Czyli najprostszy z możliwych sposobów na łączenie danych z plików
Jeśli masz w jednym folderze wiele plików o tej samej strukturze – możesz szybko połączyć dane z tych plików w jeden zbiorczy plik. Potrzebujesz tylko Power Query i dosłownie kilka kliknięć myszką.
W moim przykładzie są dane sprzedażowe poszczególnych przedstawicieli handlowych – każdy ma swój plik nazwany jego imieniem. W każdym z tych plików znajduje się jeden arkusz, nazwany Sales, gdzie jest zakres z danymi do scalenia.
Zobacz dalej, jakie to proste…
Założenia
Zanim pokażę Ci tę prościutką i przyjemną metodę łączenia danych z plików – sprecyzuję w jakich okolicznościach można w ogóle tej metody użyć. Od razu mówię: w najprostszych z możliwych :).
- pliki znajdują się w jednym folderze,
- jeden arkusz z danymi do scalenia w plikach źródłowych,
- jednakowa liczba kolumn w scalanych zakresach,
- jednakowe nazwy kolumn w scalanych zakresach.
Założenia te obrazuje poniższy obrazek:
Założenia łączenia plików
Jak widać – najprostsza sytuacja z możliwych: pliki w jednym miejscu, o identycznej strukturze. Ale często taką własnie sytuację mamy :).
Pamiętaj tylko, że do wykonania tego zadania potrzebne jest Power Query: od wersji 2016 w górę jest to wbudowana funkcjonalność; w 2010 i 2013 – należy doinstalować dodatek.
Kolejne czynności
- Najpierw mówimy Power Query skąd chcemy zaimportować dane, a jest to folder z naszymi plikami źródłowymi, czyli (nawigacja Excela 2016 i wyższych): Dane/ Pobierz dane/ Z pliku/ Z folderu:
Nawigacja
2. Następnie, w okienku z obrazka poniżej wskazujemy folder, w którym znajdują się nasze pliki źródłowe (ze sprzedażą handlowców). Po wybraniu folderu – klikamy OK:
Okienko Wskaż folder
3. Pojawi się podgląd plików z wybranego folderu. Klikamy dalej Połącz/ Połącz i edytuj:
Łączenie
4. Kolejny krok to wybór szablonowego arkusza. Na jego podstawie Power Query stwierdzi z jakimi plikami ma do czynienia – klikamy w nazwę arkusza, u mnie to Sales. Krok ten zatwierdzamy OK:
Wybór arkusza szablonowego
5. Ostatni krok to już tylko załadowanie danych do Excela, czyli Plik/ Zamknij i załaduj. Przy tej instrukcji dane zostaną załadowane do nowego arkusza. Jeśli zaś chcesz, aby zostały załadowane do już istniejącego arkusza, polecam Ci opcję: Plik/ Zamknij i załaduj ▼ /Zamknij i załaduj do… i tam możesz wybrać gdzie dokładnie chcesz umieścić wynikowe dane:
Wybór miejsca umieszczenia danych
Gotowe, połączone dane wyglądają tak:
Wynik
Jak widać dostaliśmy bardzo ładną informację o nazwach plików źródłowych, z których pochodzą dane. W naszym przypadku akurat informacja ta nie jest potrzebna, ponieważ mamy już kolumnę z przedstawicielami handlowymi, natomiast nie zawsze tak musi być. Jeśli chcielibyśmy jedną z tych kolumn usunąć – trzeba byłoby to zrobić w edytorze Power Query, którego celowo w tym wpisie nie dotykam bardziej.
Rozwiązanie to jest mega proste, co czyni je cudownym! Każdy może je wykonać. Jest niestety mało eleganckie, ponieważ tworzy “śmietnik” w zapytaniach. Zobacz, ile ich zostało wygenerowanych (Dane/ Zapytania i połączenia):
Bardzo dużo zapytań…
Ale coś za coś… Sami oceńcie na ile to rozwiązanie się Wam przyda i na ile jesteście w stanie zaakceptować to “niedociągnięcie” ;).
A na koniec wersja wideo tego rozwiązania:
(pojawi się wkrótce)