Czyli formuła w formatowaniu warunkowym
Wyobraźmy sobie sytuację, w której prowadzimy spis projektów, przykładowo obiektów budowlanych, na budowę których sprzedajemy towary. Mamy więc listę, w której odnotowujemy projekty i uczestniczących w nich klientów. Zależy nam na tym, aby na tej liście każda para Projekt-Klient wystąpiła tylko raz. Nie chcemy powiem dublować danych. Chodzi o coś takiego:
Czyli jak dopisujemy do listy nowe dane: projekt i klienta, to Excel ma nam wykrywać, czy ich kombinacja już wcześniej nie wystąpiła. O tym jak to zrobić jest ten wpis.
Zapewne się już domyślasz, że do rozwiązania tego zadania użyję formatowania warunkowego. Gdyby w zadaniu chodziło o to, aby zaznaczyć tylko jedną kolumnę (my chcemy 2), w której są duplikaty – nie ma problemu, mamy od tego wbudowaną funkcjonalność. Jednak tutaj zadanie jest bardziej złożone: chcemy zaznaczyć 2 kolumny, których para definiuje wartość, która nie może się powtórzyć. Wracając do naszego przykładu: możemy mieć sytuację, że na jeden projekt kupuje kilku klientów, ale jeden klient w jednym projekcie może wystąpić tylko raz. To już nie będzie takie oczywiste i, aby to osiągnąć, napiszę formułę w formatowaniu warunkowym. Zacznijmy więc od tej formuły.
Formuła
Załóżmy, że jesteśmy w wierszu 10. arkusza i chcemy sprawdzić, czy wcześniej w tabeli wystąpiła już kombinacja projektu i klienta. Najpierw sprawdzimy, czy wystąpił już dany projekt, a potem klient. Przekładając to na język Excela: sprawdzimy, czy w zakresie B3:B9 wystąpił już projekt (i analogicznie dla klienta). Coś takiego umie zrobić funkcja LICZ.JEŻELI. Natomiast my tutaj potrzebujemy sprawdzić jednocześnie klienta, więc mamy de facto 2 warunki do sprawdzenia. To z kolei umie zrobić LICZ.WARUNKI, którą się tutaj posłużę. Sprawdzę, czy w dotychczasowym zakresie projektów wystąpił nasz wpisywany projekt i czy w dotychczasowym zakresie klientów – klient.
Formułę tworzę tradycyjnie dla pierwszego wiersza tabeli (gdzieś w komórce obok, np. I4). Pierwszym wierszem jest więc wiersz 4. (dla ułatwienia formuły). Dla niego więc dotychczasowym zakresem jest B3:B3. Natomiast dla kolejnego wiersza – 5., dotychczasowym zakresem jest zakres B3:B4 itd. Zauważ, że ten dotychczasowy zakres będzie nam się powiększał sukcesywnie. Samo z siebie się to nie zrobi, więc musimy odpowiednio zablokować komórki. Dodatkowo musimy pamiętać, że formuła ta ma funkcjonować w formatowaniu warunkowym na więcej niż jedną kolumnę (konkretnie na 2). To również należy uwzględnić w adresowaniu.
Sama funkcja jest taka:
=LICZ.WARUNKI(B3:B3;B4;C3:C3;C4)
Natomiast adresowanie powinno być następujące:
=LICZ.WARUNKI($B$3:$B3;$B4;$C$3:$C3;$C4)
Zauważ, że dla każdej pary zakresów jest identyczne. Dlaczego takie? $B$3:$B3 dlatego, że zawsze zaczynamy dotychczasowy zakres od pierwszej komórki, B3, więc musi ona być całkowicie zablokowana. Natomiast :$B3 jest dlatego, żeby formatowanie warunkowe działało prawidłowo: niezależnie od tego, która komórka ma zostać sformatowana – projektu zawsze będziemy szukać w kolumnie B. Dlatego właśnie ją blokujemy. Nie blokujemy zaś wiersza 3., ponieważ on ma się zmieniać, aby dotychczasowy zakres był dynamiczny. Jak widać cała magia tkwi w adresowaniu 🙂 (adresowania komórek możesz nauczyć się tutaj).
Dokładnie taką samą logikę stosujemy dla klienta – zauważ, że adresowanie jest analogiczne, tylko dla kolumny C.
Ok. Teraz robimy magię, czyli połączymy tę formułę z formatowaniem warunkowym. Do dzieła!
Formatowanie warunkowe
Teraz już łatwiejsza część: wklejenie formuły i wybór kolorków. Zanim jednak do tego przejdziemy, należy zaznaczyć zakres, którego ma dotyczyć formatowanie warunkowe. W naszym przypadku jest to zakres dwóch pierwszych kolumn tabeli, czyli B4:C9. Ważne jest tutaj, aby zakres ten zaznaczyć od początku, czyli od komórki B4, ponieważ za chwilę napiszemy regułę formatowania warunkowego, która musi być spójna z zaznaczeniem!
Następnie wybieramy Narzędzia główne/Formatowanie warunkowe/Nowa reguła…/Użyj formuły do określenia komórek, które należy sformatować (pkt. 1) i do okienka, które się pokaże (obrazek poniżej) wklejamy napisaną wcześniej formułę (pkt. 2).
Okienko formatowania warunkowego
Koniecznie pamiętaj też o ustawieniu kolorków, czyli formatowania, jakie ma zostać zastosowane, gdy warunek będzie spełniony, czyli gdy na liście będą duplikaty (pkt. 3).
Po naciśnięciu OK, jeśli na liście nie ma duplikatów, a tak jest w moim przykładzie), nie zobaczymy jeszcze żadnej różnicy. Zobaczymy ją dopiero, gdy dopiszemy projekt i klienta do listy. Natomiast, żeby też to zadziałało (na razie zdefiniowaliśmy formatowanie warunkowe tylko dla istniejącego zakresu, a nie do powiększonego o nowe wpisy), musimy stworzyć na naszym zakresie danych tabelę (obiekt tabela). Obiekt ten ma bowiem tę właściwość, że gdy dopiszemy pod nim dane – powiększa swój rozmiar i kopiuje istniejące formatowanie. I o to właśnie nam chodzi.
Tabela
Stworzenie tabeli to też pikuś – zanzaczamy dowolną komórkę naszego zakresu i naciskamy skrót klawiszowy Ctrl + t. Zatwierdzamy OK w okienku Tworzenie tabeli (koniecznie sprawdź, czy Excel prawidłowo rozpoznał, że Twoja tabela ma nagłówki!).
Tworzenie tabeli
Teraz możemy dopisać nowe wartości i przetestować, czy się udało. Magia, prawda?
Wynik
Polecam Ci zajrzeć tutaj:
- Webinar o adresowaniu – tłumaczę o co chodzi z adresowaniem komórek
- Webinar o formatowaniu warunkowym – podczas tego webinaru pokazuję jak jeszcze można cudownie wykorzystać formatowanie warunkowe
A na koniec, jak zwykle, mam dla Ciebie plik z gotowcem do pobrania oraz film, na którym rozwiązuję opisane wyżej zagadnienie:
I wersja wideo: