybierz poziomy grupowania (ID, pracownik Niestandardowe),
- Określ co ma wyświetlać kolumna grupująca – ma zliczać wiersze.
Całość wygląda tak:
Zliczanie dni poprzez grupowanie
Teraz przyszła kolej na odrzucenie prawidłowych rekordów, czyli takich, gdzie data występuje tylko raz. Wykorzystamy więc filtrowanie kolumny Liczność tak, aby pokazać wartości większe niż 1:
Filtrowanie błędnych danych
Scalanie: przyporządkowanie nazw szkoleń
Ponieważ podczas grupowania uciekły nam nazwy szkoleń – chcemy je teraz przyporządkować. Zrobimy to wykorzystując mechanizm scalania zapytań.
Zrobię to trochę na łatwiznę, przez co może niezbyt intuicyjnie. Ale zobaczysz, że po delikatnej zmianie kodu będzie miało to sens. Zanim jednak zacznę scalać, warto wiedzieć co z czym chcę scalić.
Chciałabym scalić obecny widok z widokiem, który miałam prawie na początku, czyli w kroku, gdzie wyodrębniłam dni szkoleń (może to być krok z usuwaniem kolumn). Dla większej czytelności – zmienię nazwę tego kroku na ListaSzkoleń.
Nadchodzi nieintuicyjny moment.
Scalę teraz te kroki: obecny i ListaSzkoleń, korzystając z mechanizmy scalania zapytań. Robię tak, abym mogła wyklikać to z menu, a nie musiała pisać kodu ręcznie. Kod podmienię za chwilę :).
Czyli, będąc w ostatnim kroku (u mnie nazywa się on Przefiltrowano wiersze), z menu Narzędzia główne wybieram Scal zapytania.
Scalać będę zapytanie, w którym jestem (u mnie to zapytanie nazywa się Szkolenia) z samym sobą, wg klucza ID pracownika-Niestandardowe (Niestandardowe to nazwa kolumny z datami). O tak:
Scalanie kroków/zapytań
Teraz trzeba podmienić nazwę drugiego scalanego zapytania, na naszą ListaSzkoleń. To już robimy w pasku formuły najnowszego kroku. Uzyskujemy taki wpis:
= Table.NestedJoin(#"Przefiltrowano wiersze", {"ID pracownika", "Niestandardowe"}, #"ListaSzkoleń", {"ID pracownika", "Niestandardowe"}, "Przefiltrowano wiersze", JoinKind.LeftOuter)
A wynik scalenia jest następujący:
Wynik scalenia
Teraz, z tabel w kolumnie Przefiltrowano wiersze chcemy wyodrębnić nazwy szkoleń. Znów użyjemy do tego celu strzałek wyodrębniania w nagłówku kolumny (pamiętaj o odznaczeniu opcji Użyj oryginalnej nazwy kolumny jako prefiksu):
Wyodrębnianie nazw szkoleń
To w zasadzie tyle.
Na koniec można jeszcze ładnie posortować dane według pracownika i daty oraz usunąć kolumnę Liczność. A żeby było już w ogóle pięknie – można też zmienić nazwę Niestandardowe na Data (w sumie można było to zrobić wcześniej, ale zapomniałam :)).
Otrzymujemy taki piękny efekt:
Wynik zapytania
Całość możemy załadować do Excela jako tabela, albo jako tabela przestawna. Ta ostatnia będzie ciekawie wyglądać:
Wynik w tabeli przestawnej
Jak dodamy do tego bajerki w stylu fragmentatorów – możemy w fajny sposób filtrować np. pracowników :).
I hope that helps.
Na koniec mam do Ciebie prośbę: pomożesz mi dotrzeć z tym artykułem do szerszego grona? Jeśli zechcesz udostępnić ten artykuł na Facebooku – będę Ci bardzo wdzięczna! Bardzo się starałam, aby ten artykuł był dla Ciebie na tyle wartościowy, by wart był wzmianki ;). Oczywiście śmiało podeślij go innym osobom mailem lub Messengerem. Będzie mi bardzo miło:)
Powiązane produkty
- Power Query – wstęp dla laików – Celem tej lekcji jest wprowadzenie w magiczny świat Power Query wszystkich tych, którzy jeszcze nie mieli do czynienia z tym cudownym narzędziem. Coś tam kiedyś słyszeli, coś widzieli, ale jeszcze nic samodzielnie nie robili.
- Kurs Excel w codziennej pracy – mający na celu uporządkować Twoją wiedzę na temat Excela. Jest świetny zarówno dla osób, które chcą uporządkować swoją wiedzę, zdobywaną do tej pory “po omacku”, jak i takich, które dopiero zaczynają swoją przygodę z Excelem.
Plik do pobrania:
MalinowyExcel Rejestr szkoleń dw.xlsx
I film na Youtubie, gdzie pokazuję powyższe rozwiązanie:
(pojawi się wkrótce)