… i co zrobić, żeby ją naprawić?
Trochę dziwnie brzmi tytuł tego wpisu, ponieważ oczywiście funkcja SUMA dobrze liczy :). Natomiast nam użytkownikom czasem może się wydawać, że jednak SUMA liczy źle. Nic dziwnego, jak widzimy coś takiego:
Image may be NSFW.
Clik here to view.
Suma liczb w ramce jest zdecydowanie większa niż 61, mimo tego, co twierdzi funkcja SUMA. Co więc jest z nią nie tak? Rozwiązanie tej zagadki jest bardzo proste i ma związek z postawami Excela, a mianowicie z typem danych, jakie przechowujemy w komórce. Te podstawy warto znać Image may be NSFW.
Clik here to view.
Image may be NSFW.
Clik here to view.
Na początku warto zdać sobie sprawę z tego, że to nie z funkcją SUMA jest coś nie tak, tylko z danymi, które dostała.
Przyjrzyj się dokładnie danym: Twój niepokój powinien wzbudzić fakt, że wszystkie wartości w czarnej ramce (czyli sumowane wartości) są wyrównane do prawej strony (specjalnie tak zrobiłam przykład, żeby było to widać, choć zdaję sobie sprawę z tego, że nie zawsze jest to takie oczywiste). Mamy tam zarówno wartości liczbowe, tekstowe jak i logiczne (PRAWDA). Każdy z tych typów danych powinien być wyrównany inaczej, czyli:
- teksty do lewej
- liczby do prawej
- logiczne do środka
A nie są. To znaczy, że user ręcznie zmienił wyrównanie komórek! Grzech!!! Przez to teraz mamy problem :). Co do zasady nie powinno się zmieniać domyślnego wyrównania komórek, właśnie dlatego, że może to wprowadzić w błąd. Wyjątkiem od tej zasady są nagłówki tabel, które możemy wyrównać zgodnie z wyrównaniem zawartości kolumny, której są nagłówkiem.
To są podstawy, ale niestety często o nich zapominamy, albo – co gorsza – nie znamy ich ;(
Przywracanie wyrównania ogólnego
Zmieńmy zatem wyrównanie tych komórek na ogólne. Możesz to zrobić w Narzędziach głównych klikając na ikonkę wyrównania do prawej strony (zobacz, że jest zaznaczona dla tych danych!) lub poprzez okienko formatowania komórek (skrót klawiszowy, Ctrl + 1). W obu przypadkach najpierw zaznacz dane, które chcesz formatować (czyli w tym przykładzie czarną ramkę):
Clik here to view.
Przywracanie wyrównania ogólnego
Widać na powyższym rysunku wynik przywróconego wyrównania. Liczby do prawej, teksty do lewej i wartości logiczne na środek.
Ale zaraz! Niektóre liczby: 34, 75 i 3 są do lewej! I tutaj jest pies pogrzebany. Te liczby to dla Excela teksty! A on nie umie sumować tekstów. Należy więc, specjalnie dla Excelka, dokonać konwersji tekstu na liczby, czyli przerobić teksty na liczby :).
Wklejanie specjalne z operacją
Aby dokonać takiej konwersji, należy wykonać na tych „liczbach” dowolną operację matematyczną, która nie zmieni ich wartości (tego akurat nie chcemy ;)). Takimi operacjami są dodanie lub odjęcie zera, pomnożenie lub podzielenie liczby przez 1 lub tzw. podwójna negacja, czyli dwukrotne pomnożenie liczby razy -1 (ostatni sposób jest najszybszy w formułach).
Moją ulubioną i jednocześnie najszybszą metodą na zrobienie tego jest wklejanie specjalne z operacją np. mnożenia. Żeby to zrobić:
- wpisz liczbę 1 w dowolną komórkę poza zakresem danych,
- skopiuj ją (Ctrl + c)
- zaznacz zakres danych, który chcesz przekonwertować (u nas: czarna ramka)
- kliknij na tym zakresie prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz opcję Wklej specjalnie…
- w okienku, które się pojawi, zaznacz: Wartości i Przemnóż (może być też Podziel – nie ma to znaczenia, ponieważ jeśli liczbę pomnożysz lub podzielisz przez jeden – otrzymasz dokładnie tę szamą liczbę)
Clik here to view.
Konwersja tekstu na liczby poprzez wklejanie specjalne
Po naciśnięciu OK robota zrobiona!
Wynik jest taki:
I to tyle – takie proste i jednocześnie zbawienne :). Cała trudność w wykryciu takich baboli. Na szczęście wystarczy sięgnąć do podstaw Image may be NSFW.
Clik here to view.
BTW Ten temat już poruszałam na blogu, natomiast kontekst był nieco inny, więc postanowiłam jeszcze raz o tym napisać, omawiając ten nowy kontekst. A raczej inny kontekst…
Poniżej plik z błędnymi danymi do pobrania:
I wersja wideo przedstawionego rozwiązania: